ビジネス面だけではなく、生活面でもあらゆるもののオンライン化が進んでいます。
オンライン化によって、仕事の進め方に変化が生じている部分は大きく、オンライン化を推進する必要性というものも高まってきています。
しかし、オンライン化を進めるうえでは適切な知識や必要なオンライン化を行わなければ、リスクが増えたり、失敗してしまう可能性も否定はできません。
オンライン化とはなにかを適切に理解し、オンライン化のメリット・デメリットを確認していきましょう。
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オンライン化とは
オンライン化とは、これまで紙などアナログな方法でしか手続きできなかった業務を、インターネット上で完了させることを指します。
パソコンに繋がっているからオンライン化になるわけではなく、インターネットに繋ぐことでどこからでもアクセス可能になることがオンライン化です。
オンライン化を進めることで、職場や特定の場所でしかできなかった仕事などが自宅や好きな場所からでもできるようになり、従業員の自由な働き方が実現します。
また、生活面でも平日にしか開いていない区役所で手続きをおこなっていた行政手続きなども、自宅からインターネットでおこなうことができるようになるなど、あらゆる面でのオンライン化は進んでいます。
仕事面だけではなく、私たちの生活面も便利にすることが、オンライン化が進んでいる背景ということができるでしょう。
オンライン化はIT化やデジタル化とは違う？
オンライン化とIT化やデジタル化は、同じ意味として使われることも多々あります。
デジタル化やIT化は、従来のアナログなシステムやデータをオンライン化し、ペーパーレス化することが主な目的です。
例えば、決算や確定申告などをネットでおこなうデジタル化も、オンライン化と呼ばれることもあり、ほぼ同じ意味として使われていることもあるでしょう。
ただ、手書きの資料などをパソコンで共有することはデジタル化と呼びますが、オンライン化と呼ぶことはありません。
データをデジタル化するのか、システムや作業自体をオンライン化するのかで、意味や使われ方が変わりますので、同義語として使われている場合もありますが、厳密には違う言葉と考えておくといいかもしれません。
オンライン化が注目されている理由
オンライン化が注目され、必要性が高まってきた理由は何なのでしょうか。
オンライン化が進んでいる理由について確認していきましょう。
働き方が変わってきたから
新型コロナウイルス感染拡大により、リモートワークの形態を一般化している企業は増えており、オンライン化がされていることが前提の業務や働き方が当たり前となってきました。
そのため、アナログだった業務の流れやシステムを、オンライン化に移行している企業も多く、オンライン化が注目され拡大された側面もあります。
これらの影響がなかったとしてもデジタル化やDXが推進されている中で、オンライン化がされていることが不可欠ではあるので、オンライン化を進める必要性も高まってきているといえるでしょう。
オフィス運営をやめることが増えてきたから
リモートワークは新しい働き方として導入され始めましたが、もうリモートワークが通常の働き方として定着してきている部分もあります。
その結果、企業はオフィス運営をやめたり縮小する場合もあり、フルリモートワークで業務を進める企業も少なくありません。
出社を必要としない業務の進め方を導入することやオフィス運営をやめることは、全ての業務でオンライン化が必要になるということでもあります。
リモートワークや柔軟な働き方や企業運営に対応するためにもオンライン化が重要になっているのです。
ペーパーレス化が進んでいるから
電子帳簿保存など、紙でデータを保存するのではなく電子で保存することが求められています。
紙での保存は、改ざんや捏造を防げないだけではなく、火事などによる消失の恐れもあり危険です。
また、紙ばかりで資料を保存していると場所をとるだけでなく、いざというときに探すことが困難であり、大切なデータの流出リスクも高いと考えられるでしょう。
ペーパーレスを進めることで、データや情報を保護するだけでなく、保管や共有をオンラインですることで効率化にもつながります。
オンライン化の事例
オンライン化がされたものは多くありますが、例を出せと言われれば難しいかもしれません。
オンライン化の事例について確認していきましょう。
確定申告のオンライン化
従来は、多くの資料や領収書など、紙によるデータが必要だった確定申告ですが、マイナンバーカードの普及にともない確定申告もインターネットからできるようになりました。
確定申告は一年間の収入だけではなく経費や扶養の人数など、提出しなければならない書類がたくさんあります。
個人事業主は毎年おこなわなければならない作業ですが、窓口へ行き提出するだけでなくスマートフォンやパソコンから確定申告ができるようになりました。
また、オンラインの会計ソフトからでも簡単に申請できるようになり、効率的に確定申告が行えるようになっています。
オンライン化は、申請による時間を省くだけではなく、煩雑な申請を簡単にさせる一助となっている例といえるでしょう。
資料共有のオンライン化
従来の資料共有は、紙での共有がメインでしたが、紙での共有は印刷し渡す手間や保管方法に困るだけではなく、以前の資料との結びつきが困難であったり、間違っている箇所の修正がすぐできなくなるという課題がありました。
これらの点から、資料をデジタル化しオンライン上での共有や編集、保管をするという手法が採用されるようになりました。
資料共有をオンライン化することで、取引先との共有も簡単になり、社内だけではなく社外での共有もスムーズとなり、業務効率を上げることができます。
免許更新がオンライン化
免許更新のオンライン化も予定されており、ますます手続きが楽になります。
しかし、免許更新のオンライン化には以下の条件があるため注意が必要です。
- 免許更新の講習がオンライン化する
- ゴールド免許の人だけ
条件付きではありますが、少しでもオンライン化によって楽になることで多くの人のメリットとなります。
免許更新のオンライン化は、2024年末から全国で実施予定のため、免許更新が近い人は確認しましょう。
オンライン化のメリット
オンライン化によるメリットとは、どのようなものがあるのでしょうか。
メリットについて考え、オンライン化の移行を進めていきましょう。
業務効率を高めることが可能になる
オンライン化することで、業務効率を上げることができます。
例えば、職場に行かないと出来なかった仕事が自宅でできたり、取引先に向かわないと出来なかった商談などもオンラインツールを通じて簡単に行うことが可能です。
交通費や従業員の負担を減少することもでき、会社としてもメリットが大きくなります。
また、紙でのやり取りは交渉に時間がかかるデメリットがありますが、オンラインであれば時間の削減にも繋がるため、スムーズな業務進行が可能です。
少人数でも仕事が回る
オンライン化することで人件費削減にも繋がります。
従来の紙による業務は、確認する人が必要でしたが、オンライン化すれば少人数で対応可能になるため、負担を削減することが可能です。
業務をオンライン化することは、事務員や従業員の仕事を減らすことにも繋がるため、忙しい場合にも、オンライン化の検討をしてみましょう。
サービスが向上し顧客が増える
従来のアナログな対応やサービスのままだと、顧客から「面倒だ」「古臭い」というイメージを持たれやすいです。
しかし、オンライン化することでサービスの提供も早くなり、なにより顧客からのイメージが上がります。
顧客にとって、サービスを使うかどうかは「煩雑ではないか」「手間がかからないか」などが判断材料となるため、オンライン化をすることでイメージを上げることも可能です。
全国にサービス展開ができる
オンライン化することで、全国にサービス展開が可能になります。
これまでは職場から近い場所までしか提供できなかったものが、インターネットを繋げることで全国展開ができ、顧客を増やすことも可能です。
例えば、商談や商品の提供、就職相談など、オンライン化することで多くの人に知れ渡ることができるため、売上も上がるでしょう。
オンライン化は、限定的だった仕事を広げることができるツールとも言えるため、全国にサービスを展開したいときは、検討してみることも良いです。
働き方が自由になる
オンライン化によって、自由に働くことができます。
近年は働き方改革を意識して、従業員がストレスなく働けるような環境の構築が、企業に義務付けられています。
たとえば、フルリモートワークやテレワークは、従業員の働き方として選択肢が増えることになります。
また、育児や介護などを並行しながら仕事をしたい人も増えているため、時代に合わせた働き方が可能になるところが、オンライン化のメリットと言えます。
オンライン化のデメリット
オンライン化を考える際、メリットだけではなくデメリットを知ることも大切です。
オンライン化のデメリットを確認することで、便利さだけではなくオンライン化に必要な対応方法を考え、着実にオンライン化を進めるようにしましょう。
導入には費用が必要
オンライン化を進めるためには、オンライン化ツールの導入が必須です。
導入をする際、ほとんどのツールでは費用がかかります。
提供されているサービスによっては、低価格帯で提供しているものもありますが、使用するユーザー数によっては高価格帯になるものも多いです。
初期費用がかかるものも多く、予想以上に費用がかかる場合もあります。
オンライン化を進めるためには、費用が必要になるものも多いため、確認することが大切です。
使い方の研修が必要
オンライン化を進めるためには、オンライン化ツールを使用する従業員が使い慣れていなければなりません。
ツールを使いこなすことで、社員も自宅や職場以外の場所でオンライン化を進めることができるため、まずは社内で研修をおこなうようにしましょう。
研修をおこなうためには、資料の用意だけではなく詳しく説明する必要もあります。
導入して終わりではなく、導入後についても計画を立てなければいけない点が、デメリットと言えます。
ルールが変わるため慣れるのに時間がかかる
オンライン化を進めることで、従来の業務の進め方とは異なる進め方になります。
ルールが変わるところもあるため、オンライン化を進めるうちにルールに慣れなければなりません。
長く慣れていたルールを変えることは大変なため、時間がかかることを念頭においてオンライン化を進めましょう。
オンライン化の人材が必要
オンライン化を進めるためには、オンライン化ツールが扱える人材が必要です。
オンライン化することで人材を削減することが可能ですが、企業によってはITに詳しい人材が足りないこともあります。
オンライン化は、従来のやり方とは異なる知識が必要になるため、人材を確保する必要もあるでしょう。
例えば、以下の知識がある人材が求められます。
- クラウドに関する知識がある人
- ネットワークに詳しい人
- オンラインによるセキュリティレベルを高く保てる人
オンライン化が当たり前となりつつある時代のため、上記の知識を持っているIT人材は貴重です。
セキュリティリスクがある
オンライン化することで、従来のアナログでは起こらなかったサイバー攻撃などの対象となります。
例え全てをオンライン化しても、ネットワークの保護レベルが脆弱であったり、情報が流出しそうな環境で業務を進めていると、大きな損害をこうむることがあるでしょう。
しかし、セキュリティリスクがあるからオンライン化をしないという結論に至るのは危険です。
なぜならオンライン化していないアナログな状態がセキュリティが良いとは言えないからです。
つまり、オンライン化を進めるためには、適切にオンラインを利用できるようなセキュリティレベルを高めることが必須です。
仮にIT人材がいなかった場合、サイバー攻撃の対象となる可能性は非常に高いため、まずはIT人材を確保し、強固なセキュリティレベルを担保できてからオンライン化を進めましょう。
オンライン化を始めるならセキュアSAMBAがおすすめ！
オンライン化を始める場合、オンライン化ができるためのツールの導入が必要です。
たとえば、オンラインストレージやオンライン会議のビデオ電話ツールなど、さまざまなツールがオンライン化を進めるためのツールと言えるでしょう。
オンラインストレージは、社内だけではなく社外との資料共有にも使えるため、導入している企業は多いです。
国産オンラインストレージのセキュアSAMBAであれば、月に低額の価格帯で使用でき、高いセキュリティレベルを維持することもできます。
また、資料やデータの保管という部分のオンライン化は、最初に進めるのには適している部分とも言えます。
まずは無料から使えるセキュアSAMBAを試してみて、ファイル共有や保存の部分からオンライン化を進めていきましょう。
