企業秘密や個人情報が含まれているデータの持ち出しが必要になる場合もありますが、データ持ち出しを行う際にはリスクがつきものです。
また、安易にデータ持ち出しが行える状態では、情報漏洩のリスクや内部不正のリスクが高まってしまうので、データ持ち出し対策が求められます。
データ持ち出しへのセキュリティ対策がなぜ必要なのかを確認していきましょう。
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データ持ち出しの対策はなぜ必要なのか？
データの持ち出しを基本的には禁止している企業もあり、このような場合は持ち出しが発覚すれば処分などが行われることもあるでしょう。
企業が保持しているデータには、企業機密事項だけではなく顧客の個人情報などのあらゆる情報が含まれており、情報の利用範囲が限定されていることもあります。
また、仮にデータを持ち出す必要がある場合は、社内での許可はもちろん、情報が漏洩しないようにしなければいけません。
データの持ち出しをして情報漏洩が起きてしまえば、個人のミスというだけにとどまらず、大きなトラブルに発展してしまう可能性もあるからです。
そのため、データの持ち出しを安易にできないようにする対策やデータの持ち出しが必要な場合には安全に持ち出せるような対策が必要になるのです。
セキュリティリスクのあるデータ持ち出しが起きる原因
データの持ち出しは、テレワークや出張などで必要になる場合もあるでしょう。
データの持ち出しが必要になる場合は、セキュリティレベルが高いオンラインストレージなどを使用するなど、安全面を確保した上で業務を進めるようにしてください。
メールやUSBメモリなどを利用してデータを持ち出す人もいますが、メールは盗聴される可能性や操作ミスなどによる情報漏洩のリスクが高い方法です。
USBメモリを使用する場合も、紛失や盗難リスクなどがあり情報漏洩を引き起こすだけではなく、ウイルスへの感染やデータが破損するリスクも高い方法です。
どうしてもデータの持ち出しが必要になる場合は、安全性の高い方法を利用するようにすることもデータの持ち出しへのセキュリティ対策のひとつといえるでしょう。
一方、テレワークや出張に関係なく、データの持ち出しが行われてしまうこともあります。
例えば、会社のセキュリティレベルが低く、簡単に持ち出すことができてしまう状態では、悪意の有無にかかわらず無許可で従業員が勝手にデータを持ち出していることもあるかもしれません。
簡単にデータを持ち出すことができてしまう状態とは、以下の通りです。
- 誰でもデータが確認できる
- オンラインストレージなどで保護されていない
- 持ち出しに対する危機意識が低い
- メールやUSBメモリの使用を個人にゆだねている
- データ持ち出しが危険な行為であることを従業員が理解していない
悪意を持ってデータを持ち出すことは当然ですが、勉強するためなどの前向きな理由だとしても、無許可でデータを持ち出すことは許されません。
勝手にデータを持ち出すことは情報漏洩の一端を担っているため、会社はデータの持ち出しが起こらないように知る必要があります。
また、従業員自体もデータの扱い方を意識し、データの持ち出しがいかに危険な行為なのか理解するようにしましょう。
データ持ち出しがセキュリティに与える影響
なぜデータの持ち出しがセキュリティリスクに繋がるのか、どのような問題に発展するのか確認しましょう。
データ持ち出しは、多くの面において危険に繋がります。
データの持ち出しは悪意がなくとも悪影響を及ぼすことが考えられるため、どのようなインシデントに繋がるのか、確認することが大切です。
外部攻撃の対象となる
データを持ち出すと、データが危険な状態に晒されてしまうことになるかもしれません。
例えば、自宅のデバイスに転送した場合は、自宅で使用しているWi-Fiなどが外部からのサイバー攻撃の対象となってしまうため、いつ情報が漏洩するか分かりません。
外部からの攻撃対象となってしまえば、データの情報が筒抜けになってしまいます。
また、自宅で使用しているパソコンなどにウイルスが感染していれば、データが破損するだけではなく、機密事項も全て盗聴されてしまいます。
データの持ち出しは、データを外部から守ることを困難にさせてしまい、会社にとって不利益になることも多いです。
どうしてもデータを持ち出す際は、外部攻撃の対象にならないよう、セキュリティレベルを高めることを意識しましょう。
情報漏洩に繋がる
データを持ち出すことで、情報漏洩に繋がる可能性が高いです。
仮にUSBメモリでデータを持ち出すと、いつデータが破損するか分からないだけではなく、紛失することで企業のデータが漏洩してしまうリスクもあるでしょう。
どうしてもデータを持ち出さなければならない場合もありますが、持ち出す方法によっては情報漏洩のリスクを高めてしまう可能性も高いです。
情報漏洩が起きると、顧客からの信頼度が下がるだけではなく、最悪の場合事業が停止してしまうことも考えられます。
事業を安全に進めるためにも、データの持ち出しは安全に行うべきであり、できる限りデータ持ち出し自体も控えるようにすることで、情報漏洩を防ぐことができます。
企業のイメージが下がる
データを持ち出したことで情報が漏洩した場合、企業のイメージが大きく下がります。
働き方に合わせた柔軟な対応が企業には求められている一方、データの持ち出しによる強固なセキュリティレベルも高めることが必要とされています。
そのため、データの持ち出しをすることが必要な状態で情報漏洩が起きてしまえば、企業によるセキュリティ対策が甘いという印象を持たれてしまうでしょう。
あらゆる面でセキュリティ対策の充実は企業に求められているので、データの持ち出しによる情報流出が起きてしまうと企業への信頼度は大きく損なわれてしまうでしょう。
データ持ち出しへのセキュリティ対策内容
データ持ち出しをする際のセキュリティ対策について考えましょう。
テレワークなどによりデータを持ち出す機会は大きく増えています。
データ持ち出し自体を禁止にするのではなく、持ち出す際のセキュリティ対策を確認していきましょう。
ネットワークの通信制限をつける
ネットワークの通信に制限をつけることで、データを安全に持ち出すことができます。
悪意ある第三者によるサイバー攻撃は、通信状況が整っていないセキュリティレベルの低い人が狙われるため、ネットワークの通信状況が強固ではない場合、簡単にデータが盗聴されてしまうでしょう。
そのため、ネットワークの通信制限をつけることで、危険な状態にデータが晒されないよう対策することが大切です。
例えば、フリーWi-Fiなどの危険なネットワークを使用させないことも、通信の制限となります。
情報の保管場所に制限をつける
データや情報を保管している場所に制限をつけることで、誰にも持ち出されない状況を作ることができます。
そもそも、誰でも簡単にデータが見れたりコピーできる状況にあると、持ち出される可能性も高くなるでしょう。
そのため、データを保管している場所に制限をつけ、簡単に見られる状態に置かないことを意識すれば、持ち出しを防ぐことができます。
USBメモリなどで情報の持ち出しをさせない
USBメモリにデータを入れて持ち出すことは、最も危険な行為です。
紛失すれば情報漏洩となりますし、小型の精密機器であるため、少しの衝撃でデータが破損してしまいます。
また、ウイルスが付着しているパソコンに挿入すればUSBメモリにウイルスが付着し、付着した状態で職場のパソコンにUSBメモリを挿入すると、データにウイルスが感染するだけではなく、他の媒体やデータにもウイルスが伝染するでしょう。
このような事態になってしまうと、会社全体に被害が及んでしまい大変です。
ウイルスによるデータの破損や盗聴は必ず防ぐべきことであるため、USBメモリなどのセキュリティレベルの低いものでデータを持ち出すことがないよう、セキュリティ面への意識を高めることに徹底しましょう。
メールに制限をつける
メールに制限がついていないと、簡単にデータを持ち出されてしまいます。
例えば、メールへのファイル添付が自由に設定できるのであれば、個人のアドレスや媒体へファイルを添付することが出来てしまい、簡単にデータの持ち出しが行われてしまうでしょう。
メールによる持ち出しは、第三者による盗聴もおこりやすく、注意が必要です。
そのため、社外へメールを送る際は必ず宛先に社内の誰かを追加したり、ファイルの添付は禁止にするなどの制限を設けることで、データの持ち出しを未然に防ぎましょう。
セキュリティソフトを導入する
セキュリティソフトを導入し、簡単にデータが持ち出されないよう制限を設けることも大切です。
データのコピーや編集ができないよう、セキュリティソフトで制限し、持ち出しを防ぐこともできます。
また、ウイルスに感染しないよう、セキュリティソフトでウイルス感染を防ぐことも大切です。
ウイルスに感染することで、データの中身が盗聴されるだけではなく、パソコン本体を破損させられる可能性もあります。
セキュリティソフトは、データの持ち出しを防ぐだけではなく情報漏洩を防ぐこともできるため、導入を検討してみましょう。
従業員への教育を徹底する
従業員にデータの扱い方を徹底させる教育を行うことも大切です。
データの扱い方がどれだけ慎重に行わなければならないのかを知らないと、軽率にデータの持ち出しを行うこともあります。
データの持ち出しによりどのようなリスクが考えられるのか、そもそもデータ自体どのように扱うべきなのか、従業員が理解できるよう研修を行うことも検討しましょう。
従業員がデータの扱いに関する意識を変えなければ、軽率なデータ持ち出しは消えません。
そのため、定期的に研修を行い、従業員にデータの扱い方を常に意識させることが企業側に求められる対応と言えるでしょう。
データ持ち出しのセキュリティ対策にオンラインストレージ
データの持ち出しは方法を間違えると非常に危険です。
例えばメールやUSBメモリなどによる持ち出しは、いつ情報が漏洩するか分からず、大きな被害に及ぶ可能性もあるため注意しなければなりません。
しかし、テレワークなどの働き方が増えている中で、データの持ち出しをする機会も増えているのも事実です。
そのため、安全にデータを持ち出すためにも、オンラインストレージの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
オンラインストレージであれば、通信は暗号化され、ウイルスの感染を心配することもなく安全にデータを保管することができます。
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