オンプレミスとオンラインストレージはどちらがおすすめ？両者のメリットを比較

企業が業務上使用するデータを保存する手段としては、大きく分けて「オンプレミスサーバー」と「オンラインストレージ」があります。なかでも、近年は利便性やコストなどの理由からオンラインストレージの利用が増えています。

特に、データ管理やデータ共有のためにコストや手間をかけられない、社内の物理的なスペースを用意するのが難しい中小企業には、コストを抑えつつ柔軟にプラン選択もできるオンラインストレージがおすすめです。

本記事では、オンプレミスサーバーとオンラインストレージを比較し、導入する際に確認したいポイントやメリットについて詳しく解説します。

オンプレミスサーバーとオンラインストレージの概要

ドキュメントファイルやPDF、写真、動画などのファイルを保存する手段として、PCのローカルストレージに保存する以外に、関係者が共同で使えるストレージを用意することがあります。

その手段として、サーバーを自社で保有する「オンプレミスサーバー」と、クラウドサービスを利用する「オンラインストレージ」の2つの選択肢があります。

オンプレミスサーバー

オンプレミスサーバーとは、社内にサーバーを保有し、社内ネットワークを構築して従業員間でファイルを共有できるストレージです。

ローカルストレージでは管理しきれない大容量のファイルを保管したり、従業員同士で素早くファイルを共有したりできるメリットがあります。また、自社のセキュリティポリシーに則って強固な対策を講じることも可能です。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット経由でストレージを利用できるクラウドサービスです。

サービス提供会社がストレージ容量や利用人数、セキュリティ対策、その他機能性をパッケージ化して提供しているもので、基本的にはサブスクリプションサービスとなっています。

社内にサーバーを置く必要がなく、データへのアクセス性や共有の利便性などにメリットがあります。

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オンプレミスサーバーのメリット

ここでは、オンプレミスサーバーのメリットについてご紹介します。

直接的な管理ができる

オンプレミスサーバーでは自社内にサーバーを設置し、システムを構築するため、自社で全てを管理することができます。社外からの外的要因に左右されることが少なく、自社の事業や業務形態に合わせたシステムを構築することが可能です。

セキュリティ面についても自社ポリシーにあわせて構築できるため、基幹システムや重要性の高い自社アプリケーションを運用したい場合にも向いています。

セキュリティの自由度が高い

セキュリティ面でも、オンプレミスは自社で管理するため、自由度が高いといえます。

自社のポリシーや規範に従ってセキュリティレベルを設定することができます。そのため、重要度の高いデータを扱う場合の他に、基幹システムや重要性の高い自社アプリケーションを運用したい場合にも向いています。

カスタマイズの自由度が高い

自社のビジネス要件に完全に合わせてシステムを構築できるため、オンプレミスはカスタマイズの自由度が非常に高いと言えます。

オンラインストレージのメリット

一方で、オンラインストレージには以下のようなメリットがあります。

初期構築が不要

オンプレミスサーバーでは、自社内にサーバーを構築する必要性から初期投資が必要となりますが、オンラインストレージではこうした手間がなく契約後すぐに利用を開始できます。

社内にサーバーに関する専門スタッフを用意する必要もなく、採用や研修の手間も必要ありません。

物理的な設置スペースが不要

オンラインストレージでは物理的な設備を設置する必要がないため、スペースを節約できます。

スケーラビリティが高い

オンラインストレージはビジネスの拡大や縮小に合わせて、リソースを追加・減少させることが容易にできます。これにより、余分なコストをかけずにビジネスの変動に対応することができます。

コスト効率が良い

オンラインストレージではオンプレミスサーバーのような初期投資が必要なだけでなく、利用料金についてもサブスクリプションサービスによってプランに合った料金のみがかかるため、ストレージ容量や利用人数に対するコスト効率が良くなります。

一方で、ストレージ容量ごとに課金するのか、利用人数ごとに課金するのか、プラン設計はサービス提供会社によって変わります。自社の業務内容にあわせて、適切なサービスを選択することが重要です。

アクセスの利便性が良い

オンラインストレージでは、インターネットさえあれば、どこからでもアクセス可能です。

これにより、リモートワークやフレキシブルな働き方を実現することができます。

また、多くのオンラインストレージサービスではデバイスごとの認証、役職にあわせたアクセス範囲の指定が可能で、セキュリティレベルを確保しつつ利便性を高めることが可能です。

メンテナンスとサポート性

オンラインストレージでは自社でサーバーを持たないことから、サーバーのメンテナンスにかかる費用や手間の負担はありません。

また、法人向けのオンラインストレージはサポートが充実していることも多く、運用に関してアドバイスをもらったり、不具合があったときにすぐに相談したりできます。

これからストレージ環境を構築するならオンラインストレージがおすすめ

大容量のストレージを用意したい、データ共有をスムーズに行いたいなどの理由でストレージ環境を用意するなら、オンプレミスサーバーよりもオンラインストレージがおすすめです。

高いセキュリティレベルを確保できる

サイバーセキュリティ構築の重要性は年々高まっており、企業を狙った攻撃や情報漏えい事件も数多く発生しています。

オンラインストレージでは、サービス提供会社により高いセキュリティ対策が施されていることが多く、サービスを導入するだけで高いセキュリティレベルを確保できます。

なお、セキュリティレベルについては、オンラインストレージのサービス提供会社によって変わってくるため、サービスを選ぶ際には重要な比較ポイントとなります。

業務の生産性を上げられる

オンラインストレージを導入することで、業務で使用するファイルを一元管理し、業務の生産性を上げることができます。

オンラインストレージにファイルを集約することで、従業員ごとに異なるファイル管理がなくなり、全ての関係者が同じデータを見ながら業務を進めることが可能です。また、オンラインストレージではファイルへのアクセス性が非常に良くなります。

社内からはもちろん、インターネットに接続できれば社外の環境からもアクセスできるため、テレワークや外出先でのスマートフォンからのアクセスも可能です。

ファイルのバージョン保存機能を利用できるサービスであれば、オンラインストレージ上で過去の状態に遡ることができ、操作ミス等による業務効率のロスを防ぐこともできます。

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BCP対策となる

災害の多い日本では、万が一のケースに備えて業務を継続できる、あるいはすぐに普及できるようにするBCP対策が重要となります。

オンラインストレージでは、物理的に自社とは別の場所にあるサーバーにデータを保存するため、データのバックアップ手段として最適です。万が一のことがあっても、重要データをすぐさま復旧し、最小限の損失で事業を継続できる可能性が高まります。

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利便性とセキュリティを両立したオンラインストレージの導入には「セキュアSAMBA」

セキュアSAMBAは、エクスプローラーによる操作で使い勝手が良く、セキュリティ対策が非常に強固なオンラインストレージサービスです。

通信と保存ファイルを全て暗号化している他、ログ管理や二段階認証などセキュリティ機能も豊富で、セキュアな環境で業務を効率化できます。

柔軟な共有機能やデータ管理機能も魅力で、安全性を確保しつつ組織内外での素早いデータ共有が可能です。

使い勝手を確かめたい場合は、フリープランも利用できるため、ぜひ一度お試しください。