FAXの電子化のメリット・デメリットとFAX電子化の種類を解説

FAXは長年、ビジネスコミュニケーションの重要なツールとして活躍してきました。

しかし、デジタル化の波が押し寄せる中で、より便利で効率的なFAXの電子化が進められています。

FAXの電子化のメリット・デメリットや、FAX電子化の種類について確認していきましょう。

FAX電子化とは

FAX電子化とは、紙ベースのFAXから離れ、デジタル化された情報を送受信することを指します。

従来のFAXが紙と電話回線を使用して情報を送受信していたのに対し、電子化されたFAXはインターネットを通じてデジタルデータを送受信します。

FAXの電子化により、通信速度の向上やペーパーレス化によるコスト削減などの利点があります。

FAX電子化の種類と仕組み

FAXの電子化には主に2つの種類があります。

FAXサーバーソリューションとインターネットFAXです。

それぞれ詳しく確認していきましょう。

FAXサーバーソリューション

FAXサーバーソリューションとは、企業内に専用のFAXサーバーを設け、そのサーバー経由でFAXの送受信を行う方法です。

これにより、内線電話のように内部のネットワークだけでFAXのやり取りが可能になり、通信コストを削減できます。

また、FAXの送受信記録を一元的に管理できるため、セキュリティの強化やデータ管理の効率化も可能になります。

インターネットFAX

一方、インターネットFAXとは、インターネットを介してFAXの送受信を行うサービスのことを指します。

パソコンやスマートフォンのメール機能を使って、FAXを送ることができます。

専用の機器や電話回線を必要とせず、どこからでもFAXを送受信できるのが特徴です。

FAXの電子化のメリット

電子化がデジタル化が進んでいるという背景だけでなくFAXの電子化にはメリットが多くあります。

FAX電子化のメリットについて確認していきましょう。

通信速度の向上

電子化されたFAXはデータをデジタル化して送受信するため、通信速度が大幅に向上します。

また、複数のFAXを同時に送受信することも可能になります。

経費削減

紙やインク、電話回線の使用料など、従来のFAXにかかっていたコストを大幅に削減できます。

また、紙ベースのFAXに比べて設備投資が少なく済むのも大きなメリットです。

データ管理の容易さ

電子化されたFAXはデータとして保存・管理できるため、必要な情報をすぐに見つけ出すことができます。

また、データ化されたFAXは、他の情報システムと連携させることも可能になります。

エコフレンドリー

紙やインクを使用しない電子化FAXは環境に優しいです。

ペーパーレス化により、企業のCSR活動にも寄与します。

リモートワークの容易化

インターネットを通じてどこからでもFAXを送受信できるため、リモートワークや在宅勤務を行っている従業員にとっては非常に便利です。

検索性の向上

電子化FAXは、受信したデータを検索可能な形で保存することが可能です。

特定の情報を必要とするとき、紙ベースのFAXだとスタックされたFAXの束から手作業で探さなければならないことがあり、時間と労力を要します。

しかし、電子化されたFAXなら、必要な情報をキーワード検索で瞬時に見つけることができます。

空間の節約

紙ベースのFAXは物理的なスペースを占有します。

重要なFAXを保存しておくためには専用のファイルや書庫が必要です。

しかし、電子化FAXは電子データとして保存され、物理的なスペースをほとんど取りません。

これにより、オフィスのスペースをより効率的に活用することが可能になります。

即時性

FAXの電子化により、FAXの送受信が即時性を持つようになります。

紙ベースのFAXは物理的にFAXマシンに取りに行く時間が必要ですが、電子化FAXならメールで受信通知が来るので、必要な情報にすぐにアクセスできます。

FAXの電子化のデメリット

メリットがあり推進されているFAX電子化ですがデメリットもあります。

FAX電子化のデメリットも確認していきましょう。

情報セキュリティリスクが生じる

紙のFAXも保管や処理の仕方でセキュリティリスクはありますが、電子化することでインターネットを通じた通信によるセキュリティリスクが伴います。

不正アクセスやデータ漏洩のリスクがあるため、適切なセキュリティ対策が必要です。

技術的な課題

FAXの電子化は新しい技術を導入することになるため、導入や操作に関する技術的な課題があります。

これまでアナログでしか行っていなかった場合は、特に適切な研修やサポート体制が必要です。

適応に時間がかかる

新しいシステムに適応するためには時間がかかることがあります。

特に、従来の方法に慣れているスタッフは抵抗感を持ってしまったり、慣れるのに時間が必要になる場合もあるでしょう。

初期投資が必要になる

FAXの電子化を行うためには、最初に一定の投資が必要となります。

例えば、FAXサーバーソリューションを導入する場合、サーバーハードウェアやソフトウェアの購入費用、導入コンサルティング費用などが必要となります。

しかし、長期的に見れば、紙やインク、保守費用などを削減できるため、トータルのコストは削減できます。

互換性の問題

電子化FAXの中には、特定のハードウェアやソフトウェアとの互換性に問題を持つものもあります。

既存のシステムとの統合を考えるとき、その互換性を確認する必要があります。

インターネットに依存が出る

電子化FAXはインターネット接続に依存しています。

そのため、ネットワークがダウンしたり、接続速度が遅くなったりすると、FAXの送受信に影響を及ぼす可能性があります。

法的な制限の可能性

電子化されたFAXは、法的な規制や制限がある場合があります。

たとえば、一部の公的文書は電子化された形式での送受信が認められていない場合があります。

FAXの電子化の流れ

適切に導入し運用すればデメリットよりメリットの方が多いFAXの電子化はどのように進めればいいのでしょうか。

FAXの電子化を行うための基本的なステップを確認していきましょう。

FAXの電子化のための現状の把握

まず、自社の現在のFAX使用状況を把握します。

どれくらいの量のFAXを送受信しているのか、それにどれくらいのコストがかかっているのかを理解することが重要です。

また、どの部署がFAXの利用を主に行っているのか、どのような用途で利用しているのかも把握しておくと良いでしょう。

FAXの電子化のニーズの特定

次に、電子化FAXに求める機能やサービスを特定します。

どのような機能が必要なのか、または、どのようなサービスレベルを求めるのかを明確にすることが重要です。

これにより、自社に最適な電子化FAXサービスを選ぶための基準を設定することができます。

FAXの電子化のサービスの選定

ニーズに基づいて、複数の電子化FAXサービスを比較検討します。

サービス内容や価格、サポート体制、セキュリティ対策などを比較し、最適なサービスを選択します。

FAXの電子化の移行計画の立案

次に、FAXの電子化への移行計画を立案します。

どのタイミングで移行するのか、どの部署から始めるのか、どのように従業員の教育を行うのかなど、具体的な計画を作ります。

FAXの電子化の導入と運用

最後に、選択した電子化FAXサービスを導入し、運用を開始します。

初期の段階では、運用にあたっての問題点や改善点を見つけ、それを改善していくことが重要です。

FAXの電子化を行ってペーパーレスを実現しよう

FAXの電子化のメリットとデメリット、そして種類について詳しく説明しました。

ビジネス環境は日々進化し、FAXもまたその進化の流れに乗る必要があります。

そのために、FAXの電子化を行って効率化を図り、更には環境負荷の低減を実現しましょう。

最適なサービスを選び、導入から利用までをスムーズに進めることで、より良いビジネス環境を創出することが可能です。