テレワーク導入に必要な大きな要素としてセキュリティ対策は必要不可欠です。
セキュリティ対策が十分ではない状態でのテレワークは、情報漏洩のリスクやデータの破損などの大きなトラブルにつながりかねません。
そのため、テレワークにセキュリティ対策が大切であるとは思っていても、適切な対策ができていなければ危険であると言えます。
テレワークのセキュリティ対策が重要な理由を理解し、テレワークのセキュリティ対策事例を取り入れて、安全な環境を作りましょう。
テレワークのセキュリティ対策が重要な理由
会社から離れてテレワークで仕事をするためには、自宅などの会社外へ情報を持ち出すことになり、情報漏洩やデータ破損対策をおこなわなければいけません。
会社の情報といえば、内部の機密情報である数字などのデータから、顧客の情報、またはログインIDなどの情報があります。
これらが外部へ流出または破損することになれば、会社全体にとって大きなトラブルや損失になりかねないでしょう。
情報漏洩やデータ破損からのトラブルを回避するために、テレワークのセキュリティ対策は非常に重要であると言えるのです。
また、会社でおこなっていたセキュリティ対策がテレワークにおいてもそのまま利用できるわけではありません。
テレワークならではのセキュリティ対策をすることが求められるという点でも、改めてセキュリティ対策の内容や方法を見直す必要があるでしょう。
テレワークのセキュリティ対策不足で考えられるリスク
テレワークのセキュリティ対策不足で考えられるリスクには、主に情報漏洩とデータの破損があります。
事例を交えて、テレワークのセキュリティ対策不足のリスクについて考えてみましょう。
ウイルス感染
PCのウイルス感染は、フリーWi-Fiの利用や悪質なインターネットページまたはメールを開いてしまった場合におこりやすいものです。
テレワークは自宅での作業や、場合によってはコワーキングスペースなど外出先での作業があります。
会社のPC同様のウイルス対策がテレワーク用のPCでおこなわれていないと、当たり前ですがウイルス感染の危険性が高まると考えられるのです。
ウイルスに感染すると、情報が抜き取られてしまったり勝手にファイルの書き換えがおこなわれたりする可能性があると同時に、つながりのある周囲のPCにまで同様の被害が及ぶこともあります。
悪意をもって会社の情報が抜き取られたり書き換えられたりすれば、大きなトラブルに発展するリスクが高くなるでしょう。
盗聴・盗撮・のぞき見
PCでの作業やWeb会議、紙の資料の閲覧を無防備な状態でおこなっていれば、気づかないうちに他者に情報が漏洩している可能性があります。
資料に記載のある情報や、Web会議のみで話をした公表していない情報など、知られると会社の経営そのものに関わってくる情報などが流出する場合もあるのです。
企業にとって大切な情報が漏れれば、会社の信頼や存続にまで影響する可能性も考えられます。
盗聴・盗撮・のぞき見などにも細心の注意が必要でしょう。
資料の紛失・破損
資料をそのまま持ち歩けば、紛失や破損・汚損の可能性が高まるのは明らかです。
特に紙の資料などは、一度外でなくしてしまうと行方がわからなくなる可能性が高く、悪用を考えるような人の手に渡れば、取り戻すことは限りなく不可能に近いと考えられます。
紛失や破損の対策をせずに大切な資料を持ち歩くのは、情報漏洩などの観点から非常にリスクの高い行為であると言えるでしょう。
テレワークのセキュリティ対策ですべきこと
テレワークのセキュリティ不足で考えられるリスクを引き起こさないためには、どのような対策をすべきなのでしょうか。
テレワークのセキュリティ対策としてすべきことを考えてみましょう。
安全な回線を利用する
コワーキングスペースや図書館などの共用スペースの使用時に注意したいのが、フリーWi-Fiの使用です。
暗号化されていないフリーWi-Fiでは、つないだPCのサイト閲覧状況やメール内容をのぞき見されることや、フリーWi-Fiになりすましているアクセスポイントに繋いでしまうと個人情報を抜き取られてしまう可能性もあるのです。
外で作業をおこなう場合は、鍵マークがついている暗号化されたフリーWi-Fiの使用や、勝手にWi-Fi接続しないよう自動接続設定を解除しておくなどが、安全な回線を利用するためにできる有効な手段となります。
しかし、暗号化されているフリーWi-Fiのパスワードが、誰でもみられる場所に張り出されているなどの場合には、暗号化されていないのと同様の効力しか持たないため注意が必要です。
状況を見極めて安全な回線を使用するようにしましょう。
ウイルス対策ソフトを導入する
テレワークの際に個人PCを使用する会社も多くありますが、ウイルスに入りこまれないためにウイルス対策ソフトの導入が大切です。
ウイルス対策ソフトにはコンスタントに費用がかかるものも多いので、費用は企業が出すなどして、個人に任せず、全台徹底して導入できるようにしましょう。
また、個人宅のルーターをファイアウォール設定できるものにすれば、セキュリティ面のさらなる強化につながり、よりいっそう安全に使用できる可能性が高まります。
個人PC利用時はアカウントをわける
テレワークで個人PCを利用する際は、仕事とプライベートのアカウントをわけることでセキュリティ対策になります。
個人のアカウントと併用してしまうと、個人でつながっている知人などに誤って会社内の資料を送ってしまう危険性や、SNSなどが混同して情報漏洩につながる危険性が出てくるためです。
個人PC利用時にはアカウントをわける、会社のPCを使用するときにはプライベートでの利用は一切しない状態にすることは、セキュリティ対策として有効でしょう。
紙の資料やUSBメモリを持ち歩かない
紙の資料やUSBメモリなどは、持ち歩かないようにするのが望ましいと言えます。
紙は紛失しやすく破損汚損の危険性があり、USBは手軽さゆえに小さくて無くしやすいと考えられるためです。
持ち運ぶものはノートPCのみで済むように、資料をデジタル化して持ち運べば、ヒューマンエラーが起こりにくいと考えられるでしょう。
セキュリティに関するルール決め
テレワーク中の具体的な行動指針として、「セキュリティに関するルール」を明確にし、社員全員に周知徹底しましょう。
明確なルールがあれば、全員が正しい行動をとりやすいと考えられるためです。
ルールの周知徹底だけでなく、決めたルールが守れる環境かどうかも考慮し、テレワーク環境の基盤を企業が作ることが大切であると言えるでしょう。
トラブル発生時の対処法を明確にする
セキュリティ対策をしっかりとおこなったうえで大切になるのが、万が一トラブルが発生したときの対処法を全員が知っていることです。
- ウイルスに感染してしまったら
- 資料の紛失に気づいたら
- 他者に情報を見られてしまったら
など、考えられるトラブルに対し、どのような順序で行動や関係各位への連絡をすればよいかを明記します。
全員が正しい行動を取ることで、被害が最小限で収まる可能性が高まるでしょう。
ファイル共有はオンラインストレージを利用する
メールに資料を添付して情報共有をおこなうなどの方法は、送信先のミスや添付資料の間違いなどのヒューマンエラーが起こる可能性が懸念されます。
また、従来主流だったローカルフォルダなどの物理的なファイルの保存方法では、ハードウェアの障害やウィルス感染などでデータがすべて消失する可能性も考えられるのです。
インターネット上でファイル共有ができるオンラインストレージを使用すれば、自動バックアップ機能や、万が一の誤操作の際にも情報の削除、データの暗号化などで高いセキュリティを確保しやすくなります。
情報漏洩のリスクを低くし安心安全で迅速な対処をするためには、ファイル共有にオンラインストレージを活用するとよいでしょう。
テレワークのセキュリティ対策にはセキュアSAMBA
テレワークで主に考えられるセキュリティのリスクは、情報漏洩やデータの破損汚損であると解説し、セキュリティ対策ですべきこととして、インターネット上でファイルを管理するオンラインストレージを紹介いたしました。
オンラインストレージの「セキュアSAMBA」は、ファイルや通信経路がすべて暗号化されているうえに、いつ・誰が・どのような方法でアクセスし・なんの操作をしたかというログの取得が可能です。
ユーザーごとにフォルダによって細かなアクセス権限、利用するデバイスの制限、緊急時にアカウントのロックも可能なため、万が一のリスクにも対応ができます。
いつでもどこでもファイルの閲覧や編集が可能なオンラインストレージで、テレワークの効率化とセキュリティ対策の強化をしていきましょう。
