まずは確認！そもそもオンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネットサーバーにファイルをアップロードすることにより、文書や画像、動画などさまざまなデータを共有するサービスです。代表的なサービスとして、Google社が提供するGoogle Drive、Windows社の OneⅮrive、Ⅾropbox社のⅮropboxなどがあります。これらのサービス名は一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。
オンラインストレージには、テキストファイルから写真、音声、動画など、ビジネスで使用するさまざまなファイルやフォルダを保存できます。
現在はメールでファイルのやりとりをしている、社内サーバーにファイルを保存しているという企業にも、オンラインストレージを利用するメリットは十分にあります。今回は、オンラインストレージの仕組みやメリット・デメリット、また似たような概念である「クラウド」との関係性などを解説します。
仕組みはどうなっている？
一般的に、オンラインストレージはユーザーにファイルを保管するためのストレージ（外部記憶装置）を貸し出すという形態をとっています。サービス提供者はユーザーにサーバー上にあるディスクスペース（ファイルを保存する場所）を貸し出し、ユーザーはこの場所にファイルをアップロードして保管します。
オンラインストレージの主な特徴は以下の通りです。
ネット上でデータの保存が可能（データの保管場所）
オンラインストレージを利用すると、インターネット上にファイルを保存できます。これにより、パソコンのハードディスクドライブや外付けのHDD、USBやCD-ROMなどの容量を消費せずにすみます。また、外付けのHDD、USBやCD-ROMを利用した場合は紛失のリスクがありますが、オンラインストレージを利用すればその心配もありません。
ファイルの変更が自動的に同期される
オンラインストレージに保存したファイルを変更すると、その内容は自動的に同期されます。つまり、どのパソコンからアクセスしても同じ内容を確認できます。これにより、例えばオフィスでオンラインストレージにアップロードしたファイルを、自宅で変更することも可能です。もちろん、変更された内容は後にオフィスで閲覧・編集ができます。
オンラインストレージとクラウドの関係性
オンラインストレージにと似たようなサービスに「クラウド」があります。クラウドも、サーバーにファイルやフォルダをアップロードして保管し、変更内容を同期できるという点では似通っています。それでは、オンラインストレージとクラウドの違いはなんでしょうか？
オンラインストレージ＝クラウド（SaaS）の一種
一言でいうと、オンラインストレージはクラウドの一種です。
クラウドとは、ユーザーがインフラ（サーバーやストレージなどが該当します）を持たなくても、インターネットを通じてさまざまなサービスを必要な時に必要な分だけ利用できるという考え方です。また、クラウドサービスの中でも特にソフトを利用できるサービスのことをSaaS（Software as a Service ）と呼ぶこともあります。一般的に私たちが利用できるクラウドサービスやオンラインストレージはSaaSと考えられています。
メリットとデメリットの両面がある
それでは、企業がオンラインストレージを利用するメリットとデメリットをご紹介します。
メリット
作成場所や機器を選ばずアクセスできる
すでに述べた通り、オンラインストレージはどの端末からもアクセスできます。そのため、どんな場所からでもファイルを作成してアップロードすることが可能です。近年急速に普及しつつあるリモートワークやデュアルワーク、副業など新しい働き方の推進にも、オンラインストレージは大きな貢献をしています。
共同作業が容易
オンラインストレージは、複数人が同時にログインして書き込みをすることが可能です。このため、複数人が協働するリモートワークやオンラインミーティングの際、同時に作業をしたり議事録を作成したりといった状況に利便性を発揮します。
簡単にバックアップが取れる
パソコンやタブレットの紛失や故障の際、ローカルディスクに保存したファイルが取り出せないという点が懸念されます。そこで、端末にオンラインストレージのアプリをダウンロードして同期設定をしておけば、自動的にバックアップを作成できます（これは、端末が自動的にオンラインストレージにアクセスして同期するという仕組みのため、Wi-Fiなどに接続されていることが条件です）。
このため、ビジネスにおけるオンラインストレージの導入は端末の紛失や故障、ファイルの破損、パソコンのウイルス感染などのリスク対策にもなります。
デメリット
セキュリティ管理が必要
オンラインでデータを管理する、また複数人とファイルを管理するなどの特性上、情報漏洩や第三者によるサーバーアタックなどのリスクが存在します。法人で契約する際には、サービスのセキュリティ対策を確認した上で、個人情報や機密性の高い情報を含むデータは保存しないなどのルールを決めて利用するとよいでしょう。
データ消失の危険性
滅多にないことだと思われますが、万が一オンラインストレージに障害が発生した場合、保存しているファイルやフォルダ・データが消失する可能性があります。そのため、特に重要なファイルはオンラインストレージ以外のサービスやサーバーに保存するといった方法を検討する必要があります。
障害発生時に利用できない
オンラインストレージに障害が発生した際、ユーザーは保存や自動保存、自動バックアップなどの機能は利用できません。障害が発生した際には、ユーザーはベンダーの対応を待つしかないのです。
しかし、最近はどのサービスでもサーバーの冗長化（障害やアクセスの集中にそなえて、多めに予備設定を準備しておくこと）がなされているので、障害が発生してもすぐに解消されることが多いようです。もし心配な場合は、導入前に各サービスの障害発生時の対応を確認しておくとよいでしょう。
無料版と有料版の違いとは
オンラインストレージサービスはすでに数多く存在します。その中には無料のものもあれば、有料のものもあります。それでは、無料版と有料版の違いとはどんなものか、比較してみましょう。
無料のオンラインストレージはシンプルに使える
無料版のオンラインストレージは、なんといってもシンプルに使えることが特徴です。無料なので容量や機能にがある程度制限がありますが、その分シンプルなユーザーインターフェースであることが多く、初心者でも気軽に利用できます。法人向けの無料版のオンラインストレージの中には、利用する人数や容量が増えると有料になるサービスもあります。そのため、初めはフリーで利用し、利用する機会や人数が増えたら有料版に移行するという方法も検討できます。
無料版をビジネスで利用する場合には、オンラインストレージは一時的なファイルの共有にとどめる、一定期間保存したファイルは削除するなど運用ルールを決めて利用すると効果的に利用できるでしょう。
有料のオンラインストレージは機能性とセキュリティにも優れる
有料のオンラインストレージは利用人数や容量が大きく、大人数で利用するシーンに向いています。また、セキュリティ機能が充実しているものも多いです。具体的には、IPアドレスによるアクセスを制限、ファイルの暗号化、セキュリティチェックなどの機能があります。特にセキュリティ性を重視する企業や業務であれば、有料版の利用を検討することをおすすめします。
まとめ
使って便利なオンラインストレージはビジネスシーンで大活躍します。
オンラインストレージはビジネスで利用するメリットが多く、現在数々の企業が導入しています。特に、これからニーズが高まる自由な働き方との相性もよく、これからはビジネスで利用されるケースがますます高まるでしょう。
それでもやはり、安全性の面などで懸念がある場合は、各サービスを提供する会社が公開している導入事例を確認するとよいでしょう。中には、業種や使い方などを詳細に公開しているものもありますので、自社の業務やカルチャーに近い事例を探してみると参考になります。
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