１．簡潔に説明！オンラインストレージとは？
データをPCからインターネット上にアップロードし、管理・共有できるオンラインストレージ。クラウドストレージとも呼ばれ、便利に使えるオンラインストレージには問題もあります。オンラインストレージを使用する際には、問題も把握したうえで使用することが大切です。
特にビジネスで使用する際には、問題発生のデメリットに注意が必要です。オンラインストレージは写真や個人情報といった各種データを管理するものですので、企業・法人が使用する際には漏えいリスクが発生します。
価格や機能だけではなく、導入時にはサービスの問題点にも注意が必要です。社内システムやサーバーで管理するよりも便利に使える分、使用する各個人は問題を発生させないよう意識しなくてはなりません。もちろん、問題だけでなく、メリットもあります。問題を回避し、オンラインストレージを活用する方法を説明します。
２．導入時の注意点は何がある？
オンラインストレージの具体例としてはDropboxやBoX(ボックス)があり、GoogleやYahoo、Amazon、Appleなどもサービスを提供しています。
ここからはオンラインストレージの注意点や問題点を見ていきましょう。
オンラインストレージの情報漏えいのリスク管理問題
オンラインストレージ活用時に発生しやすい問題に、情報漏えい問題があります。スマートフォンやパソコンからリンク1つでアクセスできるオンラインストレージは比較的簡単に共有できますが、セキュリティの安全性を守るのが難しいという問題があります。
オンラインストレージへのバックアップデータ移行問題
バックアップデータ移行時は問題が起こりやすいもの、オンラインストレージを新しくし、データを移行した際に問題が発生する場合も。新しいオンラインストレージがうまく使えないという問題にならないように注意が必要です。
オンラインストレージの無料サービス保存期間問題
多くのオンラインストレージにはサービスの無料プランがあります。問題や不具合を確認するため、また、導入時の経費削減のために試用期間をうまく活用し、オンラインストレージに問題がないかを導入前に確認しましょう。
オンラインストレージの利用可能容量問題の想定
オンラインストレージにもハードディスクのように容量の問題があります。無制限・TBレベルのオンラインストレージを使用すると、高額な料金の問題が発生します。問題にならないように比較・検討し、目的に合わせてオンラインストレージを選びましょう。
オンラインストレージの運用時の問題となる「シャドーIT」を見抜く
シャドーITとは、従業員個人が使用するITシステムを意味します。問題となる前に企業は従業員がどんなツール・サービスを使用しているのかを把握し、問題が発生した際には指定のオンラインストレージ以外を禁止にする必要があるかもしれません。
３．オンラインストレージの問題点とは？
オンラインストレージの問題点の代表例を紹介し、各問題の対処法を説明します。
オンラインストレージの問題点①カスタマイズがしにくい
オンラインストレージの問題点としては、社内サーバーのようにカスタマイズしにくいことです。無料のオンラインストレージではアップロードができるだけというものもあります。オンラインストレージで解決したい問題を解消できない場合もありますので、口コミや事例を参照し、検討する必要があります。
オンラインストレージの問題点②セキュリティに懸念がある
セキュリティ面の問題は、データを共有するオンラインストレージと切り離せないもの。オンラインストレージサービスを比較する際には、特に問題になりやすいことを意識し、違いを比較することをおすすめします。
オンラインストレージの問題点③障害対応はできない
オンラインストレージは基本的に集中管理を行うものです。問題発生時に、個別の障害対応はできません。自社サーバーのように問題に対応できないことは理解する必要があります。
４．逆にメリットはある？
オンラインストレージにどのようなメリットがあるのかを紹介します。
オンラインストレージのメリット①簡単にファイル共有できる
問題やデメリットに注目してきましたが、オンラインストレージはメリットの大きなサービスです。データを簡単に共有できるオンラインストレージは、課金なし・無料で問題なく使えるサービスもあります。
オンラインストレージのメリット②どこからでも問題なくアクセスできる
オンラインストレージ上のデータはリンクで簡単に共有できます。社内サーバーの制限や問題も、オンラインストレージサービスなら解決されます。
オンラインストレージのメリット③データ容量の拡張性が高い
オンラインストレージのデータ容量に問題が発生した際には、容量を拡張し、問題を解決できます。大きなサーバーを持つオンラインストレージならこの点は安心です。また、無料版から有料版へ移行すれば、セキュリティ面の問題も解決でき、オンラインストレージのメリットを感じられるでしょう。
５．問題点を把握した上でストレージ選びを
オンラインストレージを選ぶ際には問題点を把握し、最適なオンラインストレージを選択することが大切です。サービスのメリットと問題点、双方を理解したうえでオンラインストレージを導入し、データ管理・共有の問題を解決しましょう。
おすすめのオンラインストレージについて
オンラインストレージの問題を回避し、メリットを感じられるオンラインストレージとして、「セキュアSAMBA」というサービスがあります。
セキュアSAMBAは2000社以上の導入実績がある無料・有料のオンラインストレージです。なかでも従業員数100名以下の中小企業に数多く導入され、オンラインストレージによって企業が抱える様々な問題を解決してきました。
■オンラインストレージ「セキュアSAMBA」のメリット
・セキュリティの高さ
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オンラインストレージの問題になりやすいセキュリティの高さに定評があり、オンラインストレージの問題点・デメリットを懸念する企業に導入しやすいでしょう。オンラインストレージによって情報やデータの管理・共有について問題を解決したい企業におすすめのサービスです。
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