ファイルサーバーを導入する際、容量には注意が必要です。使っているうちにファイルサーバーの容量が不足することは少なくありません。優れたファイルサーバーであっても空きメモリがなければ無駄になるので、事前にしっかりと使用量の目安を確認すべきです。ただ、目安を確認しても後々容量が不足することは想定されますので、後から容量を追加できるかも把握しておきましょう。また、クラウドファイルサーバーであれば不足時に容量の追加も容易です。この記事では、ホスティングサービス・社内サーバーの目安についての情報に加えてクラウドファイルサーバーのおすすめ情報も紹介します。
ファイルサーバーの容量が不足する要因とは
まずはファイルサーバーの容量が不足する要因について、考えていきましょう。
毎年増えるデータ
ビジネスで使用するデータは毎年増加します。しかも、事業規模が大きくなればなるほどデータは増加します。予測や目安よりも早くファイルサーバーが容量不足を迎えることは、ある意味嬉しい悲鳴となる場合もあります。
データの肥大化
一方でメンテナンス不足によりデータベースが埋まっている場合もあります。データが肥大化していく過程で、絶対に減らないものなのかを検討すべきです。
不要ファイルの増加・蓄積
日々の業務では様々なファイルが生まれます。中には最終版のファイル以外は不要なのにそのまま残ってしまっているというものもあるはずです。そのような不要ファイルの増加・蓄積がファイルサーバーの容量を圧迫している状況は少なくありません。
利用人数の増加
従業員数やプロジェクトに関わる人数が増えると、ファイルサーバーの利用人数が増加し、もともとの目安よりファイルサーバーの容量が必要になる場合があります。
容量不足により発生する問題
次に、ファイルサーバーの容量不足により発生する問題を考えてみたいと思います。
大容量化により、バックアップ・BCP対策が間に合わない
ファイルサーバーの容量を際限なく増やしていくと、バックアップやBCP対策に多くの時間・コストがかかるようになります。ファイルサーバーの容量を増やしていく際には、日々の仕事以外の部分にも注意する必要があります。
ファイル管理による手間・コストの増加
また、データ容量が増えれば、その分日々の業務の中でもファイル管理に手間とコストがかかることになります。空き容量が足りない分だけ増やすという運用より、できるだけ不要なファイルは減らしていく意識が必要です。
セキュリティリスク
ファイル管理やバックアップが難しくなるということは、データ全体に目が届かなくなり、セキュリティ面のリスクが高まるということです。安全性を担保するためにも、ある程度の目安に則った容量を維持することが重要です。
ディスク障害・データ消失
ファイルサーバーの容量不足に気づかず使用し続けた場合、空き容量不足によるエラーや保存・記録ミスが引き起こされ、データ消失が発生する恐れがあります。容量の確認方法を決める・空き容量低下時に通知がくるよう設定するなどして、定期的に容量不足によるエラー発生リスクを軽減・排除すべきです。
データ不足を解消する方法
ではそのような容量不足はどうすれば解消することができるのでしょうか。ファイルサーバーの変更・容量追加以外にできる具体的な方法を紹介します。
不必要に高画質な画像をリサイズ
ビジネスではそれほど高画質な画像は必要ないという場合がほとんどです。むしろ画像データが大きすぎることでWebサイトの読み込みに時間がかかってしまう場合もあります。不必要に大きな画像についてはリサイズし、容量を圧縮しましょう。
重複データを削除
ファイル名の最後に「(1)」、「(2)」とついているものは重複ファイルの可能性が高いです。ファイル名を確認し、重複データを削除してください。
業務に無関係なデータを削除
画面キャプチャなど、業務に無関係なデータが一時的に保存されている場合があります。そのようなデータも定期的に確認・整理しましょう。
使用していないデータを削除
あまりに古いデータで直近1-2年間まったく使用していないというものに関しては今後も使用しないと考え、削除していいでしょう。直近半年・1年・3年という期間を1つの目安としてください。
容量の目安
NECのファイルサーバー利用状況調査によると、企業か使用するファイルは1年で1.5倍、5年で9倍のペースで増加するという結果がでました。ファイルサーバーの容量を検討する際には現状使用している容量の10倍の幅を持たせておくと安心です。最初から10倍の容量を確保するのではなく、必要に応じて10倍までは拡張できる形にできていれば、自社の情報資産を安心して守っていくことが可能です。
＜参考＞New Normal時代におけるファイルサーバのあるべき姿
クラウドファイルサーバーなら容量の増減が可能！
容量の拡張性という観点で使い勝手が良いのが、クラウドファイルサーバーです。レンタルサーバー（RS）や社内サーバーよりも容易に容量を増減できます。各種クラウドファイルサーバーサービスの公式サイトにはモデルケースや会員向けのお役立ち情報もあり、自社に合うファイルサーバーを見つけ、しっかり使いこなしたいという企業におすすめです。
おすすめのクラウドファイルサーバー3選
クラウドファイルサーバー2022年おすすめ3選を紹介します。
Box
Boxは2005年にアメリカで生まれたクラウドファイルサーバーで、2015年に資金調達に成功し、現在では世界各国の企業に使用されるサービスです。月額1,800円、3,000円、4,200円のプランがあり、最もリーズナブルなプランからハイパフォーマンスプランまで、すべて容量無制限で使用できる点が特徴です。
Google Drive
Google Driveは2012年にスタートしたGoogleのクラウドファイルサーバーサービスです。無料で15GBまでの容量が使用でき、有料プランには月額680円／30GB、1,360円／2TB、2,040円／5TBの3種類があり、低い月額コストが特徴です。2017年にはPCがリリースされ、Googleアカウント1つで利用が可能という点で人気のクラウドファイルサーバーです。
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは2007年にリリースされたクラウドファイルサーバーサービスです。無料で5GBまでの容量が使用でき、有料プランには月額15,000円／100GB、35,000円／500GBの2種類があります。セキュリティ面で非常に高い安全性を持つ高機能クラウドファイルサーバーを無料で使い始められることから、初めてのクラウドファイルサーバーとして、中小企業を中心に多くの企業に選ばれている実績があります。
(従業員100人未満のSaaS型コンテンツ・コラボレーション市場において、ベンダー別売上金額推移およびシェア3年連続No.1※を獲得)
※出展：ITR「ITR Market View:コラボレーション市場2020」SaaS型コンテンツ・コラボレーション市場－従業員100人未満：ベンダー別売上金額推移およびシェア（2018～2020年度予測）
まとめ
ファイルサーバーの容量は日々の業務を通じてしばしば足りなくなってしまうものです。ファイルサーバー導入時には使用容量の目安を見極めるとともに、大きな容量が必要になったときの拡張性についても確認しておくべきでしょう。また、昨今ではファイルサーバーのセキュリティ問題も注目を集めています。
それにともない、LanScopeCatやCommvaultなどのセキュリティソフト・サービスも浸透してきていますが、あらかじめセキュリティの安全性が高いファイルサーバーを選ぶということも重要です。
また、テック領域の製品／サービスの導入・購買を支援する情報を提供する会員制メディア「TechTargetジャパン」でもファイルサーバー関連の記事は定期的に発信されています。
ファイルサーバーの活用は多くの企業にとって悩みの減らない問題です。ファイルサーバーの容量についての詳しい情報はぜひ気軽にご相談ください。
