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社内でファイル共有をするには?効率的な社内でのデータ共有方法

業務効率化ノウハウ

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    社内でファイル共有やデータ共有をする方法はさまざまありますが、確実に相手に届けられる安全な方法を選ぶ必要があります。

    また、仕事で使う以上は使いやすさや効率も意識したいところです。

    テレワークの普及やデジタル化の推進により、ファイルやデータ共有の手段にオンラインストレージを導入する企業が増えています。

    社内のファイル共有方法について確認しながら、効率的にデータ共有できるオンラインストレージを活用するポイントについて解説していきます。

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    社内でファイルやデータを共有する際のポイント

    社内でファイル共有やデータを共有する際に求められるものとして、どのようなポイントがあるのでしょうか。

    仕事や業務で利用するのであれば、ただ単にファイルやデータを共有できればいいということだけではないので、意識しておきたい点を理解しておきましょう。

    安全性がある方法かどうか

    社内におけるファイル共有では、共有する相手と確実にデータの共有ができることが重要です。

    しかし、仕事では効率のよさも重視されるため、高いセキュリティを保ちつつ、誰もが手軽に使えることも必要です。

    手軽に安全性を高めるためには、共有されたデータにアクセスできる人を制限する「アクセス制限」ができるものを利用するといいでしょう。

    アクセス制限が設定できれば、関係者以外の不正アクセスを防ぐことができます。

    また、情報漏えいのリスクを回避するために、データの内容がほかの人にわからないように暗号化されているか、データが紛失や盗難のリスクを回避できる、安全な場所に保管されているかという点も重要です。

    社内のファイル共有では、手軽な操作性にくわえてセキュリティ対策の高さも意識しましょう。

    業務効率の向上につながるか

    仕事でファイルやデータを共有するのであれば、効率のよさは外せません。

    データの共有に時間がかからないことや、複数人に対して一度で共有できることなどが具体例として挙げられます。

    加えて、データを共有後の業務に対する効率化が図れるかを意識することも、生産性向上に貢献します。

    例えば、データを保存し忘れたときに自動で保存されていれば、やり直しの手間が省けます。

    また、必要なデータの検索がしやすいことなども作業効率を上げる要素になります。

    利便性が高い方法か

    社内でファイル共有をする際には、専門的な知識がなくても直感的に操作できることが大切です。

    場所や端末を選ばず、社内の誰もが使いやすいと感じることで、社内データ共有の質が上がります。

    どんなに高機能な共有方法を導入したとしても、気軽に使いこなせなければ余計な仕事が増えてしまう可能性もあります。

    分厚いマニュアルを読まなくてもある程度は使いこなせるかという点も、社内ファイル共有の方法を選ぶ際には意識すべきポイントです。

    コストが適正かどうか

    ファイル共有のコストに対する効果を数値化することは、比較的難しいものです。

    コスト削減のため安価な手段を選んだことで、共有にかかる時間やリスクが増えてしまっては意味がありません。

    サービスやツールのコストが低いものを選んだことで、生産性が下がり結果的に損失が発生してしまわないように注意が必要です。

    社内のファイルやデータ共有にかかるコストは、「効率よく利益を得るためのコスト」という意識をもつことが重要です。

    つまり、社内でのファイルやデータ共有を、安全に効率よくおこなうためにかかるコストは必要であり、コストをかけたことで生産性や業務効率が上がれば、それは適正なコストであると考えることがポイントです。

    社内でファイル共有・データ共有する方法:紙媒体の使用

    紙媒体による共有は、電子化やペーパーレス化が進んだことで、減少しつつある共有方法です。

    誰にでも容易に扱うことができるというメリットがありますが、用紙代やインク代、保管スペースなどのコストが多くかかります。

    また、紙に印刷された情報は、電子化されていない場合においては、「データ」として扱いにくいことも事実です。

    そのため、テレワークやデジタル化が進んでいることで紙媒体での共有方法では制限が多いので、効率のよさには欠けるでしょう。

    社内でファイル共有・データ共有する方法:外部メモリの使用

    USBメモリなどの外部メモリは大容量サイズのデータを保存できるうえに、コンパクトなため、社内での受け渡しがしやすいというメリットがあります。

    しかし、コンパクトがゆえに紛失や盗難によってデータを抜き取られてしまう情報漏えいのリスクがあり、セキュリティ面でのリスクを考えなければならないでしょう。

    外部メモリを確実に相手に渡すためには、渡す相手と受け取る相手のタイミングが同じであることが条件になります。

    受け取る相手が不在であった場合、代理人に渡す、個人ロッカーに入れておくなどの対応は、盗難や紛失のリスクがあるため避けるべきです。

    そのため、渡す相手と受け取る相手のタイミングによっては、データを共有するまでに時間を要することもあります。

    外部メモリによるファイルやデータ共有は、大容量データの共有はしやすい反面、急ぎの場面には不向きであることを認識しておきましょう。

    社内でファイル共有・データ共有する方法:パソコンのファイル共有機能

    Windowsを搭載したパソコンでは、パソコンのファイル共有設定をONにしてフォルダの設定をおこなうことで、ファイルやデータの共有が可能です。

    具体的には、社内の同じネットワーク上に接続されているパソコンに共有のためのフォルダを作り、共有設定を有効化してアクセス許可を相手に与えることで、データ共有が可能になります。

    社内でのファイルやデータ共有では、専門知識がなくても操作が可能であり、共有のために新たなコストをかけなくてもよいというメリットがあります。

    また、社内という限られたスペース内での共有であれば、手軽におこなうことができますが、仮に共有に使うパソコンがオフライン環境にある、または故障してしまった場合は、ファイル共有ができなくなってしまうこともあります。

    社内でファイル共有・データ共有する方法:社内ファイルサーバー

    社内にファイルサーバーを構築して書類や画像などのデータを保管し、必要なファイルを取り出して共有する方法です。

    社内ファイルサーバーとは、社内ネットワークでファイルの管理や共有をおこなうためのサーバー(社内に設置されたコンピューター)のことです。

    特徴として、社内からのみネットワーク接続が可能なため、社外からのアクセスはできません。

    社内などの限られたエリアで使用することを目的としているため、比較的安全性が高く、容量の拡張などの自由度が高いことがメリットです。

    しかし、セキュリティポリシーや容量の拡張などを自由に設計できるメリットの裏には、専門知識をもつ人材が必要となり、人的コストがかかります。

    サーバーマシンは常にONにしておかなければならない、パソコンをサーバーマシンとして使う場合は、高機能なパソコンが必要になるなど、コスト面での負担が大きくなります。

    社内でファイル共有・データ共有する方法:オンラインストレージ

    オンラインストレージは、インターネット上にファイルやデータを保管し、必要に応じて共有するサービスです。

    運用・保守は提供会社がおこなってくれるため、専門知識がない企業でも比較的導入しやすいことが特徴です。

    コスト面で見ても、機器の設置や初期コストが抑えられることもあり、導入のハードルが低いといえるでしょう。

    安全性に関しては、多要素認証の導入やデータの暗号化などをセキュリティ対策として提供しているため、比較的安全性の高い共有方法です。

    オンラインストレージ上のファイルには、複数人が同時にアクセスして共同作業をおこなうことができるため、効率的に作業を進めることができます。

    社内でファイル共有・データ共有する方法ならオンラインストレージ

    社内でファイルやデータを共有する方法には、オンラインストレージがおすすめです。

    デジタル化や電子化が進んでいるなかで、インターネット上でデータのやりとりをすることが一般的であり、オンラインストレージの利用は時代のニーズに沿った共有方法です。

    オンラインストレージは、場所や端末を選ばずにアクセスできるため、社内でファイルやデータを共有したいときに、オフィスだけではなくテレワークでも利便性の高い共有方法です。

    また、複数人で同時にファイルにアクセスできる、大容量のデータであっても時間をかけずに相手と共有できるなど、業務効率化に大きく貢献します。

    さらに、物理的な共有方法に比べて情報漏えいや災害時のリスクを回避できることも、事業を継続するためには重要なポイントです。

    社内ファイルサーバーと比較しても、導入コストや運用・保守をおこなう人的コストを削減することができます。

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    社内のファイルやデータ共有にはさまざまな方法がありますが、安全性や業務効率化、コストを抑えた運用を求めたいのであれば、オンラインストレージをおすすめします。

    物理的、および運用などにかかるコスト面から見ても、オンラインストレージを利用する効果は大きいでしょう。

    オンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、シンプルな操作でファイルやデータ共有ができるため、オンラインストレージを初めて利用する社員でも簡単に利用できます。

    さらに、セキュアSAMBAでは、導入前からヒアリングをおこない、運用や活用方法の提案をおこなうなどのサポート体制も充実しています。

    社内のファイルやデータ共有のサポートとして、セキュアSAMBAの導入をご検討ください。

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