クラウドストレージ・オンラインストレージがテレワークに必要な理由と適切な使い方

クラウドストレージとは、インターネット上での大容量データの保管や共有、バックアップをしてくれるサービスであり、テレワークの働き方に相性がいいサービスです。

クラウドストレージがテレワークに必要とされる理由やメリット、快適な使い方を解説します。

クラウドストレージがテレワークに必要な理由

まずは、なぜクラウドストレージがテレワークに必要なのかについて考えてみましょう。

クラウドストレージをテレワークで活用する必要性がわかれば適切な使い方の参考にもなるはずです。

場所やデバイスを選ばず利用できる

テレワークは、会社以外の場所で仕事をするため、会社で使うパソコン以外のデバイスで仕事をすることもあります。

会社のパソコンに保存したデータにアクセスしたい場合、会社に出社する、あるいはUSBメモリなどの外部記憶装置に保存して持ち出さなければいけません。

そもそもデータにアクセスするたびに会社に出社していては、テレワークの意味がありません。

また、パソコン自体が故障してしまった場合、データにアクセスすることができません。

最悪の場合は、データが壊れてしまうこともあります。

このような問題を解決できるのが、クラウドストレージです。

クラウドストレージは、アクセスする場所やデバイスを選ばないことが特徴です。

インターネット上に保管したデータは、インターネットに接続されたデバイスであれば、どこからでもアクセスすることができます。

よって、さまざまな場所やデバイスでアクセスできるクラウドストレージは、会社にいなくても必要なデータにアクセスできるので、テレワークにとって必要になるのです。

セキュリティ対策につながる

テレワークでは、個人がプライベートで所有しているパソコンを使う人もいることでしょう。

カフェやコワーキングスペースなどの不特定多数の人が集まる場所では、パソコンをお個忘れたり盗難されてしまうリスクがあります。

また、個人で所有するパソコンは、ウイルスチェックソフトなどのセキュリティ対策が万全ではないことも考えられます。

仕事とは関係のないWebサイトやアプリをインストールすることで、マルウェアに感染してしまう恐れがあります。

パソコンがマルウェアに感染してしまった場合、内部のデータが破損してしまうこともあります。

このようなリスクを考えても、テレワークでは仕事で使うデータを、パソコン以外の場所に保管しておく必要があるのです。

しかし、USBメモリなどの外部記憶装置は、紛失や盗難などの恐れがあるため、セキュリティ面から見ると安全ではありません。

クラウドストレージであれば、データをインターネット上に保管してアクセスするため、パソコンやUSBメモリに保管する必要がありません。

つまり、会社以外の環境で仕事をするテレワークでは、クラウドストレージを使うことで安全性の確保やセキュリティの向上につながるのです。

出社時よりも高いパフォーマンスを発揮するため

クラウドストレージは、テレワークであっても出社時よりも高いパフォーマンスを発揮できる環境の構築に必要です。

その理由として、クラウドストレージはオンラインでの共同作業ができる点にあります。

出社しているときは、対面の会議やメンバーが集まって共同で作業をすることができました。

しかし、テレワークでは個々が離れた場所で仕事をしているため、データはメールで受け渡すなどの方法をとることになります。

そもそも、メールで送ることができるデータ容量には制限があるため、数回に分けて送る必要があり、効率よく共同作業をすることが難しくなります。

テレワークであっても、仕事では効率よく作業を進めて成果を出さなければいけません。

クラウドストレージの機能では、チームで作業用のフォルダを作り、データの編集ができる「アクセス権限」を付与することで、共同編集が可能になります。

離れた場所にいる人との共同編集が可能になることで、出社時と変わらない効率で働くことができるようになります。

クラウドストレージをテレワークで使うメリット

クラウドストレージをテレワークで利用する必要性を理解したところで、クラウドストレージをテレワークで利用することに、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

導入のハードルが低い

クラウドストレージは、導入しやすいというメリットがあります。

ユーザーは必要なデータの容量や機能などのプランを選択して、契約するだけで使い始めることができるからです。

特に、法人向けのクラウドストレージサービスでは、サポート体制が整っているため、サポートサービスを利用することで、専門的な知識がなくても、クラウドストレージを使い始めることができます。

会社に出社していれば、使い方がわからなくても詳しい人に聞くことができますが、テレワークはひとりで作業をしており、問題が生じた際に解決までに時間がかかることもあります。

そのためテレワークでは、誰もが「使いやすそう」「簡単に始められそう」と思えることは大切です。

クラウドストレージは導入の際の専門的な知識や設備を気にする必要がない点は大きなメリットといえるでしょう。

コスト削減につながる

クラウドストレージは、テレワークにおけるデータの保管や共有に関するコスト、物理的コストや時間のコストを削減できます。

テレワークにおけるデータのやりとりでは、USBメモリや郵送代など物理的コストがかかってしまいます。

メールでは送る容量に制限があり、大容量のデータは何度も送る必要があるため、時間というコストが必要になります。

仮に、追加でデータを送りたい場合、メールやUSBメモリはデータが書き換えられないため、再度送らければいけません。

このような作業を1日に何度も繰り返していると、本来の業務にかける時間が削られてしまいます。

しかし、クラウドストレージでは、オンライン上のフォルダにデータを保管しておくだけで、無駄な手間をかけずに相手と共有することができます。

USBに保管したり、データを送る際のメールの文章を考えたりする時間もなくなります。

さらに、USBや郵送代のような物理的コストもかかりません。

無駄なコストをかけずにきちんと成果を上げられることも、テレワークでクラウドストレージを使うメリットのひとつです。

メンテナンスをベンダーに任せられる

安全性の高いクラウドストレージですが、まれにシステム障害が発生することもあります。

しかし、システム障害やそのほかのトラブルが起こっても、ベンダー（サービス提供会社）が対応してくれます。

また、クラウドストレージのようなデジタルツールにはアップデートがつきものです。

専門知識をもたない人が、自らでアップデートをしようと思うと、マニュアルを読むという工程が必要になり、実際にアップデートをする際の時間も要するでしょう。

万が一、アップデート中に問題が起こった際は、対応が難しい可能性もあります。

クラウドストレージでは、自社でこれらのメンテナンス作業をする必要がありません。

サービスのメンテナンスをベンダーに任せられることで、テレワーク中の社員が安心して仕事に集中できます。

クラウドストレージをテレワークで快適に使うポイント

クラウドストレージをテレワークで利用する際にメリットを適切に得るために、クラウドストレージをさらに快適に使うためのポイントについて見ていきましょう。

安定したインターネット接続環境の整備

クラウドストレージは、インターネットに接続されていないと使うことができません。

接続状況が不安定だったり、接続速度が遅すぎたりすると、パフォーマンスが低下するため、利便性に欠けてしまいます。

インターネットの接続環境をチェックして、接続環境が悪いと感じたら、ルーターの位置を変えてみる、アクセスポイントへの接続機器を減らしてみるなどを試してみましょう。

クラウドストレージを快適に使うためには、安定したインターネット接続ができるテレワーク環境を整えることがポイントです。

社内・社外のファイル共有方法を統一する

クラウドストレージを快適に使うために、社内外の共有方法を統一しておきましょう。

例えば、社外との共有方法にはファイル転送サービス、社内ではクラウドストレージのように、共有方法を分けたとします。

社外との共有がない分、クラウドストレージで使う容量が少ないので、クラウドストレージのプランは低価格に抑えることができます。

しかし、社内外が混在するデータ共有の際には、サイトやソフトを切り替える手間が発生します。

社内外で共有したデータ管理が煩雑になり、結果として、欲しいデータにアクセスするまでに時間がかかってしまい非効率です。

クラウドストレージの効率のよさをテレワークで活かすためにも、社内外の共有方法をクラウドストレージに統一して使いましょう。

使い慣れた操作性のあるものを選ぶ

クラウドストレージは、直感的に使い慣れた感覚で操作できるものを選びましょう。

ファイルにアクセスする際に、これまでと操作性が異なる場合、まずは使い方を学ばなければいけません。

従来のファイル共有方法を不便に思っていない人がいる場合は、使い方の習得に関心をもたない可能性もあります。

テレワークを快適にしようと、クラウドストレージを導入したにも関わらず、社内で活用されないままでは、コストの無駄になってしまいます。

クラウドストレージは容量や知名度、価格だけで選ぶのではなく、こうした操作性に着目することもポイントです。

サポートサービスを活用する

テレワークでクラウドストレージを使っている場合、なんとなく使い方はわかるけど、より快適に使いたいと感じることもあるでしょう。

インターネットで検索すれば、公式サイトや解説サイトで、それなりに活用方法を調べることもできます。

しかし、法人向けのクラウドストレージサービスでは、サポートサービスが充実しているので、ぜひ活用してみましょう。

サポートサービスは、わからないことがあってもスピーディーに問題を解決できることがポイントです。

快適にテレワークをするためにもサポートサービスが充実するものを選び、積極的に活用しましょう。

クラウドストレージをテレワークで使う際の注意点

テレワークにおいて利便性や安全性の高いクラウドストレージですが、利用の際には注意すべき点があることも理解しておきましょう。

オンラインのリスクを忘れない

クラウドストレージを利用する際は、オンライン上に会社のデータを預けているという意識を忘れてはいけません。

システム障害や災害時を含め、サービス自体が停止した際はデータにアクセスすることができないといったことを意識しておきましょう。

また、ベンダー側もセキュリティ対策はおこなっているとはいえ、不正アクセスによってデータが流出する可能性がないわけではありません。

テレワークにおいても、特定の個人を狙った標的型サイバー攻撃のリスクを抱えています。

トラブル時の被害を最小限に抑えるためにも、個人ができる対策は十分にとっておきましょう。

例えば、パスワードは生成ツールを使ってわかりにくいものにする、多要素認証は必ず設定するなどは、自分でもできる対応策です。

さらに、すべてのデータをクラウドストレージだけに依存するのではなく、最重要機密情報だけは、HDDなどにバックアップを保管するなど、リスクマネジメントも考えておきましょう。

容量が大きくなるとコストがかかる

クラウドストレージは、容量が増えるほどコストがかかります。

パソコンのローカルストレージを圧迫したくないからと、社員みんながあれもこれもクラウドストレージに保管していると、クラウドストレージの容量が不足してしまいかねません。

契約しているプランの容量が不足しては業務に支障が出るため、容量を追加する、または、そもそも契約プランを変更するなどのコストが発生します。

無駄なコストをかけないためにも、個人的なデータはクラウドストレージに保管しないようにしましょう。

また、必要のないデータや重複データは削除するなど、クラウドストレージに保管しているデータの整理整頓をするだけでも、容量を無駄なく使うことができるでしょう。

URLの誤送信や共有権限の設定ミス

クラウドストレージを使う際の、人為的ミスによる情報漏えいには十分な注意が必要です。

具体的な事例を挙げると、まずはURLの誤送信です。

クラウドストレージのサービスによっては、送りたいデータを選んで、ダウンロード用のリンクをメールで送ることができるものもあります。

相手がリンクをクリックすることで、データが相手の手元に渡ります。

このようなURLをメールで送る際の誤送信によって、意図しない相手にデータを見られてしまう可能性があります。

次に、アクセス制限の設定ミスによるものです。

特定の人のみがアクセスできるようにアクセス権限を設定したつもりが、間違って誰もがアクセスできるような設定になってしまったケースです。

いずれも、人為的ミスが情報漏えいにつながった事例です。

特に、テレワークは1人で作業をしているため、ミスに気づきにくいことが、余計にミス発覚の遅れを招いてしまいます。

共有権限の設定ミスでは、権限を修正することができますが、修正までにダウンロードされてしまった場合はどうしようもありません。

また、URLを誤送信してしまった場合も、相手にリンクをクリックしないようにお願いするほかありません。

これらの人為的ミスは、自分自身でしっかりと確認することが、優先すべき対応策になるでしょう。

IDやパスワードの使い回しに注意

クラウドストレージは、IDやパスワードがあれば、本人以外でもログインが可能です。

そのため、ほかのサービスで利用しているIDやパスワードを使い回すのはやめましょう。

その理由は、IDやパスワードの使い回しによって、連鎖的に不正アクセスが拡大するからです。

例えば、あるサービスで利用していたアカウントに紐づけたIDやパスワードが、盗まれてしまったとします。

悪意のある相手は、そのIDやパスワードを使って複数のサービスへログインを試みます。

もし、IDやパスワードを使い回していた場合、芋づる式にアカウントが乗っ取られてしまうのです。

したがって、クラウドストレージで利用するIDやパスワードはもちろん、ほかのサービスにおいても使い回しはしないように心がけましょう。

テレワークでは、自分自身がその場におけるセキュリティ管理者であり、企業をサイバー攻撃から守っているという認識をもちましょう。

テレワークにおける情報共有にはセキュアSAMBA

テレワークでは、ほかの社員や上司と離れた場所で作業をするため、安心して情報共有をしたいものです。

そんなときには、クラウドストレージのセキュアSAMBAがおすすめです。

セキュアSAMBAは、導入前からのサポートサービスが充実しているため、万が一のトラブルやわからないことがある場合にも、安心して使えます。

特に、セキュアSAMBAは、ブラウザやデスクトップアプリ、スマートフォンなど端末を選ばないため、テレワークとの相性がいいこともメリットのひとつです。

テレワークにおける情報共有の効率化には、ぜひセキュアSAMBAの導入をご検討ください。