適切な情報共有をするには、社内情報共有についての考え方を明確にする必要があります。
社内情報共有についての考え方には、情報共有の必要性やメリット、情報共有をすることで生じるリスクや課題などが含まれます。
社内情報共有についての考え方を明確にすることで、これからの情報共有に対する認識や行動に変化が訪れるでしょう。
適切で効率的な社内情報共有についての考え方を細かく解説していきます。
社内情報共有についての考え方が重要な理由
まずは、社内情報共有についての考え方が重要な理由から見ていきましょう。
「情報を共有する」という事象に対し、「なぜ情報共有をする必要があるのだろう」という必要性を考えてみましょう。
社内情報共有の必要性を考えることで、「情報共有によってどんな効果があるのだろう」という効果や「もっと早く情報共有したい」という課題も浮かんでくるでしょう。
社内情報共有についての考え方をもつことで、何気なくおこなっていた情報共有を下記のように考えることができます
- 情報共有への認識の変化を考える
- 情報共有の先を読む力を考える
- 情報共有のリスクや課題を考える
情報共有について考え過ぎてしまうことで、疲れてしまう、時間をとられてしまうというデメリットが生じることもあるかもしれません。
しかし、これからスムーズで無駄のない情報共有ができるのであれば、やはり「情報共有について考える」ことがもたらすプラスの効果は大きいでしょう。
社内情報共有についての考え方：必要性を考える
社内情報共有についての考え方が重要な理由がわかったところで、「なぜ情報共有をする必要があるのか」という「必要性」について考えてみましょう。
業務効率化につながるため
社内情報共有をすることは、業務効率化につながると考えられます。
仕事に必要な知識や情報は、多くの人で共有することで、チーム全体のスキル向上になるからです。
また、知識を多くもっているほうが問題解決までの時間が早くなります。
しかし、情報を多くの人に伝える際、ひとりずつに伝言ゲームをしていては、多くの時間を要するため、最後の人に伝わるときには情報が陳腐化しているかもしれません。
さらに、伝言の人数が増えるたびに、主観が混ざり、本来の意味とは別の形で伝わってしまうことも考えられます。
正しく情報を伝えるためには、情報共有そのものが迅速にできることも、業務効率化につながると考えられます。
正しい情報かを判断する必要があるため
自分の情報が正しいかどうかを、ひとりで判断することは難しいものです。
また、正しい判断かどうか試されるシーンでは、どちらかの選択を迫られるなどの場合もあるでしょう。
どちらかを選ばなければいけないときに、ひとりの判断や感覚に任せてしまうことはリスクが伴います。
そのような場合に、組織やチーム全体で情報共有をすることで、正しい情報や選択かどうかの判断ができるようになります。
なお、情報共有をすることの目的には、「素早く正しい判断を下せること」があります。
ある情報が正しいと素早く判断できることで、仕事に早くとりかかることができるので、仕事を早く進められることにつながります。
多くの人の知識や経験を活かすことで、正しい判断ができるという情報共有の考え方です。
情報のアップデートが重要なため
仕事では情報のアップデートが必要不可欠です。
なぜなら、情報の中には時間と共に共有すべき価値のない情報も出てくるからです。
たとえば、新しくインストールしたアプリケーションのマニュアルを参照したら、以前のバージョンのマニュアルだったというケースです。
このようなケースは、アプリケーションの使い方がわからず仕事が進まなかったという、まさに情報がアップデートされなかったために起こった失敗例です。
また、情報のアップデートがおこなわれず古い情報で判断をしたことで、間違いやトラブルにつながるというリスクも考えられます。
このような失敗を避けるためにも、担当者や情報をもつ人は、価値のある新しい情報を共有する必要があります。
つまり、社内の情報共有は価値のある情報や最新の情報へとアップデートするために必要だと考えられるのです。
コミュニケーション活性化につながるため
仕事でコミュニケーションをとることは必要であり、情報共有の有無はコミュニケーションの活性化に大きな影響を与えます。
仕事でコミュニケーションをとらないと、誰がどの作業をしているかの進捗状況を把握することができず、業務に偏りが生じてしまう、ミスやトラブルの発見が遅れるなどのリスクがあります。
また、業務に追われている人がいた場合に、「もしかしたら自分だけ業務量が多いのではないか」と、ほかのメンバーに対して不信感を抱いてしまうかもしれません。
コミュニケーションをとって進捗状況を共有することで、ほかのメンバーが助けてくれたり、知識をもつ人に業務を手伝ってもらうことも可能です。
ほかにも、コミュニケーションをとることで、自分以外の人の意見を聞くこともできます。
多角的視点での意見は、ときには「そういう考え方もあるのか」と、新しいアイディアの創出につながります。
つまり、情報共有はチーム内で信頼関係を築くことや、業務の平準化による生産性向上のためには必要だと考えることができるのです。
社内情報共有についての考え方：メリットや効果を考える
社内情報共有をすることのメリットや効果から、どのような社内情報共有についての考え方ができるのかについて見ていきましょう。
多様な働き方につながると考えられる
これまでは会社に出社して、朝礼や会議などを通して情報共有をすることが一般的でした。
離れた部署に対しては、メールや社内SNSを利用していた人もいるでしょう。
しかし、テレワークなどの多様な働き方を実現させるために、情報共有の考え方も変わりつつあります。
テレワークでのインターネット環境や使用端末によっては、これまでのようにスムーズな情報共有がしづらいと感じるかもしれません。
特に、メールでは大容量のデータを送れない、機密情報を送る際の情報漏えいのリスクなど不安を感じてしまいます。
テレワークなどの多様な働き方を実現するためには、情報共有についての考え方や仕組みを変え、情報共有がしやすい環境を整える必要性が高まりました。
多様な働き方が実現すると、公私の時間のバランスがよくなり、仕事への満足度が上がります。
また、優秀なスキルがありながら家庭の事情で働けなかった人材を雇用することができます。
仕事の満足度が上がればパフォーマンスが向上し、優秀な人材は会社に大きな利益をもたらしてくれます。
情報共有について考え、多様な働き方に対応できるように仕組みを変えることで、会社に大きな利益をもたらしてくれると考えられるのです。
品質向上や組織力の強化ができると考えられる
社内で知識をもっている人が、もっていない人と知識を共有することで、各社員のスキルや経験が上がり、それぞれのスキルを集めれば、結果として組織力も上がります。
優秀な人材が集まった組織であれば、顧客に対して品質のよいものやサービスを提供することができるでしょう。
質のよいものやサービスを受け取った顧客の満足度が上がれば、企業価値の向上につながります。
会社の利益を求め過ぎるのではなく、顧客満足度を求めることは、「企業の社会的責任」を果たしていることになり、社会貢献にもつながります。
よって、社内で情報共有をすることは、組織力を強化できるとともに、価値のあるものやサービスを顧客に提供することができると考えられるのです。
時間の有効活用ができると考えられる
情報共有がスムーズにおこなわれていれば、時間の有効活用ができるようになります。
たとえば、会議の日程を決めるためには、参加者に参加の可否を尋ねます。
いつまでも参加可否の返事が来ない場合、会議の日程を決めることができません。
返事がない人に対して催促メールを送ることは、本来であれば必要のない時間です。
また、参加者が多い場合は、情報共有の方法としてメールがふさわしくないと考えることもできます。
事前にスケジュール共有や情報共有がされていれば、参加者の予定がない日を狙って会議の案内を出すことができます。
限られた業務時間内で、いかに時間を有効活用できるかは、適切な情報共有の方法を考えることで効果が得られるのです。
迅速な意思決定が可能になると考えられる
情報共有は、素早く正しい判断を下せるようにするためであることも目的のひとつです。
たとえば、何らかの決済が必要になったときに、紙の書類を部下→上司→経営層→トップのように、階層を経ておこなっていたとしましょう。
しかし、この方法では時間がかかるうえに、書類をなくしてしまったときの情報漏えいのリスクも背負わなければいけません。
そこで、迅速かつ確実に決済をもらうために、社内の情報共有について考えてみましょう。
デジタルツールを使えば、伝達ミスや紛失のリスクを回避しながら、上司からトップまで一気に情報を共有できます。
早く意思決定がなされれば、それだけ次の行動に移るスピードも速くなり、作業効率が上がります。
具体例として上司への決済を挙げましたが、社内のプロジェクトチーム内においても、メンバーの意思を共有して判断するという点は同じです。
迅速な意思決定は、情報共有についての考え方をもつことで得られる効果だと考えられます。
社内情報共有についての考え方：リスクを考える
社内情報共有をしないことでもたらされるリスクや不適切な社内情報共有の方法によるリスクについて考えてみましょう。
業務の属人化で生じるリスクを考える
社内で情報共有をしないことは、知識やスキルをもっている人しかその作業ができなくなり、業務の属人化が生じてしまいます。
仮に、業務を担当している人がいなくなってしまった場合には、作業を進めることができず、業務が滞ってしまいます。
また、ある特定の人しか情報をもっていない場合も同様に、その人に尋ねるまで問題を解決することができません。
情報をもっている側としては、1日に何度も問題解決に対応していては、本来の業務に支障が出てしまいます。
さらに、業務を担当している人以外は、適切に業務を進められているか、品質は低下していないかを見極めることもできません。
これらの事態は、多忙であったり、習慣化されていることでおこる情報共有不足、あるいはそもそも情報共有をしないことで起こるリスクです。
そのため、特定の人以外も業務を進められるようにマニュアルを作成したり、業務を可視化するなど、こまめに情報共有をすることで改善されるでしょう。
業務効率が低下するリスクを考える
社内情報共有の方法によって、業務効率を下げてしまうリスクについて考えてみましょう。
業務効率を下げてしまう方法とは、いわゆる口頭、メモ書き、電話、紙などのアナログな情報共有方法のことです。
これらの方法を使うことで、以下のようなリスクが生じると考えられます。
- 誰に何の情報を共有したかわからなくなった
- 情報を正確に伝えられなかった
- 情報共有のタイミングが合わない
- 情報共有されるまでに時間がかかる
誰に何の情報を共有したかわからなくなるのは、情報共有の履歴が残らないことで生じる問題です。
共有方法としては、口頭や電話など記録が残らない方法でおこなわれたケースが考えられます。
記録が残らない場合、改めて関係者に情報共有されたかの確認作業が必要になります。
情報を正確に伝えられない問題は、口頭や電話などで伝言ゲームのように一人ずつに伝えていくことで、誤った情報へと変化してしまうような例です。
主観が混ざる、人によってニュアンスの受け取り方が異なることなどが原因として考えられます。
また、要約して伝えようとすることで肝心な部分が抜けてしまう、あるいは、本来は伝える必要のない情報が付け加えられてしまう可能性もあります。
そのため、情報が正確でないとした時点で、元を辿って正確な情報を手に入れる手間が発生します。
情報共有のタイミングが合わないと迅速に情報共有がおこなえないだけでなく、相手と自分のタイミングを合わせる必要があり、タイミングが合うまで情報共有ができません。
主に電話や口頭を用いた共有方法で起こる問題ですが、タイミングを合わせるために、どちらかの作業を中断させてしまっているかもしれません。
情報共有までに時間がかかることで、次のステップに進めることができない、情報の鮮度が古いといった問題が生じます。
紙媒体を利用した情報共有の場合は、情報を文章に起こして印刷し、郵送するという工程が必要になります。
業務効率を下げないためにも、情報共有の方法についてもよく考えてみましょう。
コミュニケーション低下につながるリスクを考える
必要な情報をもっている、あるいは、希少なスキルをもっていながら、社内で共有しないと、「なぜ教えてくれなかったのか」「スキルを独占している」など、ネガティブな感情を与えてしまいます。
そもそも組織全体として、コミュニケーションや情報共有しやすい環境が整えられているかについても考える必要があるかもしれません。
例えば、組織が縦割り構造になっていることで、部署間での交流がない場合、知識や情報は部署内だけに閉じ込められてしまいます。
ネガティブな感情は、チームや社内の人間関係が悪くなる原因になりかねません。
チームでは信頼関係が大切ですが、メンバーに対して不信感をもったままでは、仕事へのモチベーションが上がりません。
やがて、「話したくない」というコミュニケーションが低下すると、進捗状況を共有せずにそれぞれが作業を進めることになってしまいます。
これらのリスクを回避するためにも、情報共有をきっかけにどんどんコミュニケーションを活性化させる必要があります。
また、希少なスキルをもっている人に対して、きちんと評価する必要もあります。
評価制度を設けることで、スキルをもつことへの興味や意欲がわいてきます。
何気ないコミュニケーションでも、仕事における重要な情報共有であると考えてみましょう。
社内情報共有についての考え方：課題を考える
社内情報共有についての考え方の中には、情報共有をすることの課題についても考える必要があります。
情報共有はすればするほど良いというわけではなく、共有すべき情報を取捨選択することも必要です。
情報過多による見逃しへの課題を考える
人によっては仕事で1日に共有する情報量が多すぎる、不要であると感じることもあります。
「あれも共有しなければ」「これも必要かもしれない」と共有する情報が多すぎることで、本当に必要な情報を見逃してしまう可能性も捨てきれません。
特に、仕事でよく利用されるメールは、社内の情報共有のほかにも、取引先とのやりとり、お礼メールなど、多くのメールが受信ボックスを埋めていくこともあるでしょう。
「情報が多すぎる」という課題は、情報の優先度や情報共有のツールへの考え方を見直してみましょう。
たとえば、社内よりも社外との情報共有が優先度が高いと考えるのであれば、メールは社外との情報共有ツール、社内の情報共有は、ビジネスチャットを使うといった考え方です。
情報過多による見逃しへの課題は、情報の優先度やツールを見直すことを考えてみましょう。
情報共有を意識し過ぎることへの対応を考える
情報共有が重要だからといって、情報共有を意識し過ぎて、本来の業務に集中できなかったり、気持ちに余裕をもてなかったりすることは避けたいものです。
なぜ情報共有を意識し過ぎてしまうのかを考えてみましょう。
おそらく、「なぜ言ってくれなかったのか」とあとから追及されたり、「自分だけが知らなかったらどうしよう」と仕事に支障が出たりすることを回避したいからではないでしょうか。
ここで問題なのは、必要な情報とそうでない情報の見分けがついていないことです。
情報はたくさんあるにも関わらず、必要な情報を伝えることができなかったから、追及されたとも考えられます。
また、自分にとっても、どの情報が必要かわかっていないのかもしれません。
情報共有を意識し過ぎるという課題は、必要な情報かを考えることで解決できるでしょう。
情報共有の相手を正しく選べるかを考える
情報共有をする前に、本当に情報共有が必要な相手であるかを考えてみましょう。
たとえば、自分が異動をすることを社内で共有する場合、数年前に1度だけ仕事をした相手に、異動メールを送る必要があると考えられるでしょうか。
逆の立場になって考えてみると、情報共有をする相手を正しく選べているかがわかるでしょう。
自分が情報共有をする相手を正しく選べるかを考えることも、情報共有をする際の課題です。
情報は簡潔に伝えられているかを考える
情報共有では、共有漏れを意識し過ぎて、「念のため」と必要ではない情報まで共有していないかを考えてみましょう。
相手にとって、必要ではない情報が多すぎるメールでは、途中で読むことを止めてしまう可能性もあります。
実は、文章の最後に重要な情報があったとしても、相手と共有することができないかもしれません。
この場合、相手だけを責めることはできず、「伝え方に問題がある」と思われても反論しにくいでしょう。
情報共有をする際は、すべての情報を共有するのではなく、情報のどの部分が必要かを考えて、簡潔に伝えることを考えてみることも大切です。
社内情報共有についての考え方：効率化を考える
社内で効率よく情報共有ができるやめに必要なことについて考えてみましょう。
情報共有の目的を明確にする考え方をもつ
情報共有の目的を明確にすることで、チームや社内のメンバーが、情報共有に対する「共通の認識」をもつことができます。
情報共有によって、どのような効果があるかを考えることで、よい効果を生み出そうと、質のよいコミュニケーションや情報共有が可能になります。
あるいは、情報共有をする際に生じている課題は何かを考えて解決していけば、以前よりスムーズに情報共有をおこなうことができます。
情報共有の効率化を考えるときは、情報共有の目的を明確にする必要があることを、チームや社内全員で考えることが重要です。
ルールを決めることで効率化につながると考える
情報共有に対する社内の意識は高いにも関わらず、「必要な情報が見つからない」などの事象が起こっている場合は、情報共有のルールが策定されていないことが原因かもしれません。
そこで、情報共有の運用ルールを決めてみましょう。
初めから厳格なルールを設定してしまうと、業務の負担が大きくなってしまいます。
現在の業務に組み込める程度の、あまりハードルの高くないルールを決めましょう。
たとえば、情報共有のマニュアルや共有の際のテンプレートを用意するなどからはじめるといいかもしれません。
特にテンプレートやフォーマットがあると、情報共有の過程が簡略化されるため、運用ルールを継続しやすいでしょう。
正しく分類された情報は共有しやすいと考える
社内の情報共有の効率化には、共有しやすいように正しく分類されていることは必須です。
その理由は、多くの情報があっても、正しく分類された情報は見つけやすいからです。
情報共有における「正しい分類」とは、情報の内容を記した最低限の項目と、共有されている明確な場所や適切に階層化されていることをいいます。
イメージとしては、「議事録1」の情報は、Aツールで共有されており、Bというフォルダの中に日付順に格納されています」といった感じです。
「議事録1」という明確な項目と、「A→B」と「日付順」という階層化がなされていることで、検索しやすく、情報共有が無駄なくおこなわれるでしょう。
情報共有をうまく活用し効率化させるためには、正しい分類とは何かについても考えてみましょう。
適切なツール選びが効率化につながる
社内情報共有の効率化を考えるときに、欠かせないのが適切なツール選びです。
情報共有ツールには、やはりデジタルツールを選ぶことが効率化への近道です。
しかし、効率的で適切なツールとは、決して高いコストをかけた高機能なツールが該当するとは限りません。
なぜなら、ツールを使う人全員がITツールを使いこなせるとは限らないからです。
使い方がわからずに、結局社内の情報共有ツールとして浸透しなかったという事態は避けたいものです。
また、共有する情報量が少ないにも関わらず、大容量のデータを取り扱えるツールを使うことは、コストの無駄遣いにもなります。
社内情報共有に必要な機能が備わった操作しやすいツールこそが、自社にとっての適切なツールであると考えてみましょう。
情報共有の改善につながると考える
情報共有の効率化を考えれば、情報共有そのものの改善にもつながります。
そもそも情報共有が効率よくおこなわれないと、情報共有だけではなく、業務にも支障が出てきます。
特に、会社以外の場所で作業している現場やテレワークの社員と情報共有する場合、会社に来るまで必要な情報を共有できない事態などは、仕事を進めることができません。
このような事態が起こる背景には、紙媒体のような従来の情報共有方法を採用していることが挙げられます。
デジタルツールが普及した昨今においては、紙での情報共有は効率の悪い手段であり改善が必要です。
情報共有の改善策を考えるのであれば、どこにいても迅速に情報共有できることが必要になります。
情報共有の効率化を考えることで、情報共有そのものの課題を見つけて改善することが可能です。
情報共有の改善により、情報共有がスピーディーにおこなわれれば、業務改善にもつながるのです。
スムーズな社内情報共有にはセキュアSAMBA
社内情報共有をスムーズにおこなうには、オンラインストレージがおすすめです。
特にオンラインストレージのセキュアSAMBAでは、ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作で情報共有ができるので、ITツールに詳しくない人でも操作しやすいです。
情報を見つけやすくするための、正しいファイルの分類や管理も、視覚的におこなうことができるため、効率よく必要な情報を見つけることができます。
適切な社内情報共有についての考え方で効率化を目指すなら、ぜひオンラインストレージのセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
