「電子化」と「デジタル化」、どちらもよく聞く言葉ですが、違いがよくわからないという人は多いのではないでしょうか。
本来、違う意味をもつこれらの言葉ですが、現代では同じ意味で使われることも多くなっているので余計に違いがわかりにくくなっている面もあります。
電子化とデジタル化の違いや必要性についてわかりやすく解説します。
電子化とデジタル化の違い：本来的な意味に違いがある
電子化とデジタル化は、本来、「何を変換させるか」という変換対象が違います。
電子化とデジタル化の意味は以下のとおりです。
- 電子化：もともと紙で作られた書類などをコンピューターで扱えるようにデジタルデータにすること
- デジタル化：アナログ形式の情報をデジタル形式の情報に変換すること
電子化は紙からデジタルデータへ、デジタル化はアナログからデジタルデータへ変換するという意味を持ちます。
つまり、電子化もデジタル化も最終的にコンピューターが認識できるデジタルデータに変換するという意味では同じですが、何を変換させるかという点で違いがあります。
しかし、近年では電子化もデジタル化の一部として考えられており、紙やアナログ形式のものをデジタルデータに変換することを、まとめてデジタル化と呼ぶこともあります。
電子化とデジタル化の違い：段階に違いがある
ビジネスにおいて、電子化やデジタル化が語られる場合、多くは段階に違いがあります。
電子化は、企業がデジタル化する上での第一歩です。電子化やデジタルツールの導入をすることで企業のデジタル化が進んでいきます。
さらに、デジタル化の先にあるのがDX（デジタルトランスフォーメーション）です。
DXとは、デジタル技術を活用して、人々の生活や企業のビジネスモデルに変革をもたらし、デジタル社会での競争で優位性を確保するという意味を持ちます。
電子化→デジタル化→DXといった流れで、企業はデジタル化やDXを進めていきます。つまり、電子化はデジタル化の一部であり、デジタル化の第一段階なのです。
電子化とデジタル化の違い：必要性が違う
電子化はデジタル化の一部であり、第一段階のため、両者は目的が異なります。
電子化では、紙ベースでおこなっていた業務をデジタル化することで、業務効率化やコスト削減、テレワークなどの新しい働き方の実現を果たすのが大きな目的になります。
一方、デジタル化は、紙の電子化にとどまらず、デジタルツールの導入によって新たなビジネスモデルを創出することも目的とします。
つまり、電子化の目的は、業務のやり方や働き方を改善するためという側面が大きいですが、デジタル化はそれにとどまらず、新たなビジネスモデルを創出することによって、新たな利益や価値を生み出すことも目的にしている点で両者は異なるのです。
電子化からデジタル化が始まる！電子化に役立つツール3選
電子化はデジタル化の一部であり、第一段階であるとご説明しました。
そこで電子化に役立つデジタルツールを3つご紹介します。取り入れやすいものから導入し、デジタル化への第一歩を踏み出しましょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、ビジネス用に設計されたチャットツールです。
チャットをもちいたコミュニケーションのほかに、画像やデータの共有、ビデオ通話、タスク管理機能などが搭載されています。
ビジネスチャットはメールよりも大容量のデータが共有できるため、これまで郵送やFAXをしていた書類をビジネスチャットで簡単に送ることができ、書類の電子化に役立ちます。
また、稟議書や報告書をチャット上で共有するなど、業務での紙の使用を減らすこともできます。
インターネットFAX
インターネットFAXとは、その名のとおり、インターネット回線を利用してFAXを送れるサービスのことです。
PCで作成した書類を印刷することなく、データのままFAX送信できるため、取引先との関係でFAXを廃止できない場合におすすめです。
また、FAXを受信した際は、メールとして届き、内容もPDFファイルなどで閲覧できるため、紙を必要としません。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存できるサービスです。電子化した書類の共有・保存ツールとして大活躍します。
インターネット上にファイルを保存するため、災害などでオフィスが被害を受けても、データ消失の危険がありません。
また、利用状況に応じて容量を簡単に追加できるため、自社サーバーで保存するよりも柔軟かつ低コストで容量の追加が可能です。
オンラインストレージを選ぶ際には、インターネット上に保存することを加味して、セキュリティ対策が強固なものを選ぶのがおすすめです。
電子化・デジタル化の第一歩にセキュアSAMBA
電子化とデジタル化は、本来的な意味や段階に違いがあることをご説明しました。
デジタル化を進めるには、電子化は欠かせない要素です。デジタル化が進んでいない企業は、身近な書類の電子化からスタートしましょう。
電子化した書類の保存にはオンラインストレージのセキュアSAMBAがおすすめです。
8つのセキュリティ対策が標準搭載されているため、セキュリティが強固で安心です。
また、ローカルドライブと変わらない操作性なので、デジタルツールに慣れていない人でも簡単に使えます。
電子化・デジタル化の第一歩に、安全で簡単に使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
