仕事で相手とファイル共有をする際には、できるだけデータサイズを抑える、相手の環境でも正しく表示することができるなどのマナーや効率性が求められます。
相手と効率よくファイル共有をする際は、データをpdf化する場合が多いでしょう。
pdf化されたデータはどのようなシーンで使われているか、pdf化するメリットは何かを考えていきましょう。
pdf化とは
pdfとは、アメリカのアドビ社が開発したファイル形式で、「Portable Document Format」を略したものです。
pdf化とは、デジタルデータを、あたかも紙に印刷したときと同じような状態のまま、閲覧や編集、保存ができる形式にすることです。
例えるのであれば、pdf化は紙のデータを「電子の紙」にすることです。
これまでは、pdf化したデータにアクセスする際に、「Acrobat Reader（Adobe Reader）」というビューアーが必要でしたが、最近のWindowsやMacでは、標準機能でアクセスが可能です。
なぜpdf化するのか
データをpdf化する目的や理由について見ていきましょう。
データサイズの圧縮による業務効率化のため
データをpdf化する目的のひとつは、データサイズを小さくすることで、ファイル共有にかかる時間を短縮して、業務効率の向上を図るためです。
仮に、WordやExcelなどのOffice系文書ファイルであっても、画像を貼り付けていると、ファイルサイズが無駄に大きくなってしまうこともあります。
また、Officeソフトがないパソコンでは閲覧することすらできないこともあります。
ファイルをpdf化することで、画像の圧縮やフォントの変更が可能になり、ファイルサイズを小さくすることができます。
業務効率化のためには、ファイル共有やデータのバックアップにかかる時間を短縮すべく、pdf化によるデータサイズの軽量化は、ビジネスに欠かせないものとなっています。
ペーパーレス化のため
pdf化が必要な理由として、ペーパーレス化が挙げられます。
ペーパーレス化は、紙の消費量を削減することが目的です。
これまで、紙媒体で扱っていた情報はpdf化することで、電子媒体として扱えるようになります。
pdf化することで、紙の消費量を削減できるだけでなく、ペーパーレス化を推進する企業としての企業価値を上げることもできます。
多様な働き方に対応するため
pdf化の目的は、多様な働き方に対応するためでもあります。
リモートワークの普及により、オフィスへの出勤や対面で会議をしなくても、仕事ができるようになりました。
オンラインで情報共有をする際は、パソコンで作った資料だけではなく、リアルな写真や手書きのデザインが用いられることもあります。
非対面であっても、紙媒体の利便性を損なわない、もしくは、それ以上の利便性をもたらす資料の作成には、pdf化による情報の電子化は必要不可欠です。
コスト削減のため
pdf化が必要な理由として、コスト削減が挙げられます。
紙媒体の場合、情報共有には紙やインク代、郵送代のほか、保管スペースや情報共有のための時間というコストもかかっています。
pdf化することで、紙やインク、郵送費、保管スペースにかかるコストを削減できます。
また、業務効率が改善され、時間的コストの削減にもつながります。
したがって、pdf化することは業務に関わるトータルコストの削減のために必要になるのです。
pdf化される主なものとは
主にどのようなものが仕事でpdf化されているかを見ていきましょう。
契約書や申請書などの文書
契約書や申請書には、pdf化した文書が多く使われています。
契約書や申請書をpdf化することは、電子帳簿保存法で定められているため、法的にも扱うことが可能です。
長期にわたって保存されることが多い契約書や申請書は、コスト削減やペーパーレス化のためにも、pdf化は推奨されています。
カタログや説明書
カタログや説明書のpdf化が進んでいます。
カタログや説明書は、新しい商品やサービスのリリースのたびに、作成や内容の刷新をする必要があります。
pdf化することで、内容の作成、または書き換えをおこない、サーバ上にアップロードするだけで、カタログや説明書の作成作業が完了します。
実物を配布する必要もないため、時間や物理的コストを大幅に削減することができます。
また、更新の際には、ユーザーに告知するだけなので業務効率化にも貢献します。
パンフレットなど小冊子
商品案内や会社案内などのパンフレットにおいても、pdf化は活用されています。
紙のパンフレットやチラシは配布しやすい一方で、紙やインク、設置スペース、搬送費などのコストが多くかかります。
また、印刷部数の予想をつけにくく、頭を悩ませることもあります。
パンフレットなどの小冊子をpdf化することで、配布数の過不足やコストに無駄が発生しません。
新聞や電子書籍
紙媒体からpdf化されるされるものには、新聞や電子書籍があります。
pdf化された新聞や電子書籍は、紙媒体で読んでいたときと同じレイアウトで読むことができます。
また、必要な記事や雑誌の特集をスキャンしてpdf化することで、ひとつのファイルにまとめることもでき、情報の整理がしやすくなります。
pdf化のメリット
データをpdf化することで、どのようなメリットがあるかについて見ていきましょう。
デバイスやOSを問わず閲覧できる
pdf化の大きなメリットは、相手側の環境に関わらず、正しくファイルを開くことができる点です。
WordやExcelは、必ずしも誰もが使っているとは限りません。
ファイル共有をする相手が、異なるツールを使っている場合、表示が崩れたり、文字化けを起こしたりしてしまう場合があります。
データをpdf化することで、表示が崩れる、あるいは、文字化けを起こすという不具合を回避することができます。
pdf化されたデータは、スマートフォンやパソコンなどの端末、WindowsやMacのOSに関わらず、相手がどのような環境であっても、正しく閲覧することが可能なのです。
フォントの形状をそのまま表現できる
ツールをまたいで文書を作成すると、フォントが置き換わってしまうことがあります。
例えば、Wordで「A」というフォントを用いて文書を作成した場合、そこには「Aのフォントで書かれている」という情報しかありません。
別のツールでアクセスする際に、Aのフォントがない場合、ほかのフォントに置き換わってしまい、思ったとおりに表示ができないこともあります。
pdf化することで、「Aのフォントは、直線と曲線でこのように表示される書体」という、形状の情報も埋め込むことができます。
そのため、文書データをpdf化することは、フォント環境に左右されずに、正しく表示できるというメリットがあります。
ファイルサイズが小さい
相手とファイル共有をする際、大容量サイズのデータをメールに添付して、安易に送信することは、ビジネスマナーとしてあまり印象のよいものではありません。
ファイル送信サービスやオンラインストレージを使えば、大容量サイズのデータを扱いやすいとはいえ、できるだけデータサイズはコンパクトに抑えたいものです。
高画質な画像を貼り付けている、あるいは、画像の枚数が多い場合には、pdf化することで、ファイルサイズを小さくすることができます。
pdf化によって、ファイルサイズが小さくなり、素早くデータにアクセスできることも大きなメリットです。
ファイルをひとつにまとめられる
pdf化することのメリットは、複数のファイルをひとつにまとめられることです。
会議資料で、WordやExcel、PowerPointなど複数のソフトを用いた場合でも、pdf化することで、表示するソフトを切り替える必要がありません。
また、スキャニングやカメラで撮影した画像もpdf化することで、ひとつのファイルにまとめることができます。
pdf化したファイルを作成したあとで、ファイルの削除や順番の入れ替えが必要になった際にも、簡単な操作で編集することが可能です。
さらに、ページには通し番号を入れることもでき、わかりやすい資料を作ることもできます。
かさばる資料やファイルをpdf化して、ひとつにまとめることで、効率のよい資料作成や資料の階層化ができます。
印刷・圧縮の設定を細かく設定できる
pdf化することで、ファイルサイズを小さくすることができるのは、ツールが自動的に画像の解像度を調節するためです。
サイズを小さくしてそのまま印刷をおこなうと、画像が不鮮明に感じてしまうこともあります。
pdf化では、「画質は劣化してもとにかくサイズを抑えたい」、もしくは、「高品質印刷を維持したい」などの細かい設定が可能です。
使用目的によって、印刷品質やファイルの圧縮度を細かく設定できることも、pdf化のメリットです。
pdf化するメリットを活かして業務効率化につなげよう
普段、紙媒体で扱っているデータをpdf化することで、紙やインク代のほか、保管スペースなど、さまざまなコストを削減することができます。
ファイルの管理に悩んだら、「とりあえずpdf化する」という習慣を身につけることもよいでしょう。
pdf化のメリットを得るためにもpdf化したデータは、セキュアSAMBAのようなオンラインストレージに保管することをおすすめします。
オンラインストレージに保管しておくことで、場所や端末を問わずファイルにアクセスでき、複数人でスピーディーに共有することも可能です。
データのpdf化とオンラインストレージの活用で、さらなる業務効率化を目指しましょう。
