デジタル化や電子化を進めることは紙削減につながりますが、逆に言えば紙削減ができていなければデジタル化や電子化を進めることはできません。
また、紙に依存しているとコストがかかるだけでなく、作業効率の低下や情報セキュリティの観点でのリスクも高まります。
紙についてさまざまな視点から考え、それぞれの書類に合った紙削減のアイデアを導入していくことで、より多くの紙の削減が可能になります
紙削減はどのようにすれば可能になるか、紙削減の効果や具体的な紙削減のアイデアを解説します。
紙削減はできる？
会社で使用している紙を削減するには、紙の印刷の要不要を見極め不要な印刷を避けることや、印刷が必要なものについては、紙の使用が少なくて済む印刷方法を取り入れることで、紙削減はできるでしょう。
まずは今までの習慣などに囚われずに「本当に印刷が必要か」を考え、実は印刷が必要ないものに関しては、印刷をやめることが紙削減への近道です。
また、印刷の必要がある場合でも紙を削減させるアイデアがあるため、さまざまな方法で紙の削減は可能であると言えるでしょう。
そもそも紙文化が根付いていると、紙代や印刷代などの見えやすいコストのほかにも、郵送にかかる郵便代や書類の内容によっては印紙代、ファイリングや書類管理をしていくための人件費がコンスタントにかかってしまいます。
さまざまなデジタル化が進んでいるなかで、デジタル化ができる書類があるにも関わらず、すべての書類を紙として印刷するのは、コストや業務効率化などを考えたときに無駄の多い仕事の方法であるとも言えます。
紙を印刷するときにできる紙の削減方法だけでなく、紙を印刷しないで業務ができるような方法も同時に考えていくことが、紙の削減から会社の発展にとっても大切だと考えられるでしょう。
紙削減の効果
紙を削減しようと思ったときにまず思い浮かぶのが、コスト面でのメリットではないでしょうか。
コスト面でのメリットはもちろんですが、会社の発展にも紙の削減は効果を発揮すると考えられます。
会社の紙を削減する効果を考えていきましょう。
紙代・インク代・人件費などコスト削減
紙を削減するということは、そのまま紙代や印刷に関わるインク代のコスト削減が可能です。
ほかにも、紙の書類を先方に届ける場合にかかっていた郵便代、書類によっては印紙代、膨大な書類のファイリングや不要になった資料のシュレッダーなどに時間を割いていた分の人件費も、コスト削減ができると考えられます。
物理的な紙代だけでなく間接的に人件費の削減などにもつながるため、コスト削減は紙削減をする大きなメリットとなるでしょう。
紙の資料の保管場所がいらない
例として税務関係などの書類では、法律で7年間の保管が義務とされているものもあり、書類を保管するための棚やダンボール、保管専用の箱を置くスペースが膨大になりやすいです。
資料の保管場所がいらなくなれば、保管場所として使用していた場所をほかの用途に使用ができます。
紙の削減をするために書類をデータ化すれば、多くの保管場所が必要なくなり、空いたスペースを業務効率化などのために有効に活用できるメリットが考えられるでしょう。
業務効率化から生産性向上
紙を削減することは、取り扱う紙の枚数が少なくなることが考えられます。
枚数が減れば、ファイリングされている書類から必要な書類を探す時間が減り、そもそもファイリングにかける時間も少なくて済むでしょう。
また、紙削減の取り組みで書類を電子化すれば、書類を印刷やファイリング、膨大な書類の中から探す手間が一切なくなり、業務効率化が図れる可能性が高まります。
ひとつひとつの業務にかかる時間を減らし業務効率化が進めば、手が空いた時間に必要箇所へのブラッシュアップや新たな施策を打ち出すことも可能です。
業務効率化が図れるため会社全体の生産性向上へとつながる点は、紙削減の大きなメリットと言えるでしょう。
書類管理に関するリスク減少
紙削減の施策で電子化した書類は、社内ローカルフォルダやインターネット上のオンラインストレージなどに保管が可能です。
紙のままだとヒューマンエラーから紛失や劣化・破損などの危険性が高く、場合によっては情報漏洩などのトラブルへ発展することも考えられます。
ノートPCやタブレットで閲覧ができる電子化した書類は、万が一機器本体を紛失したとしてもパスワードをかけられるため他人が簡単に操作できません。
さらには書類や使用しているシステム自体にもパスワードをかけられるので、情報漏洩のリスクが低減する可能性が高まります。
また、データのバックアップを自動でおこなう機能がついているサービスもあるため、書類管理に関するリスクが大幅に減少すると考えられるでしょう。
出社が不要になる
紙削減の一環として書類を電子化すれば、他者とデータ自体のやりとりができるようになります。
また、過去の紙の書類も電子化することですべての情報をPCなどの機器上で閲覧でき、テレワークなどの働き方もできるようになると考えられます。
テレワーク促進が進めばそれにともない出社が不要になるため、通勤代などのコスト削減や従業員満足度も高まり、会社全体の活性化も期待できるでしょう。
働き方の多様化で選ばれる会社になる
紙の削減でテレワークが実現すれば、働き方の選択ができる会社となります。
国を挙げて働き方改革を進めているこの時代で、働き方の多様化が進んでいない、あるいは進める意識のない会社は、会社としてよい印象を受けづらくなると考えられます。
どのような会社でも従業員や顧客がいてこそ成り立つと考えられるため、紙削減で働き方の多様化が進めばよい印象を与えるきっかけになり、働き手や取引先などから選ばれる会社になる可能性が高まるでしょう。
紙削減のアイデア
紙の削減には、印刷が必要なものに対してのアイデアと、本来は印刷しなくてもよい書類に対してのアイデアがあります。
具体的な会社の紙削減のアイデアを考えていきましょう。
両面コピー・集約印刷を活用する
印刷が必要な紙へのアプローチとして、両面コピーや集約印刷を活用する方法があります。
何も対策なしに印刷をすれば、一枚の紙に対して「片面でひとつの情報のみの資料」ができあがります。
一方で両面コピーは、一枚の紙の裏表に情報が印刷でき、集約印刷にいたっては片面を2分割や4分割などして複数の情報が印刷できるため、場合によっては紙8枚必要だったところをたった1枚の印刷にすることも可能です。
両面印刷や、情報が小さくてもよいものは集約印刷を活用すれば、紙の削減が可能でしょう。
印刷ミスをなくす取り組み
印刷ミスをすれば、ミスした分の紙を無駄に消費していることになります。
プレビュー確認の徹底や他者と協力ができる環境ならばダブルチェック、雛形の作成や印刷前チェック項目の作成と徹底など、印刷ミスをなくす取り組みを取り入れることが効果的です。
また、印刷時にどれほどのコストがかかるかの周知も、印刷ミスへの意識改革へとつながると考えられるでしょう。
裏紙の積極的な利用
自分しか見ない印刷物や試し印刷などの場合には、裏紙の利用をするようにします。
印刷コストの削減はできませんが、紙削減の観点で言えば新しい紙を使うよりも使用枚数を減らせるのは明らかです。
状況に応じて裏紙の利用を促すのと、裏紙の保管場所をつくるなどして裏紙の利用が進むような環境を整えることで、紙の削減が可能でしょう。
PC上で見られる情報は印刷しない
印刷しているものの中に、実は印刷しなくてもよい書類があるかもしれません。
情報を読むだけ、データの確認をするだけなどのような印刷物は、習慣になっているから印刷している、紙のほうが読みやすい気がするから印刷しているなど、絶対に紙でないといけないわけではない場合があると考えられるのです。
PC上で完結させられる情報は、印刷しないようPC上で確認する方法に変えることが紙削減に対して効果的でしょう。
紙の書類・資料は電子化する
紙削減のもっとも有効な手段だと考えられるのが、書類や資料の電子化です。
社内の申請書や稟議書は専用のワークフローを使用したり、社内報は電子回覧に切り替えたりすることができるでしょう。
社外の取引先との書類としては、契約書・請求書・納品書などのやりとりが考えられますが、これらについても電子化は可能です。
取引などの書類を電子化する際の懸念点として、電子化するとハンコの押印ができなくなることが挙げられます。
しかし、法務省の「押印についてのQ&A」によれば、契約書類などにハンコがなくても法律違反にはならず、契約の効力に影響はでないと明記されているのです。
契約書類などについては取引先の意向を確認する必要はありますが、社内外問わず紙の書類や資料を電子化することは、紙削減の大きな効果を感じられる施策だと言えるでしょう。
紙の削減で電子化した書類を管理する際の注意点
紙削減の施策として電子化した書類は、2つのポイントに注意して、管理方法を明確にしてから運用することが大切となります。
まず、電子化した書類の保管場所についてです。
紙削減で電子化した書類をさまざまな場所で保管すると、どの書類がどこにあるのかわからない状態になりやすく、紙の削減はできても、業務内容に不便を感じる結果となりかねません。
次に保管義務のある書類には〈e-文書法〉と〈電子帳簿保存法〉という書類電子化についての法律があり、保管方法が法律で義務付けられている書類は法律に沿って管理する必要があるのです。
企業で関係のある書類としては、国税関係の帳簿、決算関係の帳簿、取引関係の書類などの国税に関係する書類が、保存方法の決まっている書類にあたります。
電子帳簿保存法は、該当書類を「電子データ保存」と「スキャナ保存」のいずれか定められた方法で管理することを認めた法律であり、さらに書類の内容によっては各省庁が以下の点について省令で定めていることがあるので、注意が必要です。
- 見読性：作成や保存をした書類が、明瞭に表示・印刷ができる
- 完全性：保存期間中に改変・削除されないこと、手を加えられたことの経緯が確認できること
- 機密性：外部から閲覧されないこと、書類の紛失や漏洩などが防止できる
- 検索性：目的の文書を必要なときすぐに探し出せること
これらの管理方法を求められたときに、対応できる方法で電子書類の管理をする必要があることを念頭に置いて、書類の管理方法を選ぶことが望ましいでしょう。
書類の電子化は大幅な紙の削減につながる
紙にすることの要不要を考え、印刷が必要な書類は印刷方法の改善や意識改革の促進をすること、印刷の必要がない紙の書類は、積極的に電子化を進めるのが紙削減に大切なことだとお伝えしました。
電子化できる書類の種類はさまざま考えられ、毎日の業務に関わるものや契約書類までをすべて電子化することができたら、とても大きな紙の削減につながるでしょう。
また、電子化した書類の管理方法は適切なものを選ぶ必要がありますが、オンラインストレージの「セキュアSAMBA」は、各省庁の省令で求められる方法での管理が可能で、かつ「データ保存」や「スキャナ保存」の方法での保存も可能です。
紙削減で書類の電子化をおこなう際には、管理方法にオンラインストレージを取り入れて、スムーズに電子化への移行と運用ができるようにしてください。
