デジタル化が進むなかで書類の運用方法にさまざまな選択肢がありますが、デジタル化がなされていない時代や状況では紙文化が主流になっています。
テレワークの導入を進める企業が多くなってきた中で、テレワークが進まない企業の課題として根強い紙文化が挙げられています。
紙文化が根強いと職場への出社が必要になるので、根強い紙文化の残っている企業ではテレワークが進まないと考えられるのです。
そもそもなぜ紙文化では出社が必要になるのかを考え、どのように進めれば紙文化をなくしテレワークが進められるかを考えていきましょう。
紙文化のせいでテレワークが進まない理由
働き方の多様化などでテレワークの促進が国をあげて進められている中、紙文化が根付いたままであるとテレワークが進まないと考えられます。
紙文化でテレワークが進まない理由として、紙文化は人の出社が必要になることがもっとも大きな要因だとあげられるのです。
そもそも紙文化とは、その名のとおり紙をベースにして業務を進めていく状態をさします。
一方で、厚労省のテレワーク総合ポータルサイトによればテレワークとは「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）」を活用し、働く時間や場所にとらわれず柔軟に働くことと定義されているのです。
また、テレワークの導入方法の中でもテレワークの業務の進め方について、文書の電子化は必要不可欠であるとも明記されています。
出社せずに業務を進めていける状態のテレワークと、出社が必要になる紙文化の特性を考えれば、根強い紙文化ではテレワークが進まないのは当たり前であると言えるでしょう。
紙文化でテレワークが進まない原因
紙文化が残っていると出社の必要がありテレワークが進まないと説明いたしました。
紙文化でテレワークが進まない原因について、考えてみましょう。
情報の共有がスピーディーにできない
紙文化であれば、直接紙でのやりとりが必要になるためテレワークなどの非対面での業務をする際に情報共有や受け渡しに時間が必要になってしまいます。
迅速な情報共有や受け渡しをするためには、髪ではなくデータでのやりとりが適しているので、紙文化で仕事を進めようとしてもテレワークでは無理が出てしまうのです。
紙文化であることは、デジタル化やIT化が進んでいないアナログな状態といも言えるので、デジタル化がされていることが前提として考えられているテレワークの実現が阻まれているのは当然ともいえるでしょう。
セキュリティへの懸念
紙文化が残ったままテレワークを考えると、重要書類やテレワーク時に必要な書類を会社の外部に持ち出す必要がでてきます。
紙を移動させるということは、紛失や盗難・破損の危険性を伴うことになり、場合によっては情報漏洩などの大きな問題に発展する可能性も考えられます。
そのため、重要書類の持ち出し禁止など、行動の制限せざるを得ない状況になる可能性が高まります。
セキュリティリスクにより書類が持ち出せない状態は、テレワークが進まない原因になると考えられるのです。
過去資料の閲覧ができない
業務を進めていくうえで、過去データの資料などが必要になる可能性があります。
紙文化のままではPC上で過去資料の閲覧ができないため、必然的に書類が保管されているところまで足を運ぶ必要がでてきます。
紙文化により過去資料の閲覧がその場でできないことは、テレワーク促進にならない原因となるでしょう。
ハンコ・同意サインなどのために出社が必要
業務ごとに取り扱う資料によっては、ハンコの押印や必要箇所の同意サインをもらわなくてはならない状況になる場合もあります。
紙文化でなければ、電子印鑑やハンコ押印なし、必要システム導入などの対応で業務を完結させられるため、出社の必要を少なくできますが、紙文化が根付いている状態は同時にハンコ文化も続いている場合が多く、ハンコやサインの文化は出社が必要な結果となるため、テレワーク促進の弊害になる可能性が高いでしょう。
紙文化をなくしてテレワークを促進させる方法
紙文化をなくし、そのうえでテレワークを促進させるためには、どのようなポイントに気をつければよいのでしょうか。
紙文化をなくすところから、テレワークを促進させる方法まで考えていきましょう。
書類を電子化させる
まず紙文化をなくすために必須であるのが、書類を電子化させていくことです。
書類の電子化の内容にはふたつの方法があり、ExcelやWordのような電子データのまま保存する方法と、紙書類をスキャンしてPDF化させたスキャナ保存があります。
国税などの政府の定めがある書類については、〈e-文書法〉と〈電子帳簿保存法〉の2種類で決められている法律にしたがって保管方法を検討する必要がでてきます。
書類の電子化に関連する法律を理解し、電子データで管理するのかスキャナ保存をするのか、適切な方法で進めていくようにしてください。
ハンコをなくすシステムを導入する
そもそも法務省は「押印についてのQ&A」の中で、契約書について「特段の定めがある場合をのぞいて、契約にあたって押印がなくても、契約自体の効力に影響はない」としています。
自社内だけでなく、外部とのやりとりの際にもハンコが必要ない書類も多いのです。
- 稟議や申請のワークフロー
- 電子印鑑
- 電子請求書サービス
など、物理的にハンコを押さなくてもよいシステムを導入し、ハンコ文化やサイン文化と同時に紙文化をなくす方法は、テレワーク促進のために有効な手段でしょう。
PC・タブレットや周辺機器を用意する
書類の電子化を促進させようとしたときには、必要な書類が作成できるソフトや、スキャンしてPDF化できる機器などの周辺機器や機能の用意が必要です。
また電子化した書類は、PCのローカルフォルダやインターネット上のオンラインストレージなどで書類の管理ができるようになります。
電子化されたデータを使用し、社員全員が滞りなく業務をおこなえるようにするためには、ひとりひとりにPCやタブレットなどを用意することが、よりいっそうのテレワーク促進につながるでしょう。
取引先の方針を確認する
外部との契約ややりとりが関係する書類については、こちらの判断のみで紙の書類を電子化することはできません。
取引先の方針を確認し、電子化した書類でのやりとりや押印の要不要などの方針を確認したうえで、紙文化をなくす準備を進めていきましょう。
紙文化をなくすことに消極的な取引先へも、ハンコがいらない明確な理由や電子化した際の具体的なやりとり方法などを教示できることで、電子化での取引が可能になるかもしれません。
テレワークを最大限すすめるためにも、取引先などへの提案の準備も怠らないようにしましょう。
電子化した書類の管理方法を検討する
紙文化をなくし電子化した書類は、管理方法を検討しておかないと資料のデータがバラバラになり、テレワーク時の業務がすすめづらくなる可能性があります。
電子化した書類の管理は、以下のポイントを参考に選ぶとよいでしょう。
- さまざまなデバイスからアクセスができる
- ネット上で管理できる
- バックアップ機能がある
- 操作に関するログが見られる
- 取引先などと資料を共有できる
これらの点を網羅している管理方法でおすすめなのが、オンラインストレージです。
テレワーク時でも安心して操作でき、書類の共有や編集などもスムーズにできる管理方法を検討するのが望ましいでしょう。
紙文化をなくしてテレワークを進めるにはセキュアSAMBA
テレワークを進めることは、コストの削減や働き方改革へとつながり、働き方の選択肢を広げることは、企業としての評価も高まり、さらに優秀な人材から選ばれるなど、企業としての発展に大きく関わることも考えられます。
紙文化が根付いていてテレワークが進められないからとテレワークの促進をあきらめるのではなく、紙文化をなくす方法を考えテレワークが促進できるような施策が大切でしょう。
また、テレワークを導入した際には自宅でスムーズに業務をおこなう必要があるため、書類の管理や共有はテレワークに向いている方法を導入するのが望ましいと考えられます。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、さまざまな場所で、たくさんの社員がテレワークをするときにも効率的に業務をおこないやすい機能が揃っています。
どんな場所からでも安全・効率的にテレワークができるように、セキュアSAMBAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
