メールに画像を添付する際には、マナーに配慮してメールを作成することが大切です。
メールの画像添付マナーを知らないと、先方の手間を増やしてしまったり、場合によってはトラブルを引き起こす可能性があったりと、良い印象を与えません。
メールに画像を添付するになぜマナーが必要なのかを理解し、画像添付の際にはマナーを考慮したメール作成ができるようにしましょう。
メールの画像添付マナーは必要？
メールに画像を添付する際には、マナーが必要だといえます。
マナーを知らないままメールに画像を添付すると、受信者に手間がかかることや、なんらかのトラブルに巻き込まれる可能性があるためです。
具体的な内容としては、以下のような状態があります。
- 画像が閲覧できない
- 相手のメールシステムが容量オーバーになり使用できなくなる
- ウイルス感染の可能性がある
- 情報漏えいの可能性がある
受信者は社内の人間だけでなく、社外の取引先顧客などの可能性もあります。
マナーのない画像添付で相手に手間がかかったりトラブルが起きたりすれば、好意的な心象をもたれないでしょう。
円滑な取り引きのためには細かい部分であっても、悪いイメージがつくことは避けたいところです。
メールへの画像添付は、マナーを理解し適切な内容でおこなうのが重要だといえるでしょう。
メールの画像添付マナーで意識したいこと
メールに画像添付する際のマナーで意識したいことを、考えていきましょう。
メールに画像添付してよいか聞く
企業によっては、セキュリティの観点や使用しているメールシステムの容量などの関係で、メールでの画像などのやりとりは好ましくないとしている場合があります。
いきなり画像添付したメールを送っても、受信者の企業がメールで画像のやりとりをおこなっていない場合、双方にとって無駄なやりとりが発生するだけです。
まずは先方へ「メールに画像添付してお送りしてもよろしいでしょうか？」と、伺うようにしましょう。
ファイルサイズは2MB程度に納める
「メールに添付するファイルサイズは2MBまで」などと、画像以外のファイル添付の際に聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。
画像添付の際もおなじで、一般的には2MB程度に抑えたほうがよいとされています。
2MB程度に納めるべきとされている理由は、容量が大きいファイルを添付すると相手のメールシステムを圧迫し、最悪の場合メールの送受信ができないなど、メールシステムをダウンさせてしまう可能性があるためです。
また、メールのやりとりにPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどを利用している人も多いです。
相手が使用しているデバイスの容量を圧迫しないためにも、ファイルサイズは2MB程度を目安にしましょう。
複数枚ある場合にはまとめる
添付したい画像が複数枚ある場合には、ZIPファイルにまとめて圧縮してから添付するのが望ましいです。
バラバラに添付されていると、ダウンロードを何回もおこなう必要があり、受信者にとって手間になります。
さらにZIPファイルにまとめて圧縮すれば、容量を抑えることも可能です。
- 共有画像があからさまに多い場合
- 関わるプロジェクトの内容が違う画像を一緒に送る場合
以上のような場合には、ZIPファイル内でもさらにフォルダを種類分けすると、受信者もわかりやすく管理のしやすさにもつながるでしょう。
セキュリティ対策について考慮する
画像をそのまま添付して送ると、誤送信した際には、無関係の相手に情報をそのまま晒すことになってしまいます。
また、偽アクセスポイントからメール情報を抜き出すという方法で、情報を盗もうとする手口もあり危険性があります。
セキュリティ対策を考慮せずに、画像を添付しメール送信することは、情報漏えいのリスクがあると考えられるのです。
メールで画像を添付するなら、せめてパスワードをつけたZIPファイルで送るなどは必要でしょう。
PPAPは無駄なセキュリティ対策だと理解する
PPAPとは、パスワード付ZIPファイルを送信して、解除パスワードをおなじメールアドレス宛に再度送る方法につけられた名称です。
このPPAPでは、ZIPファイルにパスワードをかけていても、セキュリティ対策として強度が弱く、情報漏えいの可能性があります。
誤送信をしてしまえば簡単にパスワード解除ができてしまうことや、メール内容を盗み取られたときに、セキュリティ対策として効力を発揮しないためです。
メールに画像を添付する際のマナーとして、PPAPではセキュリティ対策として脆弱だと理解するのが望ましいです。
ZIPファイルのパスワードを送る際には、パスワードはチャットを使用して送るなど、おなじメールアドレスを経由しない方法で共有しましょう。
そもそもメールで送るべきデータか考える
画像を共有する方法は、メールだけではありません。
画像はデータ容量が大きくなりがちなうえに、画質などにこだわる状態で画像を送らなければならない場合、容量を制限する必要があるメールでは不相応です。
オンラインストレージなど、画像などのファイルを共有するのにツールを使用すれば、セキュリティ対策や容量などの心配が限りなく少なくなり、メールでのマナーを配慮する必要もなくなります。
「画像はそもそもメールで送るべきなのか」と考えたときに、先方が「どうしてもメールで欲しい」としているわけでなければ、ほかの共有ツールを検討してみるのがよいかもしれません。
メールの画像添付はマナー以前にセキュリティに注意
メールのマナーとしてもセキュリティ対策に触れましたが、そもそもメールで画像添付して共有する以上、セキュリティ対策を考慮していても、ある一定以上のリスクに晒されるという事実は避けられません。
メールで画像添付するなら、ZIPファイルにパスワードを付けて送信するのがセキュリティ対策としてよく利用されています。
しかし、ZIPファイルのパスワードは、無料で解析できるツールが出回るほど、強度が高くないセキュリティ対策といえます。
また、ウイルス検知ツールなどは、パスワード付ZIPファイルの中までウイルスチェックができないものも多く、ウイルスなどが紛れ込んでいてもそのままスルーして受信者の手元に届く可能性もあります。
メールの画像添付は、マナー以前にセキュリティ対策として脆弱な部分が多いことを理解し、より強固なセキュリティ対策で安心して画像共有できるツールを導入すべきだといえるでしょう。
メールに画像添付するよりオンラインストレージ
メールに画像を添付する際には、メールの画像添付についてのマナーを意識することが双方にとって大切であるといえます。
そしてマナーを意識する以前に、情報共有という観点において強固なセキュリティ対策が必要だというポイントを理解しましょう。
セキュリティを意識すること自体もメールの画像添付マナーに含まれていると考えてもいいかもしれません。
メールというツールでは、セキュリティ対策に不安な点が残ることを念頭におき、画像共有が安全におこなえる方法を考えることが、もっとも大切だといえるのではないでしょうか。
メール以外の画像共有方法の中に、オンラインストレージを使用する方法があります。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、システムログイン時に二段階認証を導入し、フォルダごとに閲覧権限も設けられるため、強固なセキュリティ対策が可能です。
マルチデバイスにも対応しているため、外出先で写真などを共有したい場合でも、迅速に情報共有ができます。
画像の共有が迅速におこなえて、強固なセキュリティで安心できるツールを取り入れたいとお考えでしたら、無料から利用できるセキュアSAMBAの導入をぜひご検討ください。
