オフィス勤務からテレワークに移行すると、社員間のコミュニケーションのとり方や頻度に変化が起こります。
特に顔を見ておこなう会話の減少は、意思疎通に食い違いが生じる原因となったり、信頼関係の構築を難しく感じたりする原因となります。
テレワークにおけるコミュニケーションの問題を解決するためには、どのような工夫をすればよいのでしょうか。
実際にテレワークのコミュニケーションを工夫した事例から学び、考えてみましょう。
テレワークのコミュニケーションに工夫が必要な理由
そもそもなぜテレワークにおいてコミュニケーションの工夫が必要なのか、その理由からみていきましょう。
円滑な人間関係の維持のため
社員間の信頼関係を築くためには、なにげない会話を通じてお互いが自己開示をすることや、相手の状況をよく見て配慮することが必要だといわれています。
その多くは、顔をあわせて働くオフィス勤務なら少し意識すれば簡単にできることですが、テレワークとなると格段にハードルが上がります。
成りゆきまかせのコミュニケーションだけでは信頼関係を築くためのきっかけをつかむことが難しいため、テレワークにおいては工夫することが必要なのです。
生産性を低下させないため
テレワークに移行してから組織の一体感を感じる機会が減り、仕事や目標達成へのモチベーションが低下したという人もいるでしょう。
モチベーションが下がると生産性の低下にもつながるため、同じ目標に向かって頑張る仲間がいることを意識できる機会や、仕事を認め合う環境を作る必要があります。
これらの対策はすべてコミュニケーションを通じておこなうため、コミュニケーションの工夫が欠かせません。
従業員の孤立や不安解消のため
オフィス禁句からテレワークに移行したことで、物理的な距離だけではなく心理的な距離を感じるようになり、仕事の相談も気軽にできないほど孤立感を感じてしまったり、人間関係に不安を感じたりする場合もあります。
モチベーション低下や離職につながる前に社員が抱えるこれらの悩みに気づくためには、コミュニケーションが不可欠です。
さらに孤立や不安の解消には、相手を肯定する声かけなどコミュニケーションによるポジティブな環境づくりが必要となります。
テレワークでのコミュニケーションを工夫した事例
実際に企業や自治体がおこなった、テレワークでのコミュニケーションを工夫した事例を見ていきます。
多彩な事例の中から自社でも取り入れられるものを考えていきましょう。
円滑なやりとりのためにビジネスチャットを導入
ある町役場では、テレワーク推進にあたって、部署を超えたやりとりも含めた職員間のコミュニケーションの円滑化を目的に、ビジネスチャットを導入しました。
対面や口頭でおこなうコミュニケーションに近い感覚でやりとりができるだけでなく、日程調整や問い合わせへの回答にトークルームを利用することで、業務の効率化を図ることができたそうです。
ファイル共有にオンラインストレージを活用
エネルギー関連事業をおこなう会社では、営業が社外から資料にアクセスするために利用していたオンラインストレージを、テレワークのファイル共有にも活用しました。
PCに入っているエクスプローラーと同じ感覚で操作できるため、社員が慣れるまでに時間がかからず、メールに添付するなどの手間もないため効率的なファイル共有が可能になりました。
1on1とストレスチェックで社員をケア
テレワーク環境下において社員のメンタルケアを重視している企業は多く、ケミカル製品の製造販売をおこなっている会社では、ストレスチェックを実施して社員の心の健康の変化に注意を払っています。
また、情報通信業を営む会社では、テレワークで相手の様子がわからないために声をかけにくく、相談を抱え込んでしまう社員への対策として、月1回の1on1ミーティングを実施しました。
上司が業務の内容や進捗を把握したうえで、社員が過度なプレッシャーを感じないよう、評価のポイントを明確に伝えるようにしているそうです。
ポイント制度でモチベーションアップ
通信機器の販売などをおこなう会社では、テレワーク環境下のコミュニケーション活性化やモチベーション向上を目的として、社員同士が感謝のコメントとポイントを贈りあうことができる仕組みを導入しました。
感謝や尊敬を言葉にされることで、どのような仕事が周囲によろこばれるかに気づけるだけでなく、贈られたポイントが給与に反映されることで実際の収入アップにもつながります。
シスター制・5人組制で孤立を防止
電子部品製造業を営む会社では、テレワーク環境下でも社員同士の助け合いを継続するための制度を導入しました。
新入社員の人材育成に関する課題の解決策として専門アドバイザーをつける「シスター制度」を、一人で悩みを抱え込むことを防ぐために社員同士がフォローしあう「5人組制」を導入することで、テレワークにおいても信頼関係を構築できる風土の形成に取り組んでいます。
社長ラジオが社員の不安軽減に貢献
東京にある情報セキュリティ会社が、社員同士のコミュニケーションの希薄化を懸念して始めたユニークな取り組みが、社長ラジオです。
テレワークにより少なくなってしまった、気さくなコミュニケーションをおこなえる場として、社長が本音を話すオンラインラジオが活躍しています。
聞くだけでよいラジオは社員にとって参加の心理的ハードルが低いのがメリットで、ラジオのチャット欄ではリアルタイムで社員からの反応が寄せられるなど、社長と社員、社員と社員のつながりを感じる場となっており、自宅で一人で働くさみしさや不安を軽減するのに役立っています。
社員間のオンライン講座でつながりを構築
あるソフトウェア企業は、テレワークをおこなう社員のエンゲージメントを高めるために、オンラインラジオ体操や、社員が講師となるヨガやボクササイズのオンライン講座を企画しました。
社員同士がいっしょにリフレッシュできる場を設けることで、オフィスで仲間と働くことをモチベーションのひとつにしていた社員の孤独感をなくし、新たなつながりを構築することに成功しました。
テレワークのコミュニケーション工夫事例から考えるポイント
自社に合ったテレワークでのコミュニケーションの工夫を考える際は、次のようなポイントを意識するとよいでしょう。
気軽にやりとりできるツールを導入する
テレワーク環境下でコミュニケーションをとることにハードルを感じる理由のひとつに、ツールの使いにくさがあります。
また、対面で話すのと同じスピード、同じ文章の長さでやりとりができることは、コミュニケーションの円滑化を図るうえで重要なポイントです。
操作すること自体を面倒に感じてしまうようなツールでは、コミュニケーションの機会がますます減ってしまうため、操作が簡単で、かつ会話をするのと同じ感覚でやりとりできるようなツールを選ぶとよいでしょう。
顔を見て話す機会を設ける
会話をする際に重要な役割を果たしているのが、表情やボディランゲージなどの「非言語コミュニケーション」です。
メールやチャットなど文字でのコミュニケーションにやりにくさを感じる場合は、この非言語コミュニケーションができないことに違和感を感じているのかもしれません。
オンライン会議システムを活用し、相手の表情や声のトーンがわかる環境で話す機会を設けましょう。
双方向のやりとりを大切にする
情報共有や進捗報告などの際に、一方的な伝達のみで終わってしまうことが多いと、共有している側は「ちゃんと受け止めてくれているかな」と不安になったり、見ている側は小さな疑問を感じていても聞くきっかけをつかめなかったりする恐れがあります。
情報を共有してもらったときは返信や絵文字などのリアクションを返す、共有したときは「疑問点があれば気軽にご連絡ください」と受け入れ態勢を見せるなどを意識することで、双方向のやりとりを習慣化させることができます。
コミュニケーションマナーを統一し共有する
チャットや社内SNSでのやりとりを敬遠する社員がいる場合、仕事とプライベートの連絡の区別がついていないことや、砕けすぎた口調に違和感を感じているのかもしれません。
顧客や取引先を相手にする場合ほどの配慮は必要ありませんが、仕事仲間であっても一定のマナーを守ることは大切です。
わかりやすく簡潔な表現を心がける、業務時間外に返信が必要な連絡はしないなど、一定のルールを決めて共有するとよいでしょう。
テレワークのコミュニケーションの工夫事例を参考にしよう
テレワークのコミュニケーションの工夫事例を見てみると、それぞれの企業が社員のことを考えてさまざまな取り組みをおこなっていることがわかります。
社内ラジオやオンライン講座などの企画を考えることが難しい場合は、現在のコミュニケーションのとり方について課題をみつけるところから始めてみましょう。
容量の大きなデータの共有や、ファイル共有の利便性に課題を感じる場合は、国産オンラインストレージ「セキュアSAMBA」の導入がおすすめです。
使い慣れたエクスプローラーと同じ感覚で操作でき、ファイルを保存するのと同じ手順で簡単に共有ができます。
テレワーク環境下のコミュニケーションや情報共有の課題解決に、無料から使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
