取引先や社内ファイルを共有したい時、特に使われるのがオンラインストレージやクラウドストレージといった、ファイル共有サイトです。
メールでのファイル共有も可能ですが、大量に共有したいファイルが多い場合、サーバーに負担がかかります。
しかし、ファイル共有サイトを利用すれば、サーバーの心配はしなくても良くなり、ファイルの共有も簡単になるでしょう。
ファイル共有サイトの選び方やメリットについて説明します。
ファイルの共有にはどんな方法がある？
ファイルの共有には、どのような方法があるのでしょうか。
主に使用される4つのファイル共有方法について説明します。
メールに添付する
メールに添付し、ファイルを共有する方法があります。
メールへの添付は、容量の小さいファイルであれば簡単に相手に届けることも可能で、さらにメール文面で説明もできるので便利です。
しかし、容量が大きいファイルの場合一括で送信することは難しくなります。
また、Emotetやマルウェアなどのウイルスが多発している現代、メールにファイルを添付することは情報漏洩に繋がるリスクが高いです。
そのため、できる限りメールにファイルを添付することは控えた方が良いでしょう。
USBメモリに保存する
USBメモリにファイルを保存し、手渡しで渡すアナログな共有方法もあります。
容量の大きいUSBメモリを使用すれば、容量を気にすることもなく、パソコン自体も容量を減らすことが可能です。
しかし、USBメモリはパソコンよりも情報漏洩のリスクが高いと言われており、初期化だけでは完璧なデータ削除とはなりません。
コンパクトなので郵送にも向いていますが、情報漏洩のリスクが最も高い方法になるため、USBメモリを利用しての共有はやめた方が良いです。
ファイル転送サービスを利用する
ファイル転送サービスとは、外部のサーバーにファイルを一時的に保管し、保管した場所のURLをメールなどで相手に知らせることで、ファイルを共有する方法です。
受信側は、記載されたURLを確認し、保管されたファイルをダウンロードすることで中身を確認することができます。
たとえば、動画などといった容量の大きいファイルでも保存ができ、パスワードをかけることでセキュリティ面を保つことも可能です。
しかし、結局は外部のサーバーにデータを預けることになっているため、情報漏洩のリスクを下げることはできません。
また、URLやダウンロードするためのパスワードが記載されたメールが漏洩すれば、誰でも簡単に閲覧可能になってしまいます。
このことからも、ファイル転送サービスを活用しての重要なファイルの共有は、控えた方が良いことがわかります。
ファイル共有サイトを利用する
オンラインストレージなどのファイル共有サイトを利用し、ファイルを共有する方法が最も安全です。
ファイル共有サイトは基本的にどのサービスでもセキュリティが高く、アクセスが許可された人のみが閲覧可能となります。
そのため、仮に第三者が閲覧しようと悪意のある攻撃をしたとしても権限がないユーザーは中身を確認することができません。
また、情報漏洩の恐れがあるメールを使わずにファイル共有ができるので、誰もが安全に使用することができるでしょう。
ファイル共有サイトとは一体なに？
ファイル共有サイトとは、取引先などのユーザーとファイルを共有するためのサイトです。
その中でも、多く使用されてるのがクラウドストレージやオンラインストレージ上にファイルをアップロードし、ユーザー間で共有する方法です。
細かい機能はサービスごとに異なりますが、どのオンラインストレージでも共通して言えることが、他の方法よりもセキュリティ面が安心できるということでしょう。
IT化やテレワークが進む中で、オンラインストレージなどのファイル共有サイトを利用して、ファイルを共有することが増えてきており、利用する機会も多くなっています。
なぜファイル共有サイトは増えてきた？
これまで、ファイルの共有に使用されていたメインツールはメールでした。
しかし、メールは大量にファイルを添付するとサーバーがパンクし、負担がかかります。
また、USBメモリなどの外部記憶媒体を使用しての共有は、情報漏洩に繋がるリスクが非常に高く推奨できません。
一方、ファイル共有サイトを利用すれば、契約したサーバー上にファイルを保管することになるので、外部に預けるわけではなく、安心してファイルの共有が可能となります。
メールのように容量を気にする必要もなく、アクセス権限を自由に設定することで誰が中身を確認できるのかの管理も可能です。
情報漏洩による企業のブランドイメージの低下が近年増えてきており、情報漏洩はできる限り抑えたい事柄のはずです。
そのため、安心して共有ができ、限られた人だけが閲覧できるファイル共有サイトが注目を浴び、利用する人が増えてきました。
ファイル共有サイトでは何ができる？
ファイル共有サイトでは、どのようなことができるのでしょうか。
ファイル共有サイトでできることを、具体的に5つ紹介します。
ファイルを共有する
まず、ファイル共有サイトでできることは、ファイルを共有することです。
ファイル共有サイトでは、サーバー上にファイルを保管することで、権限が許された人のみが閲覧が可能になります。
バックアップができる
ファイル共有サイトでは、ファイルのバックアップもできます。
ほとんどの場合、ファイルの保管だけではなく自動バックアップの機能も搭載されているでしょう。
また、サービスによっては、複数保管してくれる機能も備わっており、データがなくなった場合も安心して復元することが可能です。
ユーザーごとに権限の設定ができる
ファイル共有サイトでは、ユーザーごとに権限の設定が可能なので、許された人のみがアクセスすることができます。
そのため、ファイルごとに共有できる人の設定も可能です。
権限がないユーザーは閲覧することはできないので、ほかの人に見られる心配もなく、情報漏洩のリスクも下げることができます。
一元管理ができる
ファイル共有サイトさえあれば管理ができるため、プロジェクトやチームでの仕事の内容を一元管理することができます。
ファイル共有サイトを利用することで、それぞれの進捗を確認することも可能ですし、多元的に管理することがなくなるため手間も省けます。
サービスによっては、さらに管理のしやすい機能を搭載しているところもあるので、ビジネスにおける利点が多いとも言えるでしょう。
共同作業ができる
ファイル共有サイトは、インターネット上のサーバーにファイルをアップロードすることでファイルを保管するため、全員が同じ場所で作業ができます。
一人ひとりのデスクトップに保管されたファイルだと、版が異なることで全く違う作業になりがちです。
しかし、ファイル共有サイトは全員が同じファイルに触れることで、同一の作業をおこなうことができます。
ファイル共有サイトのメリットとは？
ファイル共有サイトを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ファイル共有サイトの主な3つのメリットについて説明します。
業務の効率化
業務の効率化を上げることが可能です。
ファイル共有サービスを利用することで、メールで添付するときのような手間を省くことも可能ですし、全員が同じファイルを確認することができます。
また、情報漏洩のリスクも下がるので、セキュリティ面を考える手間も省けます。
たとえばテレワークの人も、ファイル共有サイトがあればファイルの作業が可能でしょう。
もしも会社の専用サーバーであれば、テレワークの人は作業することができなくなります。
そういった点で考えても、効率よく働くことが可能なところが、ファイル共有サイトのメリットと言えるでしょう。
コスパが良い
ファイル共有サイトは数多く存在しますが、そのほとんどが月額などの低価格での提供です。
費用を抑えて運用することが可能なので、コスパ良く利用することができるでしょう。
また、セキュリティ面も高いため、低費用で安全に管理ができる点はメリットだと言えます。
セキュリティ面の向上
ファイル共有サイトの多くは、セキュリティ面が高いと言われています。
なぜなら、ファイル共有サイトはサーバー上にファイルを保管するため、セキュリティ面が高いことが前提だからです。
そのため、情報漏洩のリスクは非常に低く、さらにアクセス権限をユーザーごとに設定することで、徹底した管理が可能になります。
こういったセキュリティ面が向上することも、ファイル共有サイトのメリットだと言えるでしょう。
ファイル共有ができるオンラインストレージを選ぶポイント
ファイル共有ができるオンラインストレージなどのファイル共有サイトを選ぶ際、どのようなポイントを抑えておくべきでしょうか。
オンラインストレージを選ぶ際に、必ず重視した方が良いポイントを確認していきましょう。
保存可能容量
保存可能容量について確認しましょう。
折角利用していたとしても、すぐに容量がオーバーしてしまうと、使いにくくコスパが悪いです。
社内で共有したり取引先と共有する場合も、ほとんどの場合ファイルの量は今後増えると考えても良いでしょう。
いざファイルが増えたとき、使えなくなる可能性が高いともったいないです。
そのため、容量が十分にあるオンラインストレージを選ぶようにしてください。
価格
オンラインストレージの価格について、確認しましょう。
特に、価格において確認するべきポイントは3つあります。
- 導入前に体験できる無料プランがある
- 初期費用の確認
- 月額でいくらか
操作性や使い心地を確認するためにも、無料プランがあるサービスを選びましょう。
また、初期費用があまりにも高いとコスパが悪いこともあります。
導入した場合どの程度の人が使うのかなど、人数や容量と相談し、丁度良い価格帯のオンラインストレージを選ぶようにしましょう。
操作性
オンラインストレージは、導入すると毎日のように使うことになります。
そのため、シンプルで直感的に理解しやすいオンラインストレージを利用しましょう。
そういった操作性を確認するためにも、無料プランのあるオンラインストレージをいくつか体験し、決め手にすることも大切です。
セキュリティ
ほとんどのオンラインストレージは、セキュリティ面が高いと考えても大丈夫です。
しかし、具体的に確認するべきポイントについては確認しておきましょう。
- ユーザーごとにアクセス権限の設定が可能
- アクセス可能なIPアドレスの設定が可能
- 通信情報を暗号化している
- セキュリティ資格を取得している
これらを網羅しているオンラインストレージは、セキュリティ面が高いサービスと考えて良いでしょう。
ファイル共有にオンラインストレージのセキュアSAMBA
ファイル共有をする際は、メールなどの情報漏洩リスクの高いツールを使うのはやめて、オンラインストレージを利用するようにしましょう。
オンラインストレージは、ユーザーごとにアクセスの権限が設定可能であることが多く、見られたくない人にファイルを見られる恐れはありません。
セキュリティ面を上げるだけではなく、管理もしやすいと言った面で、業務の効率化を向上させることもできるでしょう。
オンラインストレージの導入を考えている場合は、国産のオンラインストレージである「セキュアSAMBA」をお試しください。
セキュアSAMBAは無料で使えるので操作性の確認もできますし、安心してデータを保管することが可能です。
