出先で業務上の重要ファイルが入ったUSBメモリを紛失し、大きなトラブルや情報漏えいを引き起こしてしまうという事例を見たことがある方も多いでしょう。
セキュリティリスクがあるだけでなく、取扱いによって企業の信頼を失墜させるかもしれないUSBメモリの使用を禁止する会社も出てきています。
会社でUSBメモリを禁止した後はどのような代替手段でファイルのやり取りをすればよいのでしょうか。
USBメモリの代替案や代替ツールの選び方を考えていきましょう。
USBメモリを会社で禁止した方が良い理由
USBメモリを会社で禁止した方が良いのは、様々なセキュリティリスクがあるからです。
どのようなセキュリティリスクがあるから会社でのUSBメモリの使用を控えたほうがいいかを確認していきましょう。
紛失しやすい
小型のUSBメモリは持ち運びしやすいというメリットがありますが、一方で非常に紛失しやすいものです。
通勤中、営業中などにUSBメモリを持ち歩いていると、どこで落としてしまうか分かりません。
また、保管しているとしても見つからない、紛失してしまったというリスクが高いともいえます。
紛失したUSBメモリを拾われてしまえば、中のデータが丸ごと悪用されてしまうリスクもあります。
USBメモリは手元になければアクセスや利用ができないため、紛失に気がづいても対処ができない恐れもあります。
情報漏洩リスクがある
USBメモリにデータをコピーするのは簡単です。
これはメリットでもあり、デメリットでもあります。
USBメモリが許可されている会社で、情報を盗むのはたやすいことです。
また、持ち帰り仕事をするためにデータをUSBメモリに写す従業員もいるでしょう。
しかし、家のパソコンは会社のパソコンほど安全な通信手段を持っていないかもしれません。
このようなパソコンの中でUSBメモリのデータを扱っていれば、情報が漏洩してしまう危険性があります。
コンピューターウィルスを媒介する恐れがある
コンピューターウィルス感染したパソコンにUSBメモリを挿入すれば、USBメモリにもウィルスが感染してしまいます。
例えば、家のパソコンが悪意のあるウィルスに感染していたとしましょう。
持ち帰り仕事でこのパソコンにUSBメモリを挿入すると、USBメモリもウィルスに感染します。
このUSBメモリを会社に持ち込めば、会社のパソコンがウィルスに汚染されてしまうでしょう。
USBメモリはウィルスを媒介する存在にもなりえるので、安易な使用はリスクを広げてしまっている可能性もあると考えておく必要があるでしょう。
会社でUSBメモリを禁止したら代替ツールが必要
USBメモリを会社で使用禁止にすべき理由は、簡単にまとめると使用すること自体のリスクが高いということですが、USBメモリでのデータ移動が主流だった職場でいきなりUSBメモリを禁止すると、今までの業務が回らなくなるかもしれません。
また、仕事をする中でデータの共有、移動ができるツールは情報共有が重要な業務においては、欠かせないものになっているのではないでしょうか。
しかし、USBメモリの使用を禁止しただけではリスク回避をしただけで仕事がしにくくなってしまいます。
仕事がこれまでのように進められなくなると、職場の規則よりも業務優先と考えて、隠れてUSBメモリを使用する従業員が出てくる可能性もあるでしょう。
USBメモリを禁止する前に、まずデータの共有、移動ができる代替ツールや代替案を示すのが重要です。
会社でUSBメモリの使用を禁止する場合は、なぜUSBメモリを使うべきでないのかをしっかりと説明したうえで、USB禁止後の代替案や代替ツールを使用したオペレーションを構築する必要があるでしょう。
USBメモリを禁止する場合の代替ツールとデータ共有方法
USBメモリを禁止する場合、データ共有・移動に使える代替ツールを用意する必要があります。
USBメモリの代替となるそれぞれのツールの特徴とデータ共有方法をご紹介します。
USBデータリンクケーブル
USBデータリンクケーブルは、2台のパソコン間でデータをコピーできるツールです。
手軽かつ高速で大量データの受け渡しが可能なのが特徴です。
パソコン同士をUSBデータリンクケーブルでつなぎ、あとはファイルをドラッグ&ドロップするだけでデータを共有できます。
ただしケーブルによっては、繋げるUSBの形状や対応OSに制限がある場合があります。
製品選びの際に自社のパソコンで使えるか、よく確認してください。
ファイルサーバー
ネットワーク上にファイルサーバーを立ち上げ、データを共有する方法です。
サーバーに社内のパソコンがアクセスすることで、データをやり取りできます。
社内ネットワークの中でサーバーを立ち上げれば、設定は自由にできます。
アクセスを制限したり、ファイル環境を自社に合ったものにカスタマイズしたり、柔軟に運用できるのがメリットです。
一方で管理が難しく、人的コストがかかる方法でもあります。
適切な運用に失敗すれば、かえってデータの安全性を損なってしまうリスクもあります。
データ転送サービス
データ転送サービスは、インターネット上の特定の場所にデータを置いておけるサービスです。
データを共有したい場合は、このデータ置き場のURLを共有します。
データ転送サービスは、大容量のデータ受け渡しなどにも向いています。
ただし、一度共有した後はアクセス権限の変更などが難しいというデメリットがあります。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、インターネット上のデータ保管庫です。
この保管庫にアクセスできるURLを知らせあうことで、データを共有する仕組みです。
導入に際してはサービス元に任せてプランを選ぶだけ、操作にも特別な知識はいりません。
インターネット上にデータを置いておくという点では、オンラインストレージはファイル転送サービスと似ています。
ファイル転送サービスはデータの保管場所がその都度代わりますが、オンラインストレージでの保管場所は1カ所に固定されているという違いがあります。
また、オンラインストレージの場合は共有後のアクセス権限変更なども可能です。
USBメモリの代替ツール選びのポイント
USBメモリの代替ツールにはいろいろなものがあります。
では、実際にどのツールを導入すればよいのでしょうか。
USBメモリの代替ツール選びのポイントを紹介します。
セキュリティ機能をしっかり比較する
代替ツールを探すのは、USBメモリのセキュリティリスクを回避するためでした。
だからこそ代替ツールのセキュリティ機能をしっかり比較することは大変重要です。
同じツールの中でのセキュリティ機能を調べるのも大事です。
例えば、オンラインストレージを提供する会社には様々なところがあります。
オンラインストレージを代替ツールに決めたとしたら、次はどの提供会社のセキュリティ機能が高いのかを比較検討する必要があるのです。
操作しやすいものを選ぶ
USBメモリの代替ツールを選ぶ際には、できるだけ操作しやすいものを選択しましょう。
操作しづらいもの、専門的な知識がないと利用できないものは従業員に負担がかかります。
高度な操作が要求されるツールを導入すれば、分かりにくいという理由から密かにUSBメモリを使おうとする従業員も出てくるかもしれません。
USBメモリの手軽さに負けない利便性の高いものが代替ツールに適しています。
ランニングコストを考える
代替ツール選びには、ランニングコストを考慮することも忘れないでください。
ずっと使い続けるツールだからこそ、予算確保が難しいようなものを選べば後で苦労します。
なお、コスト削減という面から考えれば無料のクラウドストレージやデータ転送サービスは非常に魅力的です。
しかし、セキュリティを重視したいならセキュリティ機能が少ない無料ツールを利用すべきではありません。
会社向けの有料サービスは、取り扱えるデータ量が多く、セキュリティ機能も豊富です。
無料ツールの使いまわしではなく、会社向けの有料サービス導入を検討しましょう。
USBメモリを禁止し代替ツールに移行する際に注意したいこと
USBメモリの代替ツールが決定したからといって、情報漏洩やウィルス感染のリスクがゼロになったわけではありません。
USBメモリだけでなく、どんな代替ツールにもセキュリティリスクはあります。
USBメモリ以外のツールを使ったから安心と、気を緩めてしまうのは危険です。
従業員全体でデータ管理の重要性、ツールごとの情報漏洩パターンなどを共有することが大事です。
どのような方法であっても使用者の意識や適切な使い方をしなければセキュリティリスクは高くなってしまいます。
情報セキュリティ対策や情報セキュリティに対する意識を高めるなど、代替ツールやサービスの利用だけでなく知識やリテラシーの向上につながる取り組みも進める必要があるでしょう。
会社でUSBメモリを禁止するなら代替にオンラインストレージ
会社でUSBメモリを禁止するなら代替ツールを導入する必要があります。
USBデータリンクケーブル、ファイルサーバー、データ転送サービスなど代替ツールには、様々な候補があります。
その中でもオンラインストレージは、導入や操作が簡単でUSBメモリの代替ツールとして優れています。
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