相手に画像ファイルを送りたいとき、最も一般的に使われる方法がメール添付です。
しかし、ときにはメールの送信や受信がうまくいかず、1つの画像のやり取りに相当な時間と労力が必要になることがあります。
スピードを重視したいビジネスでは悩ましい問題ですが、実は画像ファイルに少し変更を加えたりツールを上手に活用したりすることで、簡単に解決できることが多くあります。
メールで画像が送れない原因と問題解決のための対処法、メールにこだわらないファイル共有方法について確認していきましょう。
メールで画像が送れないときに考えられる原因
メールで画像が送信できないときに考えられる主な原因をまずは確認していきましょう。
送受信可能なメール容量を超えている
メールサーバーにはそれぞれ送受信可能なメール容量が設定されているため、送信しようとするメールがその容量の上限を超えている可能性が考えられます。
特に大きなサイズの画像を複数添付した場合には、メールの容量がどのくらいの大きさになっているか確認が必要です。
送信側と受信側ではメール容量の設定が異なることがあり、送信側の容量の上限に比べ、受信側が受信できる容量が小さいこともあります。
送信したい画像ファイルの容量が大きいときには、あらかじめ受信側と送信方法を相談しておくとよいでしょう。
受信側のメールボックスの容量に空きがない
受信側のメールボックスの容量がいっぱいになっていて、送られてきたメールを受け取るだけの空きスペースが残されていないというケースがあります。
容量の大きいメールは、たった1つのメールでも受信側のメールボックスを大きく圧迫することがあると知っておく必要があります。
無事送信できた場合も、実は受信側のメールボックスの大きな場所を占めていて、知らず知らずのうちに迷惑をかけている可能性も考えられます。
容量の大きい画像ファイルを添付したメールを送る際は注意しておきましょう。
迷惑メールフォルダに振り分けられている
送信したメールが自動的に迷惑メールフォルダに入ってしまい、受信側に気づいてもらえていないというケースがあります。
初めてメールのやり取りをする場合には盲点になりやすいポイントです。
受信側からメールが届いていないという連絡が入ったときには、迷惑メールフォルダを確認するようお願いしてみましょう。
通信速度が遅い
インターネット環境の不備や速度制限などの理由で通信速度が遅いと、容量の大きいメールがうまく受信されないことがあります。
送信側として気をつけたいのは、容量の大きすぎるメールを送ると、受信側が外出先でモバイル端末からファイルを開いたとき、通信量の上限を超える可能性があることです。
通信量の上限をオーバーして速度制限がかかると、モバイル通信では非常に不便な状況が続きます。
特に受信側がスマートフォンなどでメールを開く可能性があるときには、容量の大きい画像ファイルを添付するのは避けたいものです。
メールで画像が送れないときの対処法
画像ファイルを添付したメールを相手に送ることができないとき、どのように対処すればよいでしょうか。
メールで画像が送れないときに試したい対処方法を見ていきましょう。
添付ファイルを圧縮する
添付した画像ファイルの容量が大きいことが原因になっている場合は、添付ファイルのzipファイルへの圧縮を試みましょう。
特に複数ファイルを添付しようとしているときには、1つのzipファイルにまとめることで、相手が画像をローカルフォルダに保存する際に何度も操作を繰り返す必要がなくなり親切です。
しかし、受信側がセキュリティの観点からzipファイルを受信しないことを企業ポリシーに定めている場合があるため、この方法は選択できないこともあります。
画像ファイルの形式を変更する
画像ファイルの形式をできるだけ容量の小さいものに変換することでも、メールの容量を小さくすることが可能です。
画像の用途に支障がなければ、BMP形式など比較的容量の大きな形式からJPEGなど比較的容量の小さな形式に変換してからメールに添付し、送信を試みましょう。
画像サイズを小さくする
画像のサイズを縮小し、メールの容量を小さくする方法もあります。
大きすぎるサイズの画像は、送受信の失敗の原因になるだけでなく、受信できても開くのに時間がかかるなど扱いにくいものです。
画像を印刷物に利用する場合などは解像度に留意する必要がありますが、例えばパソコンやスマートフォンで画像を表示し内容を確認できれば十分という場合などには、不必要に大きなサイズの画像を添付しないことが大切です。
メール以外の方法で送信する
そもそもメールを使わなければ容量を気にすることなく画像を送ることができます。
特に、ファイルを圧縮しても許容できる大きさまで容量が小さくならないときや、画像のファイル形式やサイズ変更が行えないときには、メール以外の送信方法を検討しましょう。
画像を送れない原因がメール容量ではなく、受信側に要因がある可能性もあります。
メールボックスの容量の確認や迷惑メールフォルダの中身のチェックなどを受信側に依頼するとなると、やり取りが煩雑になります。
メール以外の方法を取り入れることで、煩雑なコミュニケーションによるストレスもなくすことができます。
メール以外のツールを使って画像を送る方法
メール以外のツールを使った画像の送り方について紹介します。
メールは手軽な情報共有ツールですが、画像ファイルの送受信においてはさまざまな制限があります。
メールで画像が送れないのであれば、メール以外のツールで画像を送る方法にするのもいいかもしれません。
大容量ファイル送信サービスを利用する
大容量ファイル送信サービスは、専用のWebサイトに画像ファイルをアップロードし、それを相手にダウンロードしてもらうことで、データの受け渡しを可能にするサービスです。
大容量ファイル送信サービスを使えば、大きな容量の画像でも確実に相手に共有することができます。
登録不要の無料で使えるサービスがあることもメリットです。
しかし、セキュリティの観点から、漏出してはいけない大切な情報のやり取りには無料のサービスは適さないと考えられます。
また、ダウンロードには期限が設けられていることが多く、相手に期限内にサイトにアクセスしてデータを入手してもらわなければならない一方、ダウンロード期限を長く設定するとセキュリティ上のリスクが心配されるという点もデメリットです。
チャットサービスから画像を送信する
ビジネス用のチャットサービスを導入している場合、チャットのファイル共有機能を用いて画像ファイルを送ることができます。
無料で簡単にアカウントを作成できる点や、メッセージのやり取りをタイムリーに行える点が魅力です。
メールに比べて大容量のファイルを保管できますが、無料で使えるプランでは一定の制限がかかることもあるため、容量を増やすには有料プランへの切り替えが必要です。
ファイル共有を主として使用したい場合は、オンラインストレージがより適していると言えるでしょう。
オンラインストレージでファイルを共有する
オンラインストレージは、インターネット環境さえあれば時間や場所、端末を選ばず、ファイルの共有や閲覧ができるサービスです。
ファイル共有を主目的とする場合、最も適したツールであると言えます。
セキュリティレベルの高いサービスを利用するには費用がかかるため、やり取りする情報の重要性に応じて検討するとよいでしょう。
オンラインストレージのサービスには、導入実績やユーザー数などに違いがあるので、料金と合わせて比較し、自社に最も合ったサービスを選択することが大切です。
メールで画像が送れないならオンラインストレージ
メールで画像を送れないときには、添付する画像ファイルの容量を小さくすることで対応できることがあります。
しかし、オンラインストレージを使えば、さらに簡単にストレスなくファイルの共有が行えます。
「セキュアSAMBA」は高度なセキュリティ対策やユーザー数無制限などの特長が評価され、4,000社以上に選ばれた法人向けオンラインストレージです。
特に大容量の画像ファイルの共有には、メールではなく無料から使えるセキュアSAMBAをお試しください。
