メールはビジネスに欠かせないツールとなっていますが、人的ミスやサイバー攻撃の多くは、ファイルを添付したメールが要因であるケースが多く見られます。
また、サイズの大きなワードファイルをメールで送ることは、相手の負担になる場合や環境によっては開けない場合もあります。
ワードをメールに添付して送ることは、果たして最適な方法であるのかについて考えてみましょう。
ワードをメールに添付して送るリスクや注意点、できる限りリスクを抑えて送る方法や、ワードをメールで送る以外に考えられる最適な方法についても解説します。
ワードをメール添付で送るのは最適な方法なのか
はじめに、「ワードファイルをメールに添付して送ることは最適なのか」に対する答えは、「最適ではない」です。
メールはビジネスにおけるコミュニケーションツールとして、現在もよく用いられていますし、文書を作成するツールといえば、ワードを頭に思い浮かべる人も多いはずです。
このことから文書を相手と共有する際に、この「メール」と「ワード」を用いることは、一般的といえるでしょう。
しかし、「よく使っている方法」と「最適な方法」は必ずしもイコールではありません。
ワードファイルをメールに添付して送ることが、なぜ最適ではないかという理由を確認していきましょう。
セキュリティソフトによってブロックされてしまうから
Emotetなどのマルウェア対策のセキュリティ機能によっては、圧縮したワードファイルを添付したメールはブロックされてしまうため、ワードファイルをメールで送ることができないケースがあります。
これまでも、マルウェア攻撃による多くの被害事例が報告され、ワードファイルを添付したメールの取り扱いに慎重になる企業は多いことでしょう。
企業によっては、暗号化したzipファイルを添付したメールに対して、送受信拒否を明らかにしている事例も見られます。
社会全体がメールへのファイル添付に敏感になる中で、圧縮したワードファイルを添付したメールを無遠慮に送ってくる相手に対しては、セキュリティ意識の低さを疑われかねません。
これらのことからも、ワードファイルを添付したメールを送ることは、必ずしも最適ではないことがわかります。
メールは大容量ファイルを送ることができないから
メールに添付できるファイルサイズは、2MB程度が目安とされています。
テキストのみのワードファイルであれば、メールに添付することに支障はありませんが、画像を貼るなどしてファイルサイズが大きくなると送信エラーが起こります。
かといって、ファイルサイズを圧縮して添付すると、セキュリティソフトによってブロックされてしまう可能性があります。
また、ファイルを分割して複数回に分けて送ることは、手間も時間もかかり非効率です。
相手にとっても、仕事中に何度もメールの受信通知がくることは、集中力を妨げる原因になりかねません。
したがって、ワードファイルをメールに添付することは、ワードファイルを相手と共有したい際に最適な方法ではないと考えることができます。
ワードをメール添付で送るリスク
ワードをメール添付で送ると、どのようなリスクが考えられるかを確認していきましょう。
容量制限により送信エラーになる
メールでは、添付できるデータサイズに制限が設けられており、ワードをメール添付する場合には、データサイズを2MB程度に抑える必要があります。
例えば、ワードファイルに高画質な画像を貼り付けている、複数のワードファイルを添付している場合は、容量制限により送信エラーになります。
送信エラーになることで、メール添付できる容量に収めようと、ワードファイルのサイズを調整する、送りたかった画像の解像度を下げるなど、余計な手間や時間がかかってしまいます。
そのため、生産性が低下したり、時間の有効活用ができなかったりというリスクが生じてしまいます。
セキュリティソフトによりブロックされる
データサイズが大きいことで、ワードをメールに添付できない場合に、圧縮してzipファイルとして送る方法はよく知られています。
しかし、サイバー攻撃の多くがメールを侵入経路として悪用することが多いため、圧縮したワードファイルをブロックするための、セキュリティソフトを導入する企業が増えています。
圧縮されたワードファイルが、セキュリティソフトによってブロックされた場合、メールが送信済みとなっていても、相手には届いていない可能性もあります。
ワードをメール添付する場合には、「送信した」「届いていない」という、送受信のトラブルを引き起こすリスクがあることを意識しましょう。
効率が悪い
ワードをメール添付する作業は、送る側も受け取る側も、実は効率の悪い作業です。
効率が悪いとされる作業として、まずは、ワードファイルのデータサイズを気にしなければならないという点です。
既出のように、メールには添付できるデータサイズに制限があるため、ワードをメールに添付する場合、データサイズが制限を超えてしまわないかを意識しながら、データを作成しなければなりません。
データサイズを気にするがあまり、貼り付けたい画像の解像度を下げる、あるいは、内容を削る、などの対策をおこなっては、本来の目的が「ワードファイルを共有する」ことから、「メールを送る」ことになってしまい本末転倒です。
次に、メールの文章を作成しなければならない点です。
ビジネスチャットとは違い、ビジネスメールの文章には丁寧さやマナーなどの形式的なものが求められます。
そのため、「ワードファイルを確認してください」ということを伝えるために、文章作成のために、ビジネスチャットの倍以上の時間をかけなければならないのは非効率な作業です。
ワードをメールに添付する作業は必要なことかもしれませんが、より効率的なコミュニケーションツールが多くあることを考えれば、メールにこだわる必要もなく、貴重な業務時間を奪ってしまっているともいえるでしょう。
セキュリティ対策への意識が低いとみなされる
マルウェア攻撃の「Emotet」の猛威により、多くの企業は以前にも増して、セキュリティ対策に慎重な対応をとっています。
情報セキュリティに対し、社会全体の問題として捉えられている中、特別な事情がないにも関わらず、ワードをメール添付して送る企業に対しては、セキュリティ対策への意識が低い企業であるとみなされてしまう恐れもあります。
セキュリティ対策を慎重におこなう企業にとっては、マルウェア攻撃の被害に巻き込まれたくないことから、セキュリティ意識の低い企業との取り引きはしないという可能性もあります。
また、セキュリティ意識の低い企業は、サイバー攻撃の標的となりやすいことも事実です。
これは、無意識にワードをメールで送る人は、反対に、メールに添付されたワードファイルをなんの疑いもなく開いてしまうといえるからです。
サイバー攻撃の標的となった企業は、情報漏えいなどの被害にあうほか、「自己防衛が不足していた」というネガティブに捉えられてしまうリスクがあることも認識しておきましょう。
ワードをメールで送る方法
ワードをメール添付して送る際に、比較的安全性の高い方法やその特徴について見ていきましょう。
ワードファイルを添付して送る
ワードファイルとは、「Microsoft Word」の標準ファイル形式であり、ファイルの拡張子が「.docx」と表示されているファイルのことをいいます。
「.docx」の拡張子をもつワードファイルをメール添付で送る方法は、添付されたファイルをワンクリックでそのままデバイスに保存できるため、パソコンに詳しくない人でも扱いやすい方法です。
ただし、メールに添付されたワードファイルを編集する際は、相手もMicrosoft Officeのライセンスを購入している必要がありますが、ファイルの閲覧のみであれば、Webブラウザから開いて確認することも可能です。
また、セキュリティソフトによっては、ブロックしてしまう可能性があることや、添付できるワードファイルのサイズは2MB程度であるため、利便性の低い方法であると認識しておきましょう。
PDFファイルに変換して送る
ワードで作成した文書をPDFファイルに変換して、メールに添付して送る方法です。
ワードファイルをメールに添付すると、スマートフォンなどの端末によっては開けなかったり、互換性のあるソフトで開いた際に、フォントやレイアウトが崩れてしまったりする恐れがあります。
しかし、PDFファイルであれば、相手のデバイスに依存せずに、フォントやレイアウトが崩れることなく閲覧できるというメリットがあります。
ただし、PDFファイルの内容を編集したい場合、再びワードファイルとして内容を編集したいのであれば、専用の変換ソフト、あるいは、PDFファイルのままで編集したい場合でもAdobe Readerなどのソフトが必要になるということを認識しておきましょう。
リンクを生成して送る
ワードファイルで「共有」をクリックすると、リンクを生成することができます。
生成されたリンクをメールの本文中に記述し、メールを受け取った相手がリンクからワードファイルをダウンロードすることで、ワードファイルを相手に渡すことができます。
リンクをダウンロードしない限り、データはクラウド上に預けられている状態になるので、セキュリティソフトでブロックされてしまう可能性はないでしょう。
リンク生成時に、ユーザーを特定したり、パスワードを設定したりと、セキュリティ機能を細かく設定できるので、「.docx」のワードファイルをメール添付することと比較すると、セキュリティ性の高い方法といえるでしょう。
ワードをメールに添付する際の注意点
ワードをメールに添付する際には、どのようなことに注意すべきかについて見ていきましょう。
添付資料があることを件名や本文中に記述する
ワードをメールに添付する際は、ファイルの拡張子に関わらず、添付ファイルがあることを件名や本文中に記述しましょう。
メールを開封した際に、添付ファイルがメールの最下部に表示されるケースでは、受信者が添付ファイルの存在に気づかないこともあります。
件名や本文中に添付ファイルを知らせる記述があれば、添付ファイルの見落としを防ぐことができるでしょう。
ビジネスパーソンとしてのちょっとした気遣いを、相手に感じてもらえると同時に、添付ファイルの見落としによるトラブルを回避できます。
ワードでしか機能しない内容以外は送らない
多くのウイルスがメールを使って出回っていることを考えれば、特別な理由がない限り、ワードをメールに添付することは控えましょう。
ワードをメールに添付して送らなければならない特別な理由として、以下のような例が挙げられます。
- ワードにしかないフォントやレイアウトを使用し、ワードファイルとしての編集が目的の場合
- 文章では表現しづらいグラフや画像がファイルを貼り付けている場合
- 提出や印刷、編集などの理由で、相手がワードを指定してきた場合
考え方によっては、これらの理由以外であれば、ほかの方法をとることもできるのです。
例えば、相手に伝えたい内容が文章のみで済むのであれば、メール本文中に記述することもでき、送信するデータサイズも小さくなります。
相手にとって、「読みやすい」「安心してメールを開封できる」、と感じられるメールを送ることも、ビジネスマナーのひとつです。
重要なワードファイルはメールで送らない
パスワードを設定したり、暗号化したりしなければいけないような、重要なワードファイルは、セキュリティ面を考慮して、メールで送ることは避けましょう。
メールは、添付されたマルウェアによる感染やなりすましメール、フィッシングメールなどのサイバー攻撃の経路として悪用されやすいです。
多様なコミュニケーションツールが使われていることからも、ワードのメール添付よりも、高セキュリティなツールを用いるとよいでしょう。
ワードをメールで送る際の最適な方法とは
ワードをメール添付で送る方法のリスクや注意点を踏まえ、ワードをメールで送る際の最適な方法について解説します。
パスワードの設定で安全性を高める
相手がワードをメール添付で送ることを指示しているのであれば、ファイルの安全性を高めましょう。
ワードのメニューにある「文書の保護」から、「パスワードを使用して暗号化」を選択し、パスワードを設定することで、ワードファイルを暗号化することができます。
ファイルを暗号化することで、第三者にワードファイルの中身を無断で開封されないようにします。
なお、パスワードは本文中に記述するのではなく、ビジネスチャットなど、別のコミュニケーションツールを用いて、パスワードを盗まれることがないように気を付けましょう。
リンクを生成してクラウド上で共有する
ワードはファイルのままでメールに添付するのではなく、リンクを生成して、クラウド上で共有することを心がけましょう。
リンクを生成する際には、ファイルの重要度に合わせて、ユーザーを特定する、閲覧期限を設ける、あるいは、必要に応じてパスワードを設定しましょう。
オンラインストレージを利用する
オンラインストレージのリンク生成機能を活用すれば、ワードのリンク生成よりも、さらに安全にワードファイルを共有することができます。
クラウド上に預ける点では同じですが、法人向けのオンラインストレージでは、個人が使用するサーバーよりも、さらに強固なセキュリティで守られているサーバー上にデータを預けます。
オンラインストレージにワードファイルをアップロードし、生成されたダウンロードリンクをメールに添付することができるため、相手の連絡先がメールに限られている場合にも対応可能です。
ワードをメールで送るよりもオンラインストレージ
ワードをメールに添付する際は、ファイルをそのまま添付するのではなく、オンラインストレージを活用して賢くファイルの受け渡しをしましょう。
オンラインストレージのセキュアSAMBAでは、ダウンロードリンクを生成して、メールに添付することもできるため、相手がファイルの受け渡しにメールをしてきた際にも、安全にワードファイルを共有することができます。
セキュアSAMBAでは、ダウンロードリンクを生成する際に、高セキュリティなパスワードを自動生成するなど、安全なワードファイルの受け渡しに役立つ機能を多く採用しています。
また、ワードをメールに添付する際は、本当にその方法しか選択肢はないのかと、相手を含め、自分自身でも確認してみましょう。
セキュリティ意識の高まりにより、多くの企業がオンラインストレージを利用しています。
オンラインストレージにワードファイルをアップロードすれば、メール作業からも解放されるため、より効率的なファイルの受け渡しが可能です。
ワードのメール添付に不安や手間を感じるのであれば、無料から使えるセキュアSAMBAをご検討ください。
