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社内コミュニケーション活性化の施策と社内コミュニケーション活性に役立つツール

業務効率化ノウハウ

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    社内コミュニケーションとは、社員間でおこなわれる情報共有や業務上の連絡、雑談も含む会話まで広く含めたやりとりをさします。

    多様な働き方の推進や価値観が広まるなか、社内コミュニケーション不足に課題を感じ、活性化の取り組みをおこなう会社が増えています。

    社内コミュニケーション活性化にはどのような施策やツールが有効なのか、自社に合うものについて考えながらみていきましょう。

    社内コミュニケーション活性化の必要性

    社内コミュニケーションは、同じ空間で仕事をしていたり同じ業務に一緒に取り組んでいたりすれば自然と生まれるもので、放っておいても必要なコミュニケーションはおこなわれると考える方もいるかもしれません。

    しかし、働き方の多様化やテレワークの普及により、従来のように朝から夜まで同じ空間で顔をつきあわせて仕事をするというシチュエーションは減少しています。

    社員が働いている場所や時間に関わらず、情報共有の円滑化や社内の一体感を維持するためには、社内コミュニケーション活性化の取り組みが欠かせません。

    社内コミュニケーションが活性化している状態とは、同じチームや部署内のメンバー間だけでなく、部署と部署の間、経営層と社員の間など、どのような関係性であっても同じようにスムーズに連絡や情報共有をおこなえる状態をさします。

    所属に関わらず社員全体の一体感があり、同じビジョンに向かってそれぞれが能動的に業務や情報共有に取り組める環境を整えることが、社内コミュニケーション活性化につながるでしょう。

    社内コミュニケーションの活性化で得られるメリット

    社内コミュニケーションの活性化に取り組む利点を具体的に確認していきましょう。

    情報共有が活発になる

    社内コミュニケーションが活性化していると、情報を発信する際の心理的ハードルが低くなり、さまざまな情報の共有が活発におこなわれます。

    情報共有が活発になると、業務がスムーズにおこなわれるだけでなく仕事の質が上がり、顧客満足度の向上や収益を上げることにつながります。

    定着率が向上する

    社内コミュニケーションは、社員の離職率や定着率にも影響します。

    社内コミュニケーションの活性化により社員ひとりひとりの考えや情報を受けとめられる環境を作り、働きにくさや業務効率の悪さを解消することで、社員の離職を防げるでしょう。

    モチベーションや生産性が向上する

    業務をスムーズに進める上で、分担や意思疎通を効率よくおこなうためには、社内コミュニケーションが欠かせません。

    社内コミュニケーションの活性化は、仲間とともに目標を達成する意欲や生産性の向上につながります。

    ディスコミュニケーションによるミスの削減

    コミュニケーションが機能していない状態では、必要な情報が十分に行き渡らず、ミスや仕事の質の低下につながります。

    社内コミュニケーション活性化をおこなうことでディスコミュニケーションによるミスを削減し、トラブルがあっても社員同士で積極的に助け合える関係が築けます。

    社内コミュニケーション活性化における課題

    社内コミュニケーションが業績や社員のモチベーションによいことは多くの企業で認知されていますが、活性化したくても思うようにできていない企業もあるでしょう。

    社内コミュニケーションの活性化が進まない場合に考えられる課題を確認していきましょう。

    社員間や部署間の相互理解が十分でない

    相手をよく知らない、知る機会がない状態では、コミュニケーションの活性化は図れません。

    特に部署間や経営層と社員との間では、取り組む業務の違いだけでなく価値観や優先順位にも相違がある場合があり、放っておくと業務上必要なやりとりをおこなうだけの関係になってしまいます。

    普段は知りえない相手の顔や業務内容、人となりを知る機会を設けたり、経営層がビジョンの共有をおこなったりすることが重要です。

    心理的安全性が確保されていない

    社内コミュニケーションが活性化するためには、社員が情報の発信者になれること、また情報の発信における心理的障壁が低い状態であることが必要です。

    しかし、否定される恐れなく自分の考えをだれに対してでも安心して発言できる「心理的安全性」が確保されていないと、役職や経験のない社員が積極的に情報を発信することは難しいでしょう。

    まずは一人ひとりの価値観や多様性を認め、感謝を伝えあったり本音で話し合ったりできる環境をつくること、発言する機会を均等に設けることが必要です。

    非対面のやりとりをスムーズにおこなえる環境がない

    テレワーク環境下においては、相手の顔が見えにくくなること、情報発信手段の多くが文字でのやりとりになることなどにより、社内コミュニケーションに課題を感じたり活性化がうまくいかないと感じたりすることが増えるでしょう。

    自社にあったコミュニケーションツールの導入や、コミュニケーションツールを用いた情報共有のルールがおこなわれていれば対面と同等のやりとりが可能ですが、非対面のやりとりをスムーズにおこなえる環境が整っていないと活性化はうまく進まないでしょう。

    社内コミュニケーションの活性化に有効な施策

    社内コミュニケーションを活性化させる取り組みにはさまざまなものがあります。

    社内コミュニケーションの活性化に有効とされる代表的な施策のなかから、自社に合うものを検討してみましょう。

    社内コミュニケーション用ツールを導入する

    コミュニケーションの手段が利用しやすいものであればあるほど、社内コミュニケーションは活性化します。

    社内コミュニケーションツールには、ビジネスチャットや社内SNS、グループウェアなどさまざまなものがあります。

    こまめな連絡に使いたい、ノウハウの共有と検索がしやすいものがよい、データを含むやりとりを効率的におこなえるものがほしいなど、用途や目的に合わせて自社に合うものを選びましょう。

    社内コミュニケーションイベントをおこなう

    社内コミュニケーションイベントは、普段は関わることの少ない他部署の社員や経営陣の顔や人となりを知る機会として役立ちます。

    また、会社のビジョンの浸透をはかり、社員の一体感やモチベーションを高める上でも有効です。

    バーベキューや旅行などのレクリエーション、社内表彰式などのオフラインイベントはもちろん、ランチミーティングや趣味のセミナーをオンラインで実施している会社もあります。

    フリーアドレス制を導入する

    フリーアドレス制は、オフィスにおいて社員の固定の席を決めず、そのときの気分や作業内容にあわせて好きな席に座って働く制度です。

    チームや部署の垣根をなくしさまざまなひとと関わる機会が持てるため、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。

    1on1ミーティングを実施する

    社員一人ひとりが情報の発信者になるために必要な心理的安全性の確保には、上司と部下が1対1でおこなう1on1ミーティングが有効です。

    1on1を実施する際は、目標や進捗の管理など業務に関わることを一方的に伝えるのではなく、上司が傾聴の姿勢で部下の話に耳を傾け、「考えを正直に打ち明けてもよい」「自分を受け入れてもらえる」と部下が感じられるような安心感を作ることが重要です。

    感謝を伝えあう取り組みをおこなう

    社員同士で感謝を伝えあい、通常は形にしにくい感謝の気持ちを見える化する取り組みをおこなうことで、心理的安全性の確保とコミュニケーションの活性化につながります。

    感謝を伝えあう制度にはさまざまなものがありますが、なかでも注目されているのが「ピアボーナス」です。

    感謝の気持ちを伝えるメッセージと一緒に、ポイントや少額のボーナスを贈ることで、ポジティブなコミュニケーションの形成とモチベーションの向上を図ります。

    社内コミュニケーションの活性化に役立つツール

    非対面における社内コミュニケーションの活性化や、情報共有の効率化を図りたい場合は、社内コミュニケーション活性化に役立つツールを導入するとよいでしょう。

    チャットツール

    会話に近い感覚で手軽かつスピーディーに連絡をとれること、所属やプロジェクトごとにグループを作り多人数での情報共有ができることから、チャットツールを導入している会社は多くあります。

    ファイル共有やタスク管理などさまざまな機能を備えたチャットツールがあるため、自社で必要な機能にしぼって比較したうえで選ぶとよいでしょう。

    Web会議システム

    Web会議システムは、テレワーク中の社員や遠隔地にいる社員とコミュニケーションをおこなううえで不可欠なツールです。

    1on1ミーティングやオンラインイベントをおこなう際にも必要となるため、同時接続できるアカウント数や、映像と音声の品質、通信の安定性などをしっかり比較して選ぶとよいでしょう。

    バーチャルオフィス

    テレワークにおいても、オフィスでいっしょに働いている環境に近いコミュニケーションを実現したい場合に役立つのが、アバターを利用し仮想空間に出社するバーチャルオフィスツールです。

    非対面ではむずかしい挨拶や雑談などの気軽なコミュニケーションを、対面と同様の感覚でおこなうことができます。

    アバター同士が近づくだけで会話ができたり、ゲストを招待できたりとツールにより機能が異なるため、自社のコミュニケーションの形を理解したうえで合うものを選びましょう。

    グループウェア

    グループウェアとは、業務やコミュニケーションに必要な機能を集めた組織向けのツールの総称で、代表的なものにはGoogle WorkspaceやMicrosoft 365が挙げられます。

    Webメールやスケジュール管理、ビデオ通話やストレージがセットになっており、スケジュールを考慮した社員間のコミュニケーションや、業務に関わるデータのやりとりをスムーズにおこなううえで役立ちます。

    業務中に使う頻度が高いもののため、試用して実際の業務に使いやすいかどうかを確認したうえで選ぶとよいでしょう。

    最適なツールを活用して社内コミュニケーションを活性化

    社内コミュニケーション活性化のための施策やツールにはさまざまなものがありますが、効果を発揮させるためには、自社の現状や課題をよく理解したうえで、自社に合ったものを選ぶ必要があります。

    また、社員間や部署間の相互理解や心理的安全性の確保を置き去りにしたままでは、どんなツールや制度を導入しても社内コミュニケーションの活性化はうまくいかないため、多角的な取り組みをおこなうべきでしょう。

    社内コミュニケーションの活性化によって、情報共有が活発になり、生産性や定着率の向上につながるよう、振り返りと改善を続けながら取り組んでいきましょう。

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