オンラインストレージをビジネス利用するメリットと活用例

オンラインストレージの導入を検討している企業の担当者の中には、ビジネス向けと個人向けにはどのような違いがあるのか、ビジネス利用ではどのようなオンラインストレージサービスが適しているのかわからない方もいるかもしれません。

個人向けオンラインストレージとビジネス向けオンラインストレージには異なる点がいくつかあります。

ビジネス向けオンラインストレージの特徴とあわせて、オンラインストレージをビジネスに利用するメリットやビジネスにおける活用例を見ていきましょう。

オンラインストレージの基本情報

オンラインストレージとは、インターネット上のサーバーでデータを保管できるサービスを指します。

また、ビジネス向け、個人向けを問わずオンラインストレージには次のような特徴があります。

• 利用にはインターネット接続が必須
• 複数のPCやスマートフォンなどさまざまなデバイスから利用できる
• 基本的に月額費用で導入時のコストを抑えられる
• メンテナンスや障害対応はサービスを提供する会社がおこなう

オンラインストレージ自体はクラウドサービスのなかでも導入や管理にかかる物理面・費用面での負担が少なく、社内にIT人材がいなくても運用がしやすいことから、ビジネスの場でも多くの企業が導入しています。

ビジネス向けオンラインストレージの特徴

オンラインストレージには、本人のみや親しい数人での利用を想定した「個人向けオンラインストレージ」と、企業や官公庁、教育機関など組織での利用を想定した「ビジネス向けオンラインストレージ」のふたつの種類があります。

ビジネス向けオンラインストレージがもつ主な特徴を確認していきましょう。

セキュリティの高さ

個人向けオンラインストレージとビジネス向けオンラインストレージの一番の違いは、セキュリティの高さです。

ビジネス向けオンラインストレージにはセキュリティ対策が充実しているものが多く、通信とファイルの暗号化やアクセス権限の設定など、不正アクセスや情報漏えいを防ぐさまざまな機能がついています。

また、災害やサイバー攻撃の発生に備え、データのバックアップが自動でおこなわれる機能がついているサービスもあります。

ユーザー数・容量の上限が大きい

企業などの組織においては、成長にともない所属する人数が増えたり、新たな拠点や取引先とのやりとりが増えたりすることが想定されるため、オンラインストレージもユーザー数やデータ容量の増加に対応できることが不可欠です。

サービスやプランにもよりますが、ビジネス向けオンラインストレージは基本的にユーザー数とデータ容量の上限が大きく設定されており、オプション追加やプラン変更によって柔軟に対応することができます。

また、セキュアSAMBAのようにスタンダードプランからユーザー数が無制限のサービスもあります。

データ共有の利便性

基本的に本人や親しい数人で利用することが想定される個人向けオンラインストレージとは異なり、ビジネス向けオンラインストレージは、外部の顧客や協力会社とのやりとりや社員間・複数拠点間でのデータ共有がしやすいよう設計されています。

通常は社員だけがアクセスするストレージとして利用しながら、社外の相手に共有したいファイルにだけ外部からのアクセスを許可したり、専用のURLを発効したりすることで、ファイルをメールに添付して送付する手間を省き、業務効率化ができます。

また、個別にアクセス権限を設定するなど、セキュリティ性と利便性を両立しているのも特長です。

オンラインストレージをビジネスに利用するメリット

データをPC内やHDDなどの記憶媒体、社内サーバーに保管する場合と比較すると、オンラインストレージには多くのメリットがあることがわかります。

どのような点でオンラインストレージをビジネス利用すると効果的かを確認していきましょう。

時間や場所を問わずアクセスできる

オンラインストレージを導入すれば、デバイスとインターネット環境さえあれば、時間や場所を問わずにデータや資料にアクセスできます。

外出が多い営業社員などの業務効率化や、テレワークの推進には欠かせないサービスです。

業務データの一元管理が可能

社員が個人のPCに保存しているデータをオンラインストレージに移行し、新しい資料やファイルもすべてオンラインストレージ上に保存する運用にすれば、社内における業務データの一元管理が可能になります。

社員の急な欠勤により業務に必要なファイルにアクセスできなくなるなど、属人化によるトラブルを防ぐうえでも大きく役立ちます。

ファイル共有の手間を大幅に削減

ビジネス向けオンラインストレージには、安全なデータ保管に関する機能だけでなく、社員間・拠点間・社外との間のデータ共有をおこなうための機能もついてます。

メール添付では時間がかかる大容量ファイルの共有がスムーズにできるようになるだけでなく、細かいアクセス権限の設定やログの管理により、安全性を保ちつつデータ共有をおこなうことができます。

バックアップでトラブル対策

社内でオンプレミスのファイルサーバーを利用している場合でも、バックアップデータの保管場所としてオンラインストレージを活用することで、災害時などにデータが破損するリスクを減らすことができます。

また、セキュアSAMBAのようにファイルごとに自動でバックアップがとれる機能があるオンラインストレージもあり、あやまってデータを紛失してしまったり上書きしてしまったりした場合の復旧がすばやくおこなえます。

災害時の事業継続性を高める

社内にサーバーを設置している場合、災害時に破損してしまったり、社員が出社できないことによりデータにアクセスできず業務が滞ってしまう恐れがあります。

オンラインストレージを導入していれば、会社が被害を受けてもデータが守られ、デバイスとインターネットさえあれば社外から緊急対応や通常の業務が実施できます。

運用負担や物理的負担が少ない

オンラインサーバーは更新や保守などのメンテナンス作業をサービス会社がおこなうため、企業側で運用にかかる工数が少なく済みます。

また、社内にサーバーを設置する場所を確保したり機器を購入したりする物理面・費用面の負担がなく、導入がスムーズにおこなえることもメリットです。

社内にIT人材がいなくても堅固なセキュリティ対策が可能

オンラインストレージにはさまざまなセキュリティ対策が施されており、自社で独自にセキュリティ対策を考える必要がないため、社内にITに詳しい人材がいなくても高いセキュリティを実現することができます。

ただしパスワードの管理やアクセス権限の設定など、オンラインストレージを安全に運用するための一定の管理は必要になるため、運用に不安がある場合は営業担当やサポートのフォローが手厚いサービスを選ぶとよいでしょう。

ビジネスにおけるオンラインストレージの活用例

法人向けオンラインストレージ「セキュアSAMBA」の導入事例をもとに、実際の企業でおこなわれているオンラインストレージの活用例について紹介します。

業務効率化の実現

完了までに約3年を要する大規模工事を手がける企業では、この期間に顧客とのデータのやりとりを頻繁におこなわねばならず、膨大な量に及ぶことから、メールでは対応しきれないと判断。

社内サーバーとは別に、顧客とのデータ共有専用のクラウドサーバーとして、セキュアSAMBAを導入しました。

導入後は、顧客と社内担当者の両方がストレージ内に整理された状態で常に最新版のデータを見られるようになり、メールでデータ共有をしていたときと比べて作業効率が上がりました。

詳しい活用事例はこちら

テレワーク・働き方改革推進

障がい者のテレワーク促進を検討しつつもセキュリティの観点で不安を感じていた企業は、重要データの送信やコピーを制限するDLP機能を搭載した「セキュアSAMBAPro」を導入することで、テレワークの実施を決断。

高いセキュリティレベルを確保することでグループ会社全体のセキュリティポリシーを尊守しながら、その日の体調不良により出社が難しい場合の選択肢としてテレワークを実施し、障がい者の柔軟な働き方を実現しました。

詳しい活用事例はこちら

BCP対策の一環

過去に共有HDDの故障により会社の基幹情報が失われる事故を経験した企業は、災害による破損への対策と、情報管理体制の見直しの必要性を感じ、いくつかの製品を比較したうえでコスト面で優れたセキュアSAMBAを導入。

地震、火災、落雷など物理的な破損による情報損失のリスクを解消し、さらに社外からデータへのアクセスが可能になったことで、事務処理や意思決定を臨機応変にできるようになりました。

詳しい活用事例はこちら

ビジネス向けオンラインストレージならセキュアSAMBA

ビジネス向けオンラインストレージは、個人向けオンラインストレージよりもセキュリティ対策が充実しており高い安全性を実現していること、データ共有の利便性が高いことが特長です。

オンラインストレージをビジネスで利用することで、テレワークや働き方改革の促進、業務データの一元管理による属人化対策などがおこなえます。

オンラインストレージの活用例として取り上げた、オンラインストレージのセキュアSAMBAは、ビジネス向けオンラインストレージの中でも特にセキュリティ性の高さと操作性の良さが評価されているサービスです。

導入事例と同じような課題を抱えている企業、ビジネス向けオンラインストレージの活用による業務効率化を実現したい企業は、ぜひ無料から使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。