取引先や拠点間とのデータ共有などに、USBメモリを利用している企業もあるでしょう。
USBメモリは、普通郵便で簡単に送ることはできますが、扱い方には十分気を付けたほうが良く、USBメモリを郵送するリスクについても把握する必要があります。
安全にデータを共有するためにも、USBメモリを郵送する方法やリスク、USBメモリからクラウドストレージへの移行について確認しましょう。
そもそもUSBメモリを郵送する必要性はある？
USBメモリは郵送することができるため、取引先とのデータ共有に有効活用できます。
しかし、郵送する場合、送料代や時間、手間賃など、面倒な作業も増えてしまい効率的ではありません。
USBメモリを郵送するよりも、オンラインストレージや転送サービスなどを利用したほうが効率的にデータ共有が行えます。
そのため、わざわざUSBメモリを郵送する必要性はなく、USBメモリを郵送する手間やUSBメモリ自体のリスクを考えるとオンラインストレージなどに切り替えたほうが無難です。
しかし、会社によってはUSBメモリを郵送しなければならないこともあるかもしれません。
USBメモリを郵送する場合は、注意点やデメリットもあるため、しっかりと確認してから郵送する必要性があります。
また、安全性や作業効率を考えればUSBメモリを郵送しなくともデータの共有ができるよう、別の方法を検討する必要性を否定はできないでしょう。
USBメモリを郵送するデメリットとリスク
USBメモリを郵送する場合、リスクがいくつかあります。
どうしても郵送しなければならない場合は、USBメモリを郵送するリスクやデメリットを確認した上で郵送しましょう。
破損の恐れがある
USBメモリは精密機器であるため、少しの衝撃で簡単に壊れてしまいます。
そのため、郵送する際は梱包したり、緩衝材で包むことを忘れてはいけません。
たとえ破損しても補償があるわけではないため、発送する側が丁寧に梱包するなどの対応が必要になるデイsょう。
行方不明になる可能性もある
USBメモリは普通郵便で発送できるメリットがある一方、行方不明になるリスクもあります。
大切なデータが入っている場合は、行方不明にならないように追跡ができるレターパックなどで送るのが無難です。
しかし、USBメモリは小ぶりであり、わざわざレターパックで送付するのも送料がもったいないと感じることもあるかもしれません。
USBメモリを郵送という手段で無事に届けたいと思った場合は、手間や経費が発生することも考える必要があります。
期日通りに届かない可能性も高い
天候などの原因により、期日通りにUSBメモリが届かないこともあります。
仮にUSBメモリに必要なデータを保存し、打合せなどで使用したいと考えていた場合、非常にリスクが高いです。
そのため、USBメモリが期日通り届くように、余裕を持って発送する必要があります。
しかし、USBメモリの場合送ってしまうと手元に置くことができなくなるため、発送後にUSBメモリ内にいれたデータにミスが発覚したとしても修正はできません。
余裕を持って発送するだけではなく、完璧な資料を仕上げる必要もあるため、手間がかかるでしょう。
USBメモリを安全に郵送する方法と注意点
USBメモリを安全に郵送するには、どのような注意点を確認するべきでしょうか。
郵送方法とともに、注意点についても把握しましょう。
普通郵便は補償がない
USBメモリは普通郵便での発送も可能です。
しかし普通郵便は補償がないため、破損や紛失した場合は発送者に責任があります。
そのため、どちらも安心してやり取りができるように、補償や追跡が可能なレターパックやゆうパックで発送したほうが良いです。
梱包をしたほうが良い
USBメモリは、雨や雪にぬれると壊れてしまい、データを確認することができません。
そのため、梱包をおこなってから発送しましょう。
梱包方法は、緩衝材に包む、ジップロックにいれるなどの方法があります。
衝撃で破損することもあるため、緩衝材で包む方が安全性が高まるでしょう。
郵送されたUSBメモリを受け取るときの注意点
USBメモリを発送するだけでなく、受け取る際も注意すべきことがあります。
どちらも安心してやり取りができるよう、受け取り側も注意点について確認しましょう。
正規のUSBメモリか確認する
2022年6月、アメリカの捜査局であるFBIが、USBメモリを使ったサイバー攻撃に警鐘を鳴らしました。
USBメモリを使ったサイバー攻撃とは、Amazonなど実在する会社を装い、ウイルスの付着したUSBメモリを送りつけるものであり、BadUSBとも呼ばれています。
送りつけられたUSBメモリにはランサムウェアが付着しており、パソコンにUSBを挿入した瞬間に、パソコン内のデータが盗まれる仕組みとなっています。
実際にUSBを用いたサイバー攻撃の内容については、2014年に開催されたBlack Hatにてセキュリティ研究チームが発表していましたが、これまで悪用される事例はありませんでした。
しかし、近年はBadUSBを送りつけてくる事例も増えており、警戒を強めるべきだとされています。
USBメモリによる被害事例があることも理解した上で、送られてきたUSBメモリが本当に正しい相手から送られてきたものなのか、まずは開封せずに相手に確認するようにしましょう。
破損していないか確認する
USBメモリは少しの衝撃で破損するため、送られてきたらまず破損していないか確認しましょう。
仮に破損していたものをパソコンに挿入してしまった場合、パソコンからUSBを抜くことが出来なくなる可能性もあります。
錆がついていた場合も同様に、パソコンに傷をつけてしまうこともあるため、まずは傷も錆もないことを確認してください。
USBメモリの郵送よりオンラインストレージを活用しよう
USBメモリの郵送は簡単ですが、気にしなければならないことがたくさんあります。
傷をつけずに発送するのももちろんですが、郵送という第三者が仲介することで紛失する可能性も高くなるでしょう。
大切なデータの共有に、USBメモリの物理的なやりとりは好ましくありません。
USBメモリを郵送するよりオンラインストレージを利用したほうが、簡単にデータの共有も可能であり、ウイルスの付着も防ぐことができます。
オンラインストレージの導入を検討する場合は、セキュアSAMBAを検討してみてください。
セキュアSAMBAは国産のオンラインストレージであるため安心度も高く、シンプルな操作性で誰でも簡単に利用ができます。
USBメモリによる時間のかかるデータの共有方法は卒業し、瞬時に共有できる無料から使えるオンラインストレージのセキュアSAMBAに切り替えましょう。
