プロジェクトではファイル共有が必要になるシーンが多く考えられます。
また、プロジェクトで必要なファイルは取引先や顧客、プロジェクトメンバーなどのさまざまな相手と共有しなければいけないこともあるでしょう。
プロジェクトでファイル共有する方法とプロジェクトでのファイル共有の注意点を解説します。
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プロジェクトでファイル共有を行う必要性
プロジェクトにおいては、複数の人々が協力して同じ目標を達成する必要があります。
そのため、適切な情報共有がプロジェクトの成功には不可欠です。
プロジェクトの関係者が必要なファイルやデータにアクセスできるようにすることで、チーム全体で情報を共有し、プロジェクトの進捗状況を把握することができます。
また、ファイル共有を行うことで、コミュニケーションの改善も期待できます。
共有されたファイルを使用することで、チームメンバーは、プロジェクトの進捗状況や問題に関する情報を共有し、タスクを割り当て、意見を交換することができます。
これにより、チームメンバー間の相互理解が深まり、プロジェクトの成功につながります。
プロジェクトでのファイル共有は、プロジェクトを進めるためだけでなくより良いものにするためや円滑にコミュニケーションを取るためにも必要性が高いのです。
プロジェクトでファイル共有する場合の対象
プロジェクトにおいて、ファイル共有を行う対象となりえる相手は社内外問わず発生する可能性があります。
プロジェクトでファイル共有が必要になる相手について確認していきましょう。
プロジェクトメンバー
スケジュールや成果物など様々な共有対象があるので、同じプロジェクトのメンバーとのファイル共有は必須と言えるでしょう。
社内関係者
関係部署や上司などのプロジェクトメンバー以外の社内関係者ともファイル共有をする機会は多いと思います。
ファイル共有を行うことで各情報連携や報告などを効率良く行うことが大切です。
ビジネスパートナー
社外とのファイル共有も必要なシーンが多く、発注元の取引先や協力会社などのビジネスパートナーとは密に連絡を取り合い、常に情報共有を行う必要があります。
クライアント
社外の対象はビジネスパートナーだけではありません、クライアント、つまりお客様とのファイル共有を行うシーンも多々あります。
契約書はもちろん納品物など、様々なファイルの共有が必要になります。
プロジェクトのファイル共有方法
実際にプロジェクトにおいて、ファイルを共有する方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
プロジェクトでのファイル共有方法を確認していきましょう。
ファイルサーバーやNASの利用
ファイルサーバーやNASを利用して共有する方法はとてもポピュラーで活用されている方も多いと思います。
しかし、社外とのファイル共有を行うことができないという最大のデメリットがあります。
また、ファイルサーバーやNASを利用するためには、同じネットワークに接続している必要があるので社内共有の場合でも不便に感じることがあるかもしれません。
PCに共有フォルダを作成する
PCに共有フォルダを作成してファイル共有を行うことも手軽なファイル共有方法のひとつですが、ファイルサーバーやNASと同様のデメリットがあるので社内共有に限定されるだけでなく、利便性の部分に課題が残るでしょう。
チャットやメールを利用する
ファイルをチャットやメールで添付する方法は社内外問わずにファイル共有できる手段のひとつです。
しかし、大容量ファイルの場合は回線に負荷をかけてしまったり、相手方に迷惑をかけてしまう可能性があります。
また、一方がファイル編集した場合はお互いに送信し合う手間が発生したり、最新ファイルの行方がわからなくなるというリスクもあります。
外部メディアを利用する
USBメモリやSDカードなどの外部メディアを利用したファイル共有は物理的に外部メディアを受け渡しする必要があるので、遠方の場合はハンドキャリーや郵送などで対応することになり時間を要する場合があります。
社内のちょっとした共有にはまだ良いかもしれませんが、情報漏洩のリスクがあることや社外とのやりとりには適していないことは考慮する必要があります。
ファイル転送サービスを利用する
ファイル転送サービスとは、送信者がインターネット上にファイルをアップロードし、受信者にアップロード先のダウンロードURLを伝えることでファイルをインターネット上から直接ダウンロードしてもらうサービスです。
ファイルを更新した際は改めて転送する必要があるので、チャットやメールと同様にお互いに編集するファイルの共有方法としては向いていません。
また、ファイル転送サービスにはリスクが高いものもあるので使用するものを慎重に選ぶ必要性や転送するファイルの内容や特性を考える必要があるでしょう。
オンラインストレージを利用する
オンラインストレージとは、クラウド事業者からインターネット上にあるファイルサーバーを借りるクラウドサービスのひとつです。
インターネットにさえ繋がっていればいつでもどこからでもアクセスすることが可能なため、社内のファイルサーバーよりも利便性は高く、おすすめです。
オンラインストレージも多くのサービスがあるので、プロジェクトに関するものなどの重要なデータやファイルを扱う場合は、法人向けかつ安全なオンラインストレージを利用することが求められます。
プロジェクトでファイル共有する際の注意点
プロジェクトにおいてファイル共有を行う際の注意点とはどのようなものがあるのでしょうか。
安全に行うためにもプロジェクトでのファイル共有の注意点を確認していきましょう。
適切なアクセス権管理
誰でも共有ファイルを参照したり操作できる状態だと情報漏洩のリスクや不正行為などの原因になります。
ファイル共有を行う相手は必要な相手にだけに最小限のアクセス権を設定することが重要です。
ストレージの容量制限
ファイル共有を行う方法はいくつかありますが、ファイルサーバーやNAS、外部メディア、オンラインストレージなど、どの方法においてもストレージ容量には限りがあります。
闇雲にファイル共有しているとストレージがいっぱいになってプロジェクトに支障をきたす恐れがあるので注意が必要です。
ログ管理を行う
万が一、セキュリティ事故が発生して情報漏洩などが起きてしまった場合、いつ誰が何のファイルに対して何を操作したかのログがなければ、原因究明が困難になります。
事故の予防や原因究明のためにもログ管理を行うことができる手段でファイル共有を行いましょう。
ファイルの暗号化
ファイルを暗号化していれば、盗聴による情報漏洩のリスクが軽減されます。
また、ファイルだけではなく、通信経路が暗号化されているとさらに安心して利用することができます。
ファイルの漏えいや消失
ファイル共有で最も気を付けたいのがファイルの漏洩や消失です。
セキュリティ対策をしっかり行い、ログ管理をしっかりおこなって万が一の場合に備えましょう。
また、誤操作などによる消失リスクもあるのでバックアップを実施しておくことも大切です。
プロジェクトのファイル共有にセキュアSAMBA
プロジェクトのファイル共有には法人向けオンラインストレージのセキュアSAMBAがおすすめです。
セキュアSAMBAは、インターネットにさえ繋がっていれば、時間や場所、デバイスを問わずに社内外とファイル共有を行うことができます。
アクセス権、端末認証や二段階認証などのセキュリティ機能も充実していて、アクセス経路とファイルはすべて暗号化されているので強固なセキュリティで安心して利用することが可能です。
ユーザーの操作ログも取得でき、トラブル発生時の原因究明に役立てることもでき、ストレージの容量も利用状況に合わせた臨機応変な対応が可能となっております。
プロジェクトのファイル共有には無料から使えるセキュアSAMBAの利用をご検討してみてはいかがでしょうか。
