適切にペーパーレス化を進めるためには、ペーパーレス化の目標を定める必要があります。
ペーパーレス化の目標は、何のためにペーパーレス化を実現するのかを理解し、適切にペーパーレス化を進める、運用していくために必要なものです。
ペーパーレス化を着実に成功させるためにも、ペーパーレス化の目標について確認していきましょう。
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ペーパーレス化に目標が必要になる理由
ペーパーレス化を進めるにあたり目標が必要となるのは以下の理由があげられます。
- ペーパーレス化で何を実現するかを明確にするため
- 必要なツールや費用を明確にするため
- 進行状況を把握するため
- 問題解決や改善を行うための戦略を考えるため
ペーパーレス化は、運用を開始しただけで成功するわけではありません。
ペーパーレス化を行う目的やペーパーレス化に向けた取り組みに対する意識を社内全体で持って進めなければ、失敗してしまうこともあります。
ペーパーレス化をしたことで何がどう変わり、どのような効果を得るために行うのかということが明確でなければ、変化に戸惑うだけになってしまいます。
ペーパーレス化を成功させるためにも、具体的な目標を決めて、その目標のために全体で進めることが大切です。
ペーパーレス化の目標：ペーパーレス化自体の目標
ペーパーレス化を進めるにあたって、どのような観点から目標を設定する必要があるのでしょうか。
まずは、ペーパーレス化を達成するための目標について確認しましょう。
期間の目標
例えば、6ヶ月以内に人事部の資料やファイルをペーパーレス化するなど、時間や期間を決めることが大切です。
時間や期間を具体的に決めてスケジュールに沿って、ペーパーレス化を進めることが求められます。
また、6ヶ月や1年など、実現可能な期間を決めることでペーパーレス化も成功しやすくなるため、あらかじめ適切な期間の目標を決めた上でペーパーレス化に取り組みましょう。
割合の目標
たとえば、全体の業務の何パーセントをペーパーレス化するのか、目標をあらかじめ決めておくのも手です。
割合の目標を決める際は、現実的な割合にしましょう。
例えば、50%や40%など、業務のプロセスの一部だけでもペーパーレス化が達成されるだけで、業務効率は向上します。
長期的な目標でいえば100%に近いペーパーレス化をすることが目的になることがおおいでしょうが、すぐにすべてをペーパーレス化することは困難です。
まずは、実現可能な現実的な割合の目標を決めて、少しずつ実現していくことで運用のポイントや課題を発見することができます。
コスト削減の目標
紙に関するコストを削減することを目標に、ペーパーレス化を進めるのも良いでしょう。
例えば、紙やインク代、印刷機を使わないことによる光熱費などを減らすことを目標にすることで、ペーパーレス化の目的や範囲を決定しやすくなります。
アナログな業務での費用を減らすだけでも、ペーパーレス化のメリットが見えてくるため、どのように進めれば良いのか把握しやすくなるでしょう。
コスト削減の目標を決める際は、現実的な目標を立てることが重要です。
ペーパーレス化の目標：ペーパーレス化で達成したい目標
ペーパーレス化を実現することで、どのような効果を得たいのか、効果に対する目標を決めることも大切です。
ペーパーレス化で達成したい目標の例を見ていきましょう。
業務効率を向上させたい
ペーパーレス化を進める際、業務効率の向上を目標にする場合は、どの部分をペーパーレス化するのか業務のプロセスを見直すことが大切となります。
業務効率の向上を目標にするのであれば、ペーパーレス化の進め方なども考える必要があります。
目標を定めることで、導入するツールの操作性などにも配慮することができるため、具体的な目標を決めましょう。
コストを削減したい
ペーパーレス化を進めることでコスト削減を目標とする場合、導入するツールの費用にも気をつけなければなりません。
何故なら、ツールによってはランニングコストが高くなり、アナログ作業と比べてもコストが削減できない場合もあるからです。
ペーパーレス化の目標としてコスト削減を掲げるのであれば、ツールにかかる費用や今後発生するコストなどを考えながら進めることが大切となります。
SDGsを推進させたい
SDGsを推進することを目標にする場合は、従業員や会社全体を巻き込んで活動しなければなりません。
たとえば、人事部だけでペーパーレス化を進めたところで、企業としてSDGsを推進しているとは言いきれません。
SDGs推進を目標とするのであれば、一部だけではなく業務全体をペーパーレス化しなければならないでしょう。
目標の内容によっては、ペーパーレス化をどのように進めるべきなのかが異なります。
そのため、目標を定めてからペーパーレス化を進めることが大切です。
ITセキュリティを強化したい
ITセキュリティを強化することを目標にする場合は、ペーパーレス化のために必要となるツールの機能を検討しましょう。
例えば、通信が暗号化されていたり、ユーザーに権限をつけることができたりなど、ツールによって備わっている機能は異なります。
導入するツールによっては、ITセキュリティの強化ができないこともあるため、導入するツールは検討しなければなりません。
ペーパーレス化の目標に向けた進め方
ペーパーレス化の目標を達成するためには、どのように進めると良いのでしょうか。
ペーパーレス化の目標を達成するための進め方について確認しましょう。
目標を具体的に決める
ペーパーレス化を進める際は、目標を具体的に決めることが秘訣となります。
例えば、コスト削減を目標にした場合、以下の通りに具体的な内容を決めると良いでしょう。
- 6ヶ月以内に光熱費を3割削減する
- 半年で紙の費用を半減させる
- インクの購入頻度を3ヶ月に1回のペースに変える
大枠として目標を定めることは大切ですが、ペーパーレス化を成功させるためには、具体的な内容も必要です。
大枠の目標に当てはまる小さな目標を決めることも忘れずに行いましょう。
必要なツールを導入する
ペーパーレス化の目標を達成させるためには、どのようなツールが必要なのか決めることが大切です。
たとえば、コストを抑えたいのであればランニングコストを抑えられるツールを導入しましょう。
一方、コストではなくセキュリティ面に重きを置きたい場合は、ツールに備わっている機能を確認します。
目標に合わせて、どのツールが適しているのか検討することが大切です。
ルールを決める
ペーパーレス化を進める場合は、ルールを決めてから運用を開始しましょう。
たとえば、会議で必要となる資料の扱い方や業務上の扱い方など、従業員によっては人それぞれペーパーレス化への意識も異なります。
誰かが異なる扱い方をしてしまうと、全体の統率がとれずペーパーレス化が失敗してしまうかもしれません。
まずは、運用ルールを決めてからペーパーレス化を進めましょう。
少しずつ運用を開始する
全ての業務をペーパーレス化すると、失敗する可能性が高くなるため、少しずつ運用を開始することが望ましいです。
例えば、業務の一部だけをペーパーレス化したり、一部の部署だけペーパーレス化を導入したりなど、全体の2割程度をペーパーレス化に当てると良いでしょう。
突然全ての業務がペーパーレス化してしまうと従業員の業務効率も下がり、結局残業が増えたりコストがかかることも考えられます。
全ての業務をペーパーレス化した所で、すぐに成功するわけではありません。
まずは少しずつ運用をして感触を掴み、長期的に網羅していくことを目標としましょう。
ペーパーレス化の目標を達成する際の注意点
ペーパーレス化の目標を達成するためには注意するべきこともあります。
何に注意すべきなのか、確認しましょう。
ITリテラシーの教育が必要
ペーパーレス化を進める場合は、ITリテラシーの教育が必要となります。
従業員が従来のアナログな方法に慣れていると、デジタルツールの使い方自体に慣れていないため、ITリテラシーの知識が不十分であることも多いです。
そのため、従業員だけではなく、管理者もITリテラシーについて充分に理解を深めてからペーパーレス化を進めましょう。
運用ルールの徹底周知
運用ルールを徹底的に周知させた上で、ペーパーレス化を進めることが大切です。
従業員によっては、「結局紙に印刷した方が使いやすい」という個人的な解釈で、ペーパーレス化とは異なる行為をしてしまう人もいるかもしれません。
しかし、ルールに反する行為が起きるようであれば、トラブルが起きてしまうかもしれません。
ペーパーレス化は、確実に全ての人がルールを把握し、守ることを前提とした上で進めなければなりません。
そのため、運用ルールは徹底的に周知させることを心がけましょう。
万全なセキュリティ対策を行う
ペーパーレス化を進める上で、セキュリティ対策は重要です。
ペーパーレス化が原因で情報漏洩すると、会社のイメージが下がるだけではなく、競合他社に負けてしまうこともあります。
アナログからデジタルに移行する上で最も重視しなければならないことが、セキュリティ対策です。
そのため、セキュリティ対策に優れているツールを導入したり、従業員へセキュリティに関する教育を行ったりなど、万全な対策を行いましょう。
セキュアSAMBAでペーパーレス化の目標を達成しよう
ペーパーレス化を進める場合、デジタルツールの導入が必要不可欠です。
例えば、ファイルの保管や共有がネット上でできるオンラインストレージであれば、ペーパーレス化したデータやファイルの扱いが簡単に行えます。
オンラインストレージを導入する場合、セキュアSAMBAはいかがでしょうか。
デジタル化が当たり前となりつつある現代において、ペーパーレス化はその足がかりとなります。
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