「家にデータを持ち帰って勉強したい」「分からないことがあるから調べたい」などのポジティブな理由であれば、会社のデータを持ち出しても問題ないと考えている人もいるかもしれません。
しかし、どのような理由であれ、会社のデータの持ち出しをするのであれば許可を得なければ問題に発展してしまう可能性があります。
例え悪意がなくとも隠れて会社のデータ持ち出しばれた場合は、問題とされてしまい損害賠償を請求されるなどの処分が下ることもあるでしょう。
会社のデータ持ち出しがばれたらどうなるのか、会社のデータ持ち出しがばれる影響やリスクを確認していきましょう。
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会社のデータ持ち出しによる事件・事故が発生している
会社のデータ持ち出しによって事件や事故につながってしまうケースがあります。
何故なら、会社のデータの持ち出しが原因で、情報漏洩などが発生してしまう場合があるからです。
悪意を持って持ち出して流用する場合もありますが、「家で仕事をしたい」「家で勉強したい」などのポジティブな理由だとしても、会社のデータ持ち出しはリスクが高いため防止しなければなりません。
実際に、会社のデータを持ち出したことでデータを紛失し情報漏洩する事例も多く、データの持ち出しは常に危険な状態に晒されていると考えても良いでしょう。
悪意がなくともデータの持ち出しは危険であり、例え本人が気を付けていても些細なミスで情報が漏洩することもあります。
そのため、会社のデータを持ち出すことは非常にリスクが高く、持ち出されないよう対策を考えることが大切です。
会社のデータの持ち出しがばれたらどうなる？
会社で持ち出しが許可されているデータであれば、持ち出しても問題になることはないでしょう。
しかし、持ち出し可だとしても、持ち出した後のデータの扱い方は慎重に行う必要があります。
持ち出しが許可されているからと言って、情報漏洩をしていいというわけではないからです。
持ち出してはいけないデータを持ち出してしまった場合は、大きなトラブルに発展してしまうでしょう。
会社の規定によっては損害賠償金を支払う必要もありますし、解雇や刑事事件として扱われれてしまうこともあるかもしれません。
持ち出し不可のデータは外部に漏洩しなかったとしても持ち出した行為自体が問題となります。
そのため、持ち出し不可のデータを持ち出したことがばれた場合は、非常に重い罰則が待っていると考えた方が良いでしょう。
会社のデータを持ち出したことがばれるリスク
会社のデータを持ち出したことがばれたら、どのようなリスクがあるでしょうか。
会社データの持ち出しがばれることで考えられるリスクについて確認しましょう。
損害賠償の請求
会社のデータを持ち出したことがばれれば、損害賠償の請求がされる可能性もあります。
例え漏洩しなかったとしても、データ持ち出しの行為自体が重大なインシデントになるため、罰則を避けることはできないでしょう。
持ち出したデータが非常に重要な情報を含んでいた場合は、解雇される可能性も高いです。
データの持ち出しがばれた場合については、就業規則に記載されているため確認しておきましょう。
社内規定の変更や業務への影響が増す
データの持ち出しがばれることで、従業員の業務の進め方が束縛される可能性が高いです。
例えば、従業員の1人がデータを持ち出したことがばれた場合、今後は隠れてデータを持ち出されることがないよう一人ひとりが監視されたりなど、業務を進めにくくなる場合もあります。
従業員1人の影響で多くの従業員に迷惑がかかるため、持ち出してはいけないデータを持ち出すのは控えましょう。
また、持ち出したデータに個人情報や取引先の情報が含まれていた場合、例え漏洩していなくとも持ち出したことを報告しなければなりません。
自社だけではなく社外にまで迷惑が及ぶため、データの持ち出しは行わないようにしましょう。
悪質であればキャリアに傷がつくこともある
データの持ち出し方が悪質な場合、キャリアに傷がつく可能性もあります。
無意識にデータを持ち出している場合は注意喚起程度で済みますが、悪意を持って故意的にデータを持ち出せば、注意程度では済みません。
データを持ち出すことは情報を漏洩する行為であるため、転職先にも悪い印象を抱かれるでしょう。
データは慎重に扱う必要のあるもののため、丁寧に扱えない人は危険因子とみなされることもあり、思うようにキャリアアップすることもできなくなります。
顧客からの不信感が出る
従業員が勝手にデータを持ち出してしまったことがばれると、情報が簡単に漏洩するのではないかと、顧客からの不信感が募る可能性が高いです。
顧客からの信頼を失ってしまえば経営を継続することもできません。
例え漏洩していなくとも、「大切な情報を軽く見ている」と考えられてしまうため、情報は慎重に扱う必要があります。
会社のデータ持ち出しによるセキュリティリスク
会社のデータを持ち出すことで、どのようなセキュリティリスクが発生するでしょうか。
考えられるリスクについて確認し、データの持ち出しがどれだけ危険なのか把握しましょう。
会社のデータを持ち出すと、情報漏洩のリスクが高まります。
情報は、セキュリティレベルの高いネットワーク環境の下で扱わなければ、簡単に漏洩してしまうため注意が必要です。
持ち出し不可のデータを持ち出して情報漏洩してしまえば、従業員のミスだけではなく従業員への教育不足として、企業全体が咎められるでしょう。
情報漏洩は、データに溢れている現代において必ず阻止したい出来事の1つです。
データを持ち出せば、情報は危険な状態に曝け出されてしまうため、情報を保護できていない時点で情報漏洩のセキュリティリスクが高まると言えます。
盗まれる
データを持ち出すことで、データが第三者に盗まれる可能性もあります。
データが持ち出されると、セキュリティレベルが低くデータを保護できない状態になってしまうため、扱い方によっては簡単に盗まれるでしょう。
例えば、データを持ち出すと以下の状態になる可能性も高いため注意が必要です。
- フリーWi-Fi環境下でデータが扱われる
- データを開いたまま席から立ちあがる
会社内でデータを扱うのとは異なり、データの持ち出しは関係ない人に見られる心配もあります。
いつ盗まれるか分からない状態にもなってしまうため、持ち出しをしないことだけではなく持ち出されないよう対策することも大切です。
会社のデータ持ち出しを発見する方法
会社のデータを持ち出すことを防ぐ前に、持ち出されたかどうかを発見する方法についても確認しましょう。
発見方法について知っていれば、持ち出しを事前に防ぐことも可能になります。
USBメモリの接続履歴を調査する
データの持ち出しは、圧倒的にUSBメモリによって持ち出されることが多いです。
そのため、USBメモリが接続されたかどうか、USBメモリの履歴を調査することで発見することができます。
通常、パソコンではUSBメモリを含む外部の電子機器の接続履歴が残っているため、いつUSBメモリが挿入されたのか確認することが可能です。
USBメモリによりデータが持ち出されていないかを確認するために、USBメモリの接続履歴を定期的に調査しましょう。
削除メールの復元
メールの運用が緩い企業の場合、メールにデータを添付し、私用の媒体やアドレスへ送信することでデータを持ち出す人もいます。
送信後にメールを削除すれば証拠隠滅ができると考えている人もいますが、削除されたメールは復元することが可能です。
従業員が意図的にメールを削除していないか、確認するついでにデータの持ち出しを発見しましょう。
アクセス履歴の調査
USBメモリの使用が禁止になっており、メールの運用も厳しい場合は、オンラインストレージを利用してデータを持ち出す人もいます。
個人で使用しているオンラインストレージがあれば、ネットで繋げることができるため、データの持ち出しが簡単です。
ネットの使用制限を設定していないのであれば、社内のネットワークからでも個人がプライベートで使用しているオンラインストレージに繋げることができます。
そのため、オンラインストレージからデータの持ち出しが、秘密裏に行われていることもあるでしょう。
このような持ち出しを発見するためには、アクセス履歴を調査してください。
従業員がどのサイトにアクセスしたのか、履歴を調査することでデータを持ち出したか持ち出していないのか、発見することができます。
会社のデータ持ち出しの発見後にするべき対応
会社のデータを持ち出していることを発見した場合は、従業員に質問をしましょう。
例えば、個人のオンラインストレージにアクセスしていたとしても、必ずデータを持ち出しているとは限りません。
個人のオンラインストレージから参考になるデータを見ていることも考えられるでしょう。
そのため、ネットの履歴、USBメモリの接続履歴、メールの削除履歴などを見たところで、一概に全ての結果からデータを持ち出していると断言できるものではありません。
まずは証拠を基に従業員の話しを聞き、「何のために」「どうして」行ったのかを聞くことが大切です。
会社のデータの持ち出しを防ぐ方法
会社のデータの持ち出しを防ぐためには、どのような方法があるでしょうか。
データを持ち出されないために、対策法について確認しましょう。
インターネットの通信制限をつける
データが持ち出されないためには、インターネットの通信制限をつけて、企業で許可しているサイト以外閲覧できないようにすることも大切です。
オンラインストレージを通じてデータが持ち出されることもあるため、業務を進める上で必要ないサイトに従業員がアクセスできないよう、通信制限をつけましょう。
インターネットの通信制限をつければ、どこにもアクセスができなくなるため、簡単に持ち出すことはできなくなります。
メールの監視をする
メールにデータを添付し、社外のプライベート用のアドレスへ送信する人もいます。
メールの運用が緩ければ、簡単に持ち出しを許してしまうでしょう。
メールによる持ち出しを防ぐためには、以下のようなメールの運用ルールを決めることがおすすめです。
- 社外にメールを送る場合は、社内の従業員をCCに追加する
- ファイルを添付してメールを送信しない
- 従業員のメールの利用を監視する
窮屈に感じる人もいるかもしれませんが、データを守るためにはメールのルールを決めることも大切です。
USBメモリなどの外部ディスクの挿入を防ぐ
USBメモリによるデータの持ち出しを防ぐために、USBメールを含む外部の電子機器の挿入を禁止しましょう。
USBメモリが挿入できる体制だと、いつでもデータが簡単に持ち出されてしまいます。
USBメモリは社内でデータを共有するためにも有効的に使用できますが、良心的に使っている人に隠れて、故意的にデータを持ち出す人もいるでしょう。
そのため、全体的にUSBメモリの使用を禁止し、共有したい場合はオンラインストレージなどを利用することがおすすめです。
会社のデータ持ち出しばれる・ばれないの問題ではない
会社のデータを持ち出しは、常に情報漏洩や盗難に注意しなければなりません。
許可のないデータを持ち出すことは厳禁ですが、許可されているデータを持ち出す際も注意すべきです。
しかし、テレワークなどが原因で社外でデータが必要になることもあるでしょう。
そのような場合は、安全にデータを持ち出せるようオンラインストレージを利用することをおすすめします。
オンラインストレージであれば、USBメモリのように紛失する恐れがなく、データが盗まれる心配もありません。
さらに、通信やファイルが暗号化されるため第三者による盗聴がされず安心です。
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社外でデータを扱う場合は、従業員が安全に使いこなせる必要もあるため、セキュアSAMBAがおすすめです。
会社のデータを持ち出すことは、許可があろうとなかろうとリスクが伴うため、持ち出さなければならない場合は必ず安全な方法で対応しましょう。
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