PPAP禁止の代替・PPAP廃止の代替案や方法まとめ

PPAPはファイルの共有方法のひとつとして、長年ビジネスの場で使われてた方法です。

しかし、PPAPのリスクが知られたり、情報漏洩などの事例が増えたことにより、多くの企業でPPAPの禁止や廃止の動きが顕著になっています。

PPAP禁止やPPAP廃止の代替案やPPAPを禁止して代替する必要性について確認しましょう。

なぜPPAPが禁止や廃止され代替が必要なのか

PPAPは、セキュリティリスクがあることや効率が悪いという理由から禁止や廃止が進んでおり、実際に多くの企業がPPAPに代わる代替案を考えています。

PPAPは、ファイルを添付したメールを送信した後に、ファイルの開封に必要なパスワードを再度メールで送信する方法です。

パスワードがついているためセキュリティレベルが高いと言われていますが、パスワードのメールが漏洩したり、盗聴されてしまえばファイルは危険な状態に晒されてしまいます。

また、メールも誤送信などのリスクがあり、セキュリティレベルが高いとは言いきれません。

さらに、メールの送信を最低でも2回は行う必要があるため効率的な方法とも言えません。

そのため、PPAPの禁止や廃止が進み、PPAPの代替としてセキュリティレベルが高く業務効率も下がらない方法を使用することが求められます。

PPAP禁止・廃止の代替案：オンラインストレージ

PPAPの禁止や廃止の代替としてオンラインストレージが挙げられます。

オンラインストレージは通信が暗号化されているものも多く、セキュリティレベルが高いです。

セキュリティレベルが高ければ悪意ある第三者の侵入を防ぐこともでき、大切な資料の流出を未然に防ぐことができます。

オンラインストレージは多くの会社でサービス展開されていますが、料金体系などが異なるため、比較検討してから導入を決めましょう。

また、突然導入しても従業員が慣れるまでに時間がかかることもあります。

オンラインストレージを導入する際は、使い方や導入するグループなどをあらかじめ決めることも大切になります。

PPAP禁止・廃止の代替案：転送サービス

PPAPの禁止や廃止の代替として転送サービスを使うこともありますが、転送サービスはPPAPと同様にメールを使用するものです。

そのため、メールを誤送信してしまえばファイルは漏洩してしまいます。

また、転送サービスは他社のサーバーを利用することになるため、必ずしも安全とは言いきれないでしょう。

大切なファイルを共有する場合、取引先によっては転送サービスを使っていることで不信感を抱かれることもあります。

転送サービスを利用する際は、ファイルの種類によって使い分けることも必要となるでしょう。

PPAP禁止・廃止の代替案：チャットツール

チャットツールを使うことでPPAPのメールの使用を代替することが可能です。

チャットツールはメールのように宛先を選ぶ必要はなく、個人のチャットルームを選んでからメッセージのやり取りを行います。

そのため、メールよりは誤送信をする可能性が低いです。

しかし、ファイル共有ツールというよりはコミュニケーションツールなので、部分的な代替は可能ですが、ファイル共有には制限があることが多いことは考えておく必要があるでしょう。

PPAP禁止や廃止の代替にセキュアSAMBA

PPAP禁止や廃止の代替に、オンラインストレージがおすすめです。

オンラインストレージは通信を暗号化できるため、悪意ある第三者の侵入を防ぐことができます。

セキュアSAMBAは、無料から利用できる国産のオンラインストレージで、安心して利用することができます。

PPAPは危険なファイル共有方法です。

無料から使えるセキュアSAMBAを導入して、安全にファイルを保管しましょう。