ファイル整理にコツはある？ファイル整理のコツ12選！

デジタル技術の進化により、文書や写真、動画、音楽などさまざまな形式のファイルが、パソコンやクラウド上に蓄積されるようになりました。

しかし、これらのファイルが適切に整理されていないと、必要なデータを探すのに時間がかかったり、ストレージ容量が圧迫されるなどの問題が発生します。

効率的なファイル整理は、生産性向上やストレージスペースの最適化、パソコンのパフォーマンス維持に直結します。

本記事では、ファイルやフォルダの命名規則、定期的な見直し、オンラインストレージの活用など、すぐに実践できるファイル整理のコツを12個厳選して詳しく解説します。

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ファイル整理を行わないことによる影響

ファイル整理を行わないことによる影響にはどのようなものがあるのか見ていきましょう。

生産性の低下

適切なファイル整理が行われていないと、ファイルの検索に時間がかかることで、作業効率が大幅に低下します。

特に、ファイル数が多くなるとその影響は大きくなります。

ストレージスペースが無駄に消費される

重複したファイルや不要なファイルが蓄積されることで、ストレージスペースが無駄に消費されます。

不要なファイルなどでストレージが使用されていることで、新しいファイルの保存スペースが不足する可能性があります。

パフォーマンスの低下

大量のファイルが蓄積されると、パソコンのパフォーマンスが低下することがあります。

特に、デスクトップに大量のファイルを保存すると、起動速度が遅くなることがあります。

ファイル整理のコツ：フォルダの命名規則を設ける

フォルダの命名規則を設けることで、一目でそのフォルダの内容がわかり、探しているファイルをすぐに見つけることができます。

ファイル整理のコツとしてフォルダの名前は具体的でわかりやすくすることが重要です。

また、日付やバージョン情報を名前に含めると、更新日やバージョンが一目でわかり、管理が容易になります。

ファイル整理のコツ：ファイルの命名規則を設ける

ファイル整理のコツとしてファイルにも命名規則を設けることが重要です。

ファイル名には、そのファイルの内容が一目でわかるようなキーワードを含めると良いでしょう。

また、作成日やバージョン情報を名前に含めると、ファイルの最新性が一目でわかります。

ファイル整理のコツ：フォルダ構造をルール化する

ファイル整理のコツとしてフォルダ構造をルール化することで、どこに何があるのかを把握しやすくなります。

最初は時間と労力がかかるかもしれませんが、一度設定すれば長期的に見て時間を節約することができます。

ルール化する際は、できるだけシンプルな構造を心掛け、深い階層になり過ぎないように注意しましょう。

ファイル整理のコツ：定期的に見直しを行う

ファイル整理のコツとして定期的にファイルの見直しを行うことで、不要なファイルを削除し、ファイルを最新の状態に保つことができます。

見直しの際は、ファイルの重要性、頻度、サイズを考慮し、必要なファイルだけを保存するように心掛けましょう。

ファイル整理のコツ：プロパティを活用する

ファイルのプロパティは、ファイルの種類、サイズ、作成日、最終更新日など、重要な情報を提供します。

ファイル整理のコツとしてプロパティ情報を活用することでファイル管理をより効率的に行うことができます。

例えば、サイズ順にファイルを並べ替えると、大きなファイルを見つけてストレージスペースを節約するのに役立ちます。

ファイル整理のコツ：デスクトップにファイルを置きすぎない

デスクトップはすぐにアクセスできる便利な場所ですが、ファイルを置きすぎるとパソコンのパフォーマンスに影響を及ぼす可能性があります。

また、デスクトップが散らかると、見た目のストレスもあります。

ファイル整理のコツとして必要なファイルだけをデスクトップに置き、その他のファイルは適切なフォルダに保存しましょう。

ファイル整理のコツ：重複ファイルの整理を行う

重複したファイルはストレージスペースを無駄に消費し、ファイルの管理を複雑にします。

重複ファイルを見つけるためには、専用のツールを使用すると効率的です。

ファイル整理のコツとして重複ファイルは必要なものだけを残し不要なものは削除しましょう。

ファイル整理のコツ：ショートカットを利用する

頻繁に使用するファイルやフォルダは、ショートカットを作成してデスクトップやタスクバーに置くと、一瞬でアクセスできるようになります。

ファイル整理のコツとしてショートカットを活用することにより、ファイルやフォルダを探す時間を大幅に節約することができます。

ファイル整理のコツ：タグを活用して検索効率を高める

ファイル整理のコツとしてファイルにタグをつけることで、キーワードで簡単に検索できます。

タグは、ファイルの内容、プロジェクト、関連性など、様々な要素に基づいて設定できます。

タグを設定し検索性が高まることで、大量のファイルの中から必要なものを素早く見つけ出すことができます。

ファイル整理のコツ：不要なソフトウェアを削除する

使用していないソフトウェアは、ストレージスペースを占めるだけでなく、パソコンのパフォーマンスにも影響を及ぼす可能性があります。

ファイル整理のコツとして不要なソフトウェアは定期的に削除し、ストレージの節約とパソコンのパフォーマンスの維持に努めましょう。

ファイル整理のコツ：重要ファイルのバックアップを行う

ファイルの喪失は、重大な問題を引き起こす可能性があります。

ファイル整理のコツとして重要なファイルは定期的にバックアップを取ることで、万が一の際も安心です。

バックアップは外部ストレージやクラウドストレージに保存するのが一般的です。

ファイル整理のコツ：アーカイブを活用する

使用頻度の低いファイルは、アーカイブとしてまとめて保存すると良いでしょう。

ファイル整理のコツとしてアーカイブにすることで、ファイル管理が簡素化され、ストレージスペースを節約することも可能になります。

ファイル整理のコツ：オンラインストレージを活用する

オンラインストレージとは、インターネットを介してデータを保存、取得、共有するためのサービスです。

オンラインストレージは、どこからでもアクセスでき、容量を気にすることなく大量のファイルを保存できるので自分のデバイスのストレージ容量を超えてデータを保存することができます。

また、複数人での共有や編集も容易になります。ただし、セキュリティ対策も重要なので、信頼性の高いサービスを選びましょう。

ファイル整理のコツとしてだけでなく、BCP対策としても有効なのでバックアップの保存先としてもオンラインストレージは利用できます。

ファイル整理のコツとしてセキュアSAMBA

ファイル整理のコツとしてオンラインストレージを活用することがおすすめです。

オンラインストレージであるセキュアSAMBAは、アクセス経路とファイルが全て暗号化されるため、セキュリティも強固で安心して利用することができます。

ログ管理や二段階認証などセキュリティ機能も豊富で、シンプルな操作で直感的に使うことが可能です。

ストレージの容量もプランやオプション追加によって柔軟に変更できるため、ストレージ圧迫時にも臨機応変に対応可能です。

また、クラウド上にバックアップデータを保存することでBCP対策としても有効です。

ファイル整理のコツとして無料から使えるセキュアSAMBAの利用をご検討してみてはいかがでしょうか。