セキュアSAMBAの特徴とは？主な機能と基本的な使い方を解説

オンラインストレージを選ぶ上で、自社の求めている機能が備わっているのか、そして操作性は簡単であるか、という2点は非常に重要です。

そこで、本記事ではオンラインストレージ「セキュアSAMBA」の導入を検討している方、そして実際に導入したものの使いこなし方を知りたい方に向けて、基本的な使い方から、応用的なセキュアSAMBAならではの機能についてご紹介します。

セキュアSAMBAの機能や使い方をマスターして、よりセキュアなファイル共有にお役立てください。

法人向けオンラインストレージ「セキュアSAMBA」とは

セキュアSAMBAとは、法人向けのオンラインストレージサービスです。

オンラインストレージサービスとは、ファイルをクラウド上のサーバーと呼ばれる場所にアップロードして、保管や共有をおこなうサービスです。

オンラインストレージサービスは、Google driveやOne driveのように、個人向けに無料で利用できるサービスも多く普及しています。

しかし、セキュアSAMBAが法人向けとしているのは、「セキュリティ」や「管理」という点で、個人向けサービスとは異なることが理由です。

法人向けのオンラインストレージサービスは、個人向けと比較し、ファイルへのアクセスログの確認や、ユーザーアカウントの管理など、法人として利用をする上で必須となる機能が標準搭載されている点が特徴です。

“法人向け”である理由・特徴

では、少人数で利用するのであれば、Google driveやOne driveの個人向けサービスでも、十分だと考えることもできるでしょう。

しかし、ビジネスでオンラインストレージを使う際に重要となるのが、セキュリティ対策がしっかりと対策がなされているかどうかです。

ビジネスで扱うデータは、顧客の個人情報や取引先の情報を扱うこともあるため、万が一情報が漏れてしまったときの被害は計り知れません。

また、セキュリティ対策を怠っていたことで生じたトラブルにより、社会的信用を失うことで、事業者として再起不能に陥ってしまう可能性もあります。

だからこそ、事業者としてデータを扱うのであれば、法人向けのオンラインストレージサービスを選ぶ必要があるのです。

セキュアSAMBAは、容量とセキュリティの双方において、安心して利用できるオンラインストレージサービスといえるでしょう。

セキュアSAMBAの主な機能

セキュアSAMBAを使ってどのようなことができるのか、セキュアSAMBAの主な特徴について解説していきます。

セキュアなファイル共有

セキュアとは、「安全な」「堅牢な」という意味を表しています。

セキュアSAMBAのセキュリティ対策として、暗号化通信、ウイルスチェック、端末認証やIPアドレス制限による不正アクセス防止など、厳重なセキュリティ対策を備えています。

また、セキュアSAMBAのデータセンターには、AWS（Amazon Web Services）を利用しています。

AWSは、アメリカ政府やAmazonのような世界を代表する機関や企業が利用するほど、セキュリティ対策に対して、特に力を入れています。

セキュアSAMBAでは、こうした強固なセキュリティ対策を複数掛け合わせることで、セキュアな環境を提供しており、機密性の高い情報を扱う法人に特化したオンラインストレージサービスとして多くの企業で導入されています。

シンプルな操作性

オンラインストレージは、ビジネスでの利用頻度が非常に高いツールでもあります。

そのため、「いかに安全か」と同様に、「いかに使いやすいか」も重視しなければいけません。

使いにくいオンラインストレージは、ファイル共有業務の効率化を阻害する原因となってしまいます。

その点、セキュアSAMBAは、直感的でシンプルな操作性が特徴です。

操作画面は通常のエクスプローラー上の操作性と変わりない見た目になっており、ドラッグ&ドロップでファイルのアップロードが可能であるなど、既存システムの操作性のまま、ご利用いただけるよう設計されています。

パソコンやデジタル技術に詳しくない人でも使いやすいことから、セキュアSAMBAは、IT企業だけではなく、非IT企業を含め、さまざまな業種の企業に導入されています。

マルチデバイスからアクセスが可能

セキュアSAMBAは、デスクトップアプリ、Webブラウザ、スマートデバイスの3つのデバイスで使うことができます。

さまざまな端末で使えることの利点は、端末に縛られず、どこにいても迅速にファイルにアクセスできることです。

仮に、営業や現場勤務などでも、スマートフォンからファイルにアクセスできるため、スピーディーな情報共有や判断が可能になります。

また、テレワークやモバイルワークをおこなう人でも、環境に合わせて最も効率がよいと思う端末を、自分の意志で選択できることで、仕事への満足度を高めることにもつながるでしょう。

セキュアSAMBA各メニューの使い方

セキュアSAMBAの各メニューを見ていきましょう。それぞれのメニューで何ができるのか、また、何の目的で使うのかを解説していきます。

マイフォルダ

マイフォルダは、個人用のファイル管理フォルダとして使います。

マイフォルダがあることで、個人ファイルと共有ファイルを明確に区別することができます。

マイフォルダの使い方は、メニューにある「マイフォルダ」をクリックして、マイフォルダの画面を表示させます。

さらに、必要に応じてフォルダを作成し、ファイルをアップロードしていきましょう。

ファイルの名称変更や削除、移動などの指示は、デスクトップアプリであれば右クリック、ブラウザでは上部の該当ボタンをクリック、スマートデバイスでは、該当ファイルにチェックをつけたのちに操作を指示します。

注意点として、マイフォルダのファイルをパブリックフォルダに移動することはできません。

マイフォルダのファイルをパブリックフォルダで共有したい場合は、「シェア」機能を使いましょう。

パブリックフォルダ

パブリックフォルダは、社内で共有をするためのフォルダです。ファイルのやり取りや、共同編集を行いたいファイルを置く場所として位置付けておきましょう。

セキュアSAMBAの管理者は複数名設定することができます。

管理者以外のユーザーは、許可されたフォルダ以外は表示がされない仕様になっているため、部署や役職ごとに共有範囲を制限する場合にも効果的です。

フォルダの作成やファイルのアップロード、削除などの基本操作は、マイフォルダでの操作と同じです。

パブリックフォルダにおけるフォルダやファイルの管理は、ツールの管理者が設定画面からおこなうため、外部のユーザーがファイルを勝手に操作することはできません。

また、ゲストユーザーとして社外の協力会社やクライアント用のアカウントを作成することも可能です。

この際も、共有権限を特定のフォルダだけに制限をしておくことで、社外関係者とのフォルダ共有ができ、双方向でのファイルの受け渡しを行うことができます。

ダウンロードリンク

ダウンロードリンクは、特定のファイルを相手に転送するための機能です。

受け取り手のセキュアSAMBAの利用有無に関わらず、ダウンロードリンクをクリックするだけでダウンロードが可能です。

また、メールでは送れない大容量ファイルの転送や、昨今セキュリティ上の脆弱性が問題視されているPPAPの代替手段としても活用できます。

※PPAPとは「メールでパスワード付Zipファイルを送信し、後から別でメールでパスワードを送る手法」を指します。

ダウンロードリンク機能では、目的に応じてパスワードや有効期限など、細かい設定が可能であり、ダウンロードされた履歴を確認することができることも特徴です。

ダウンロードリンクの使い方は、リンクを作成したいファイルにチェックを入れ、右クリック、あるいは、画面上部のメニューの「もっと見る」から、「ダウンロードリンク」を選択します。

ダウンロードリンク作成画面が表示されたら、パスワードや有効期限、ダウンロード許可回数などを設定し、「作成」ボタンをクリックします。

生成されたダウンロードリンクのURLを、任意の方法で相手と共有したら完了です。

マイシェア

マイシェアでは、自分がシェアした、あるいは、相手からシェアされたファイルを見ることができます。ただし、シェアできるファイルはマイフォルダにあるファイルのみとなります。

ダウンロードリンクとの違いは、相手もセキュアSAMBAユーザーであるという点です。

マイシェアの使い方は、シェアしたいファイルをチェックして右クリック、あるいは、画面上部のメニューの「もっと見る」から、「シェア」を選択します。

ファイルシェアの画面が表示されたら、シェアするメンバーを選択します。

ブラウザとデスクトップアプリで表示される画面では、メンバーリストが左右に分かれています。

左のリストにはすでにシェアをおこなった、あるいは追加でシェアするメンバーが表示されており、右のリストには、まだシェアされていないメンバーが表示されています。

左右に動かしたいメンバーをそれぞれ選択して、矢印をクリックすることで、左右のリスト間でメンバーを移動させることができます。

シェアするメンバーを左のリストに移動させたら、確認をクリックしてシェアが完了です。

なお、シェアされたファイルにはシェアアイコンが表示されます。

お気に入り

よく使うファイルはお気に入り登録することで、素早くファイルにアクセスすることができます。

お気に入りの画面では、お気に入り登録したファイルを一覧で表示させることができます。

お気に入りの使い方は、お気に入り画面に一覧表示させたいファイルにチェックを入れて、右クリックか画面上部のメニューの「もっと見る」から「お気に入り」を選択します。

お気に入りに登録されたファイルには、星マークが表示されます。

お気に入り登録できるファイルの数は無制限です。

メールアドレス帳

メールアドレス帳では、ダウンロードリンクで使用するメールアドレスを登録することができます。

なお、過去にダウンロードリンクを送信した相手は、自動的に登録されています。

メールアドレスを登録しておくと、ダウンロードリンクを送信する際に、メールアドレスの入力を省くことができるので効率的です。

セキュアSAMBAの基本的な使い方

各メニューでできることを理解したら、実際にファイル共有をおこなう際の基本的な使い方を見ていきましょう。

ログインURLを取得する

まずは、セキュアSAMBAのサイトから申し込みをおこない、ログインURLを取得しましょう。

管理者の場合は、登録したメールアドレスに、ログインURLと管理者ID、パスワードが記載されたメールが送信されます。

ユーザーとして管理者からアカウントが発行された場合は、ログインURLとユーザーID、パスワードが記載されたメールが届きます。

ログインURLにアクセスして、ユーザーIDとパスワードを入力したのちに、reCAPCHA「私はロボットではありません」にチェックを入れてログインします。

なお、管理者によって2段階認証が設定されている場合は、ユーザーIDとパスワードを入力したあと、メールによる追加認証が必要になります。

認証コードが記載されたメールが登録したメールアドレスに届くので、セキュアSAMBAの画面に戻り、認証コードを入力したあとにログインをおこないましょう。

初回ログイン時のみ、基本的な使い方の画面が表示され、説明が終了したら、利用開始です。

アップロード

アップロードは、各フォルダで右クリック、あるいは、画面上部にあるアップロードをクリックします。

デスクトップアプリやブラウザの場合は、アップロードできるのは、すでにローカルストレージに保存されているファイルになりますが、スマートデバイスの場合は、カメラ機能を使い、その場で写真を撮ってアップロードすることも可能です。

なお、スマートデバイスでのアップロードは、デバイスにインストールしているアプリからのアップロード、および、セキュアSAMBAからスマートデバイスアプリへのファイル転送が可能です。

ファイルへのアクセス

アップロードしたファイルを開きたいときは、任意のファイルをチェックし、「開く」をクリックするか、あるいは、ファイルをダブルクリックします。

スマートデバイスであれば、ファイルをタップして「ローディング中」と表示されたのちに、ファイルを開くことができます。

サーバ側でファイル名や拡張子に関して制限を設けていません。

お使いのPCでご利用されているファイルは自由に保存いただけます。

ダウンロード

セキュアSAMBAにアップロードしたファイルを、端末にダウンロードするには、チェックしたファイルを右クリック、あるいは、画面上部のダウンロードをクリックします。

なお、ブラウザでのダウンロードでは、必然的にダウンロードフォルダへ保存されますが、デスクトップアプリの場合は、任意のダウンロード先を指定できます。

ブラウザで複数のファイルをダウンロードする場合は、圧縮されてzipファイルとしてダウンロードされます。

また、スマートデバイスでのダウンロードの際は、セキュアSAMBAのオフラインフォルダにダウンロードすることで、端末自体にファイルが保存されます。

仮に、オフライン環境で、ファイルの移動や名称変更などの操作をおこなったとしても、画面右上にあるプラスマークをタップして同期させることで、サーバー上にあるファイルと同期することが可能です。

ファイルの削除

作成したフォルダやアップロードしたファイルを削除するには、チェックしたファイルを右クリック、あるいは、画面上部にある削除をクリックします。

複数のフォルダやファイルであっても、一括で削除することができます。

削除したフォルダやファイルは一旦ゴミ箱へと移動されます。

仮に、誤って削除してしまったファイルであっても、ゴミ箱に表示されていれば復元が可能です。

なお、ゴミ箱に保管できる期限は、1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月から選ぶことができます。

セキュアSAMBAの便利な機能

ここからは、セキュアSAMBAの便利な機能をご紹介いたします。

フォルダ毎の細かい権限設定

セキュアSAMBAでは、フォルダ単位で細かくアクセス権限の設定が可能です。

「アクセス拒否」「読取専用」「読取・書込許可」の3種類があり、アクセス拒否に設定したユーザーからは該当するフォルダは表示されません。

また、読取専用に設定したフォルダ内ではファイルの編集や削除などを防ぎ、閲覧やダウンロードのみに制限をかけることもできます。

ファイルの共有相手に応じて簡単に権限の付与ができるため、思わぬ情報漏洩や誤操作によるデータ損失を防ぐことができます。

各ユーザーのログ管理

セキュアSAMBAでは標準でログの管理機能が搭載されています。
ユーザーが操作したフォルダ、ファイルに対する読取・書込・作成・削除・名前の変更のログが記録され、保存期間も無期限・1ヶ月・3ケ月・6ケ月・12ケ月から選択することができます。

誰が、いつ、どこにアクセスしたかを記録することで、万が一の際の迅速な原因究明や、今後の対策を立てる際にも有効です。

また、ログ管理を周知することで事前に抑止も期待ができ、トラブルが発生する前の怪しい要素を検知することもできるため、法人としてデータを管理する以上は必須の機能といえます。

パスワード自動生成機能

セキュアSAMBAでは、ダウンロードリンクを作成する際に、強固なパスワードを自動で生成してくれる機能があります。

パスワード自動生成機能を使うと、不正アクセスを防ぐことができるので、情報漏えい対策になります。

複雑なパスワードを自分で考える時間や、パスワード自動生成ツールをまたぐ必要がないので、ダウンロードリンクをスムーズに作成することができます。

プラットフォーム間でリアルタイムに連携できる

それぞれの端末で共有されたファイルは、リアルタイムに端末間で連携することができます。

アクセスする端末を選ばないので、例えば、本社でパソコンからアップロードしたファイルを、現場でスマートデバイスから閲覧することも可能です。

移動中や外出先でも、アップロードしたばかりのファイルにアクセスできるため、時間を有効活用して、生産性の高い業務ができます。

検索機能でスムーズにリーチできる

検索機能とは、ファイル名やタグ、拡張子でファイルを検索できる機能です。

ファイルが大量に保存されている場合であっても、目的のファイルにスムーズにリーチすることができるので、作業効率を大幅にアップさせることができます。

検索機能を活用するために、ファイル名で検索することを前提として、ファイル名をつけることを意識してみましょう。

過去のバージョンの参照やダウンロードが可能

過去のバージョンの参照とは、ファイルを更新するごとに、いつ誰がどのファイルを作成したかという履歴を、最大10世代までさかのぼって見ることができる機能です。

さらに、セキュアSAMBAでは、過去のバージョンを参照するだけではなく、ダウンロードすることも可能です。

ダウンロードした画面を切り替えることで、過去と現在のバージョンが比較できるため、その都度ファイルにアクセスして参照する手間を省くことができます。

ダウンロード通知によるリマインドができる

ダウンロード通知によるリマインドとは、作成したダウンロードリンクから、ファイルがダウンロードされたことを通知してくれる機能です。

ダウンロード通知設定を有効にしておくことで、相手がファイルをダウンロードしたことを確認できるだけではなく、自分へのリマインドにもなります。

複数の相手にダウンロードリンクを送った場合、すべてを把握しきれていない可能性もありますが、ダウンロード通知がくることで、相手とファイル共有したことをリマインドできます。

また、相手がファイルをダウンロードしたことで、次に自分がとるべき行動をスタートさせるきっかけにもなり、相手のアクションに対してスピーディーに対応できます。

セキュアSAMBAを使いこなして安全なファイル共有を実現

セキュアSAMBAは、仕事でのファイル共有に必要な機能が備わっており、安全、かつ、簡単にファイル共有ができることがおわかりいただけたと思います。

セキュアSAMBAでは、多彩なオプション機能を備えているため、自社の規模や業種に合わせて、機能をカスタマイズすることも可能です。

これからオンラインストレージを導入しようとお考えであれば、まずはフリープランを試して、セキュアSAMBAの安全性や利便性を体験してみてはいかがでしょうか。

また、セキュアSAMBAを使い始めた人は、紹介した基本的な使い方や便利な機能を活用して、スムーズなファイル共有による業務効率化を目指しましょう。