オンラインストレージのメリット・デメリットとは？選び方や活用方法も合わせて紹介

オンラインストレージを活用すれば、PCの負担軽減や社内外とのスムーズなやりとりが可能になり、業務効率の向上やテレワークの導入に効果的です。
オンラインストレージの特徴やメリット・デメリットを解説いたしますので、オンラインストレージの導入や活用の参考にしてください。

そもそもオンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、「インターネット上（online）の保管場所（storage）」を指します。
まずは、オンラインストレージの基本的な機能について見てみましょう。

インターネット上のデータ保管場所

オンラインストレージは、インターネット上にデータを保管するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれます。

ネットワーク上（クラウド）に設置されているストレージにログインし、ファイルを保存することができます。通常、社内のネットワーク上にデータの保存場所を作る場合は、会社が専用サーバーを設置し運用する必要があります。
オンラインストレージの場合はサーバー機能がインターネット上にあり、インターネットがつながる場所であればどこでも接続が可能です。

また、会社で機器を購入したり人材を雇って運用する必要がないので、導入・運用コストをおさえることができます。

自動保存や自動同期ができる

オンラインストレージに保存したファイルやフォルダは、いちいちダウンロードをしなくても、オンラインストレージ上で編集することができます。

この際に便利なのが、更新した内容が自動で保存される「自動保存」と、2つ以上の異なる端末で編集したデータを同じ状態に保つ「自動同期」ができる点です。
自動的にファイル更新や同期がおこなわれると、オンラインストレージには常に最新のデータがあることになります。

複数のPCやモバイル端末からデータに同時にアクセスしたり、ひとつのファイルを複数人で共有したり、リアルタイムで閲覧・編集することもできるので、情報の共有や伝達がスピーディーにおこなえます。

オンラインストレージ（クラウドストレージ）の活用方法

オンラインストレージの特徴から、従来のファイルやデータの保存や共有方法とは違いどのような活用ができるのでしょうか。
オンラインストレージの活用方法について、おもな5つの例を見ていきましょう。

書類・写真・動画の保存

多くの会社では、業務をおこなううえで、書類や写真、動画、PDFデータなどのやりとりが発生しています。

メールやチャットで大容量のデータを共有しようとした場合、特に動画などの大容量データは、アップロードやダウンロード・送受信に時間がかかるため、作業効率が落ちる原因になります。

オンラインストレージの場合は、オンライン上に保存されている場所、つまりURLを共有するだけで、それぞれ各自でアクセスして閲覧や編集ができるため、大幅な時間短縮ができます。

また、会社でサーバーを運用している場合、業務上必要なデータの蓄積によりPCやサーバーの容量を圧迫してしまうことがありますが、オンラインストレージの場合、オンライン上に柔軟な拡張可能な保存場所を確保できるのでデータ容量が増えても安心して利用することができます。

データのバックアップ

オンラインストレージの機能はすべてインターネット上にあるため、一般的にデータを失う原因となる、ハードディスクの破損やメモリ不足、災害、パソコンの盗難などによる影響がありません。

「通常はPC上にデータを保存し編集したい、けれど万一の時に備えてインターネット上にもデータを保存しておきたい」という場合にも有効で、バックアップ機能に優れています。

日ごろの業務での利用だけでなく、データの保全やBCP対策の一環としてオンラインストレージの活用が増えています。

社内外のファイル共有

今までメール添付などで社内・社外に転送していたデータも、オンラインストレージなら共有したい人のアカウントを発行すればわざわざ送付する必要がありません。

また社外への共有は専用のダウンロードリンクを発行しURLを伝えれば瞬時に簡単に共有することができます。
メールやファイル転送サービスでのやりとりが不要になり、スムーズでストレスのない連携が可能となります。

オンラインストレージでは、フォルダやファイルごとにアクセスできる人を制限できるので、セキュリティ面でも安心です。

複数のデバイスから同時作業

オンラインストレージでは、複数のデバイスから1つのファイルに同時にアクセスし、編集や閲覧をおこなうことができます。

リモート会議をしながら同じ資料を見たり、話し合いながら編集するというリアルタイムのやりとりが可能になります。
オフィスではPCから、外出先ではモバイル端末からそれぞれアクセスできる点も利便性が高いでしょう。

オンラインストレージ（クラウドストレージ）のメリット

オンラインストレージの導入によって会社が得られる具体的なメリットを紹介します。

なお、以下の資料では「オンラインストレージで業務効率化した企業」の事例を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

1. どこからでもアクセスできる利便性

インターネット環境さえあれば、オフィス・自宅・外出先を問わず、パソコンやスマホ、タブレットからいつでもファイルを閲覧・編集できます。

移動時間や出張先でも最新データに即アクセスできるため、業務スピードと柔軟性が大幅に向上します。

2. サーバ管理不要で運用負担を軽減

オンプレミスのファイルサーバ構築と異なり、ハードウェアの設置・維持管理、OS／ミドルウェアのアップデート、故障対応などはクラウド事業者が実施することが魅力です。

社内ITチームは設定やユーザー管理などの“運用”に専念でき、人的・時間的コストを大幅に削減します。

3. 自動バックアップでデータ消失を防止

定期的なバックアップや世代管理機能が標準搭載されているため、誤操作によるファイルの上書きや削除、ハード故障時も迅速に復元できます。

バックアップのスケジュール設定やリストア手順も自動化できるため、万が一の際も安心です。

4. 容量のスケーラビリティが高い

必要に応じて数百ギガから数テラ、さらには数十テラまで柔軟に容量を増減できるため、急なデータ増加にも迅速に対応できます。

余剰分の無駄払いを防ぎつつ、繁忙期やプロジェクト単位の大容量保管にも適した運用が可能です。

5. 最新バージョンが常に利用できる

クラウド事業者が最新機能やセキュリティパッチを自動適用するため、ユーザーは常に最新版の管理画面・API・クライアントアプリを利用できます。

自社でのソフトウェア更新作業やバージョン間の互換性問題に悩まされません。

6. ファイルの共同編集・リアルタイム共有

同一ドキュメントに複数人が同時アクセスしてコメント挿入や共同編集ができる機能を備えるサービスが多くあります。

メール添付にありがちな「ファイルのばらつき」「最新版がわからない」といった混乱を解消でき、チームワークが効率化します。

以下の記事では、「社内外のファイル共有をメール添付や無料ファイル転送」をセキュアSAMBAに切り替えた際のメリットを細かく紹介しています。参考にしてみてください。

7. 導入・人件費などのコスト削減

初期投資ゼロまたは低額の月額／容量課金モデルが主流です。ハードウェア購入費・設置工事・運用保守人員の追加採用など、固定費や初期費用を大幅に抑制できます。

スモールスタートからフルクラウド移行まで、段階的にコストを最適化可能です。

8. 災害やトラブル時にもデータを守れる

災害時に業務の継続をさまたげる恐れがあるのが、サーバーやPCの破損です。

オンラインストレージならインターネット上にデータが保管されているためサーバーの破損を心配する必要がなく、ログイン情報があれば他の端末からでもアクセスできます。

また、バックアップ機能に優れているので、間違った編集をしてしまったときに前の編集状態に戻したり、編集履歴を参照することもできます。
PCの盗難対策として、PCのローカル上にはデータを残さず随時オンラインストレージ上で作業をするようにし、パスワード管理をしっかりおこなえば、万が一のときも社外秘のデータを見られることはありません。

災害時のバックアップやBCP対策としてや情報漏洩やデータ紛失のリスク回避としても、オンラインストレージは活用できます。

以下の記事では「オンラインストレージがBCP対策に効果的な理由」を解説しています。

9. 個人のデバイス利用・テレワーク対応に強い

社員が社用のスマホやPCを使っても、アクセス権限設定や端末認証、IP制限などでセキュリティを担保可能です。

自宅や外出先からでもファイル共有ができるため、柔軟な働き方やテレワーク導入をスムーズに後押しします。

10. ペーパーレス・脱属人化に寄与

環境への配慮から近年推進されているペーパーレス化のために、紙で保存されていた資料をデジタルデータに変換したり、社内の承認申請をデジタル化してワークフローシステムを導入している会社もあるでしょう。

業務のデジタル化や書類電子化を進めるにあたって必要になるのが、デジタルデータの保存場所です。
この保存場所が十分に確保されていない場合、電子化が必要な書類のすべてを電子化できなかったり、社内でサーバーを導入・運用するために多くのコストが必要です。

しかし、オンラインストレージがあれば、必要な容量の保存場所を安価で確保でき、容量を増やしたい場合にも簡単に対応ができます。

オンラインストレージ（クラウドストレージ）のデメリット

オンラインストレージには多くのメリットがある一方、いくつかのデメリットもあります。

適切にオンラインストレージを運用するにはデメリットとその対応策の把握が必要です。

1. カスタマイズがしにくい

オンラインストレージのサービスによっては、初期には基本的な機能しか提供していない場合もあります。

自社の業務内容にあわせて「こんな機能がほしい」と感じることがあっても、社内でサーバーを運用している場合と比べると、すぐに思い通りにカスタマイズすることは難しいかもしれません。オンラインストレージは幅広い企業に対応する設計のため、大幅なカスタマイズには適していないからです。

しかし、特に有料サービスの場合は、ビジネスに必要な機能を実装しているため、大きな不便を感じることはないでしょう。
有料サービスの場合、一般的にはシステムや機能がパッケージ化されており、オプションで機能を追加できます。サーバー容量やユーザー発行数など、必要な機能を備えたサービスを選択しましょう。

2. 障害時の対応がサービス提供会社になってしまう

オンラインストレージはインターネットを介して提供するサービスのため、ネットワークの障害などが起こる可能性もあり、起こった場合に対応するのはユーザーではなくサービス提供会社です。
障害が起きたとき、緊急性が高いため今すぐに解決したいと思っても、ユーザーができることはありません。

このような障害が起こった場合の対応策として、サポート体制についてあらかじめ確認しておきましょう。夜間や休日の障害に対応できるよう、運用監視サポートがあると便利です。

万が一の事態に備えて、データの復旧が困難になる前に、日頃からデータのバックアップを残しておくのもひとつの方法です。

3. IDパスワードの漏れによる情報漏えいリスクがある

オンラインストレージにアクセスするにはIDとパスワードが必要なため、ストレージ上のファイルの場所を示すURLが漏えいしたとしても、基本的にアクセスはできません。

しかし、IDとパスワードの管理にはより一層の注意が必要です。
万が一URLとID・パスワードが同時に流出した場合、インターネットに接続することのできる人であればだれでも閲覧や編集ができてしまいます。

情報漏えいを防ぐには、IDとパスワードは関係者以外に漏らさず、頻繁にパスワードを変更するなどの徹底した管理が必要です。
セキュリティ事故の大半は過失や故意によるものであるため、各社員のセキュリティ意識を高めるよう、定期的にセキュリティ意識のチェックや研修をおこないましょう。

4. 自動同期によるデータの書き換えで混乱が生じる

自動同期はファイルを常に最新のデータにするうえで便利な機能ですが、複数の人が同時編集をする際、相手が書いた部分を気づかないうちに上書きしてしまい、混乱が生じる場合もあります。

また、ファイルの更新頻度が高いため、インターネットの接続が重くなる場合や、ネットワーク切断による更新漏れが起こる場合もあります。

オンラインストレージは自動同期をおこなうサービスが多いですが、中には非同期型のものもあります。非同期型であれば、ファイルの同時更新による混乱は起こりにくく、データの信頼性は確保されます。

自社の業務には同期型と非同期型のどちらが適しているのか、しっかり考えたうえで導入しましょう。

5. ランニングコストが継続的に発生する

オンラインストレージは初期投資を抑えられる一方で、利用容量やユーザー数に応じた月額／年額の利用料が継続的に発生します。

長期的に見て本当に必要な容量やユーザー数を見極め、定期的にプランを見直すことが、コスト最適化のカギとなります。

デメリットをカバーするための対策方法

上記のようなデメリットへの対策方法を順に紹介します。比較検討の前に整理をしておくことが導入のコツです。

カスタマイズの代替は「外部連携機能」で補完する

オンラインストレージではオンプレミスのように自由にシステム改修ができない場合がありますが、APIや外部連携アプリを活用すれば不足機能を補完できます。

たとえば、アップロード後の承認ワークフローを自動化したり、社内のグループウェアや CRM とファイルデータを同期したりすることが可能です。これにより、クラウド上でも自社固有の業務フローを効率的に再現し、開発コストを抑えながら必要な機能を実装できます。

セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶ

クラウド運用において最も気を付けるべきなのがセキュリティです。

転送時には暗号化し、保存時には AES-256 等の強力な暗号化を施すのが前提となります。また、多要素認証（MFA）や IP アドレス制限、端末認証など複数のセキュリティレイヤーを持つサービスを選びましょう。

サポート体制とSLA（サービス品質保証）を確認する

トラブル発生時に迅速な復旧を図るには、サポート窓口の種類と SLA（サービス稼働保証）の内容を必ずチェックしましょう。

24時間365日対応の電話・チャット・メールサポートがあるか、初期導入支援や利用開始トレーニングを提供しているかも重要なポイントです。

バージョン管理や操作ログ機能を活用する

ヒューマンエラーや不正操作を抑制するには、ファイルの世代管理と詳細な操作ログが不可欠です。

新しいバージョンに上書きした際にも旧バージョンを履歴として自動保存し、必要に応じてワンクリックで復元できる機能を利用しましょう。

また、ユーザーごとのファイルアップロード・ダウンロード・共有設定のログを記録し、いつ誰がどのファイルを操作したかを追跡できれば、内部統制やインシデント対応にも役立ちます。

オフライン利用が可能なアプリやキャッシュ機能を活用する

インターネット接続が不安定な環境でも業務を止めないために、デスクトップクライアントやモバイルアプリのオフライン同期機能を活用しましょう。

必要なフォルダだけをローカルにキャッシュし、回線再接続時には変更箇所のみをアップロードできる差分同期機能を使えば、通信量を抑えつつ、オフライン時でもファイル閲覧・編集が可能になります。

容量課金型とユーザー課金型のプランを比較検討する

オンラインストレージの料金体系は大きく「容量課金型」と「ユーザー課金型」に分かれます。それぞれの特徴を理解し、自社の利用状況に適したプランを選ぶことで、コストを最適化できます。

容量課金型プランでは、実際に使用したストレージ容量に応じて料金が発生します。データ使用量が変動する業態では、ピーク時に必要な分だけ柔軟に容量を増減できるため、無駄のない運用が可能です。

ユーザー課金型プランでは、登録ユーザー数に応じて料金が発生します。利用人数がある程度固定されている場合は、月額の予算を見定めやすく、費用予測が立てやすいことがメリットです。特に全社的に利用する場合には、ユーザー単位での定額制を導入することでシンプルな管理が可能です。

オンプレミス・NASとの比較

オンラインストレージのほか、オンプレミス、NAS等でもデータを保存できます。

以下の表では、オンラインストレージ（クラウドストレージ）、オンプレミス、自社設置型NAS の主要な特徴を比較しました。

オンラインストレージは「すぐに始められる」「容量も用途に応じて柔軟に増減する」などが特徴です。そのため、初期投資を抑えつつ運用負担も軽減したい場合に最適です。

一方、オンプレミスは「ネットワーク外部にデータを出さず」「ガバナンスを最重視」したい企業向けといえます。また、NAS はローカル環境での高速アクセスと「自社内管理」を両立しつつも、オンプレミスほどの運用コストがかからない中間的な選択肢です。

業務要件やセキュリティポリシー、予算に合わせて最適なストレージを選びましょう。
なお、以下の資料では「オンラインストレージの20サービス」を比較して紹介しています。参考にしてみてください。

オンラインストレージは無料・有料どちらを選ぶべき？

オンラインストレージとは無料と有料サービスがあり、料金もさまざまです。

一般的な無料と有料のオンラインストレージサービスの違いを比較してみましょう。

無料のオンラインストレージは個人におすすめ

無料のオンラインストレージは、個人利用に向いているサービスです。

• Google社：「Google drive」
• box社：「box」
• Dropbox社：「Dropbox」
• Microsoft社：「OneDrive」

などには無料プランもあります。

また、法人向けオンラインストレージの「セキュアSAMBA」にもフリープランがありますので、オンラインストレージを試したい場合は無料版から利用してみるとよいでしょう。

有料のオンラインストレージは法人におすすめ

有料のオンラインストレージは、法人利用に向いています。

ビジネスでは安全な運用が求められるため、セキュリティ対策が万全な有料サービスがおすすめです。
無料版と比べて使用できるデータ容量も大きく、機能も豊富なため、ストレスなく運用できる点でも大きなメリットがあるでしょう。

たとえば、弊社の提供するオンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、アップロードされるすべてのファイルをスキャンできるウイルスチェック機能や、保存したデータの全文検索をおこなう機能などを、オプションで追加することができます。
手書きの書類や帳票を読み取りデータ化するAI-OCR連携や、画像のAI検索など、高度な利用方法に対応できる点も有料のオンラインストレージならではの機能でもあります。

ビジネスでオンラインストレージを利用しようと考えているのであれば、有料であっても法人向けのサービスを利用した方がいいでしょう。

オンラインストレージ（クラウドストレージ）選びのポイント

オンラインストレージには数多くのサービスがあるため、評判だけで判断するのではなく、自社に最適な機能を検討する必要があります。

法人利用に適したオンラインストレージの選び方を紹介します。

課金形式で選ぶ

前述のとおりオンラインストレージの料金体系は大きく「容量課金型」と「ユーザー課金型」に分かれます。
自社の利用規模や予算に応じ、導入後のコストをシミュレーションしましょう。

たとえば、社員数や取引先数が多い、もしくは増減しやすい場合は容量課金（ユーザー無制限）プランのほうが、コストが膨れにくいためおすすめです。
一方、利用人数が限られている場合は、必要な分だけコストをかけられるユーザー課金プランがおすすめです。

無料トライアルを提供しているサービスもあるため、実際の利用状況も踏まえ自社に合った課金モデルを選びましょう。

機能で選ぶ

活用シーンを想定し、操作性や機能などが使いやすいかを確認することも、サービスの選定時には重要です。
例えば、オンラインストレージには一般的な以下のような機能でも、サービスごとに仕様が異なるケースがあります。

• バージョン管理：上書き前のデータはどれくらい（何世代）遡れるか
• 削除データの復元：削除したファイルはどれくらいの期間まで復元可能か
• アクセス権限設定：ユーザーごと／フォルダごと、閲覧のみ／編集可など細かく設定できるか
• 社外ユーザーとのファイル共有：アカウントを持っていない人にも安全に共有できる仕組みがあるか

オンラインストレージはサービスごとに搭載されている機能が異なるため、まずは自社のニーズを整理し、必要な機能を明確にした上で選定することが重要です。
また、同じような機能でも、サービスによって仕様や使い勝手に差があるため、細部まで比較・確認しておくことが大切です。

容量で選ぶ

オンラインストレージの導入前に、必要な容量を確認しましょう。

サービスによっては、無制限や大容量のプランがあったり、容量が不足したときに増量できるものもあります。
データの保存容量のほか、ファイルの送受信に必要な容量が別途必要なサービスもあるので、事前に確認しましょう。

料金で選ぶ

利用できる容量、人数、機能が増えるほど、オンラインストレージの料金も高額になります。

サービスによって課金形態は容量とユーザー数で異なるため、自社に最適なプランやサービスを選びましょう。
安易に安価だからという理由でサービスを取り入れると、セキュリティ対策が不十分であったり、利用できる機能数が少ないなどの落とし穴もあります。

フリープランがある場合は、実際に試してから有料版へ移行するなど工夫しましょう。

セキュリティ機能の高さで選ぶ

オンラインストレージは、ログイン認証や共有する際のURLを複雑化していることで、通常は安全に取り扱うことが可能ですが、最近ではハッキングや情報漏えいが問題となることがあります。

リスクを回避するためには、セキュリティ対策に優れたサービスの利用がおすすめです。

具体的には、ファイル情報を暗号化するSSLに対応しているか、定期的にサーバー内のウイルスチェックを実施しているか、サーバー上の行動を記録するログ機能が付いているか、などを確認しましょう。

オンラインストレージならユーザー無制限でコスパに優れたセキュアSAMBA

オンラインストレージには、安価で導入できる、自動保存や自動同期ができるなどのメリットがあり、業務のデジタル化や書類電子化、災害時の対応などに役立ちます。

社内外とのデータのやりとりが多い業務や、リモートワークの推進には、いまや欠かせないサービスともいえるでしょう。
会社が法人向けのオンラインストレージの導入を検討する際には、セキュリティ対策やサポート体制をしっかりとチェックしましょう。

オンラインストレージの「セキュアSAMBA」は、8000社以上に選ばれている法人向けオンラインストレージサービスです。

全てのプランがユーザー数無制限で利用できる点が特長で、特に低容量のプランでは抜群のコストパフォーマンスを発揮します。
使用するデータの総量はそこまで大きくないけれど、利用人数が多い環境においては最適な選択肢となります。さらにアクセス経路とファイルは全て暗号化されているのでセキュリティの面でも安心です。

オンラインストレージを導入する際は、ぜひ無料トライアルも使用できるセキュアSAMBAをご検討ください。