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外注管理は難しい?外注管理スキルを向上させ業務効率化を実現するポイント

業務効率化ノウハウ

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    企業活動に欠かせないのが総務や人事、経理などバックオフィス=「間接部門」の業務です。

    昨今の労働力不足を背景に、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)が注目されていますが、定期的・定型的な業務の多い間接部門はアウトソーシングしやすく、今後ますますニーズが高まると考えられています。

    経営効率改善の鍵となる間接部門の外注管理・アウトソーシングを成功させるポイントについて解説します。

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    間接部門の業務を外注するメリット

    定型的な作業や、高度に専門的な業務を外注することで、経費削減と社員の負担軽減を実現できることが、間接部門業務を外注する大きなメリットですが、具体的にどのようなメリットを獲得できるかを確認していきましょう。

    付加価値の高い業務に集中できる

    定期的な入力作業や毎月決まった流れで行う確認作業などルーティンワークを外注することで、間接部門の社員の負担を減らし、より専門的な業務に時間をあてることができます。

    定型業務はマニュアル化しやすいため、外注するのに適しています。

    定型業務の時間を減らすことで、トラブル対応など緊急性の高い業務、社内ルールの策定やコンプライアンス強化など長期的な取り組みが必要な業務に集中できます。

    採用コストを抑えられる

    会社に足りないスキルを外注で補うことで、採用コストを抑えることができます。

    会社全体の新卒採用や、転職エージェントなどを利用した中途採用では、1人の採用につき数十万~数百万円の費用がかかります。

    特に間接部門の経験者で高いスキルがあり、専門的な資格も保有しているような人材は企業にとって理想的な即戦力ですが、同時に採用のハードルが高い存在でもあります。

    「即戦力が必要だが、採用に時間や経費をかけることが難しい」場合に、外注は有効な解決策の一つです。

    外部の知見を活用し、業務の質を上げられる

    高い専門性が求められる仕事を専門業者にアウトソーシングし、業務の質を向上させるのも有効な活用方法です。

    財務や管理会計などの業務は、会社の課題を見える化し、経営の改善に貢献する役割も持っています。

    このような高い専門性や実績を必要とする業務を外注することで、会社の経営基盤を強化することができます。

    外注管理の流れ

    間接部門の外注するメリットをしっかり生かすためには、外注する業務を事前に整理し、明確な指示を出すことが大切です。

    適切に外注を行うための外注管理の流れを確認していきましょう。

    【1】外注業務の洗い出し

    業務の性質や難易度、スケジュールを洗い出し、社内で対応するものと外注するものに仕分けします。

    情報漏えい予防の観点や、外注した場合のメリットが大きい(デメリットが極力少ない)ものを選び、費用対効果の高い業務を優先します。

    以下のようなポイントを確認して外注業務の洗い出しをしてみましょう。

    • 作業内容が定型的で、マニュアル化できる
    • 作業対象に企業秘密となる情報が含まれていない
    • 作業の分業が可能
    • 有資格者のみ扱える業務など、専門性が高い

    例えば給与計算を外注する場合、勤務時間の集計からトータルで発注するのか、計算作業のみを外注するのかなど、実情に合わせた検討が必要です。

    作業依頼やダブルチェック作業にかえって手間が発生してしまうのは本末転倒ですので、社員の対応時間を短縮できるよう業務を見直します。

    特に初めて外注を行う場合は、指示・管理がしやすく社員の負担軽減がわかりやすい「ルーティンワーク」を選ぶと良いでしょう。

    【2】依頼内容を整理する

    外注する業務を選んだら、具体的な依頼内容を整理します。業務内容、発注金額(予算)、求める品質などをまとめましょう。

    最低限達成すべき品質、その業務に費やすことができる最長の営業日数などの基準を設けておくと、発注の判断がしやすくなります。

    【3】外注先を決める

    外注先候補をリサーチし、複数サービスを比較して発注先を決めましょう。

    見積もりが1件のみでは、費用が割高だったりサービス内容が充実していなかったりしても、気づくことができません。

    相見積もりを取ることで有利に交渉を進められることもありますので、2つ以上のサービスを比較検討することをおすすめします。

    実際の発注前にテスト運用ができるサービスであれば、品質やメリット・デメリットを体感することで、発注の可否を判断したり、発注後の運用方法について事前に対策を練ることができます。

    【4】業務を発注する

    発注書や秘密保持契約書を取り交わし業務を発注します。

    後々のトラブルを避けるため、依頼内容の明文化と秘密保持契約はもちろん、業務マニュアルや納期、品質基準なども書面で交付しておくのがベストです。

    【5】外注作業の進行管理を行う

    定期的に連絡を取り、進捗管理を行いましょう。

    電話やメールでの連絡のほか、クラウド型のプロジェクト管理ツールを導入すると、リアルタイムで状況を共有することができ、管理の負担が減ります。

    外注管理を成功させる5つのポイント

    外注管理をより安全に行い、業務改善につなげるための外注管理のポイントについて紹介します。

    外注を行う際のスキルや知識を依頼や管理に活用しましょう。

    社内の外注ルールを明確にする

    不必要な業務まで外注に回されないよう、社内で発注規定を決めておきましょう。

    また、各部署で過去にどのような発注を行ったかを記録しておくと、類似の業務を発注するときに再調査する手間を省くことができます。

    発注前に依頼内容を明確にする

    依頼内容は誰が見てもわかるよう明確にしておきましょう。

    事前に作業指示書や見本を準備し、作業手順や納品物の品質に関して認識を揃える必要があります。

    外注先からの作業に関する問い合わせに都度対応しなければならないコミュニケーションコストを抑えながら、納品物の品質を担保することができます。

    ニーズに合った外注先を選ぶ

    求める品質やコストに合わせて、最適な「強み」を持っているサービスを選びましょう。

    費用や品質をかんがみて、ムダのない発注をすることが大切です。

    また、信頼できそうか(実績はあるか)、コミュニケーションは問題なく取れるか、納品後のサポートはあるかといった点も確認しましょう。

    適切な手段でファイルを共有する

    作業用に社内データを共有する場合は、セキュリティに十分注意しましょう。

    連絡方法を決めておく

    確認事項やトラブルが発生した場合の連絡方法を決めておきましょう。

    進捗報告はメールやプロジェクト管理ツール、緊急時には電話といった連絡手段や、連絡がつきやすい曜日・時間帯を決めておくと、やり取りがスムーズになります。

    契約期間が長期に渡る場合は、進捗共有や改善提案のために定期ミーティングを設けてもよいでしょう。

    外注管理を成功させ業務効率化の実現を目指そう

    外部リソースを活用することで、会社の経営を支える間接部門の業務負担を軽減し、コア業務に集中する基盤を作ることができます。

    外注するがゆえの難しさもありますが、外注管理のポイントを押さえ、信頼できる外注先を増やすことで、業務効率化を実現しましょう。

    また、外注先とのデータやファイルの共有にオンラインストレージ「セキュアSAMBA」を活用してみてはいかがでしょうか。

    一時的なプロジェクトや期間が限定された作業でのデータやファイルの共有の際には無料から使えるセキュアSAMBAを利用するとより効率的に行えるでしょう。

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