まずは確認！そもそもオンラインストレージとは？
オンラインストレージとはインターネット上にファイルをアップロードできるサービスです。オンラインストレージのメリットは、パソコンやスマホ内に収まらない容量のデータを保管できる点で、写真・画像で容量がいっぱいという方は特にオンラインストレージのメリットを感じられるでしょう。
具体的なサービスとしてはGoogleDriveやOneDrive、Dropbox、Box（ボックス）が一例で、他にもAmazonなど、多くの企業がオンラインストレージを提供しています。オンラインストレージは個人・法人にとってメリットがあり、多くのユーザーに選ばれています。
特に無料で使えるオンラインストレージはメリットが大きく、有料版を検討する場合も、一度無料版を試し、メリットを感じたうえで有料版を使用することをおすすめします。
オンラインストレージのメリットは、サーバー上でデータの保存・転送・共有ができる点です。ビジネスシーンで活用すれば、仕事の効率があがり、大きなメリットを感じられるでしょう。
オンラインストレージのメリットを比較する際には、価格以外にも様々な要素を比較することが大切です。セキュリティが万全でTB以上の大容量もしくは無制限のオンラインストレージを安い料金で使用することは難しいでしょう。メリットと料金のバランスを考え、最適なオンラインストレージを選定してください。
オンラインストレージのメリットをご紹介
オンラインストレージサービスを活用するメリットはサーバー上でデータを管理し、仕事がしやすくなる点です。社内のHDDなどにデータを保管する際にはメンテナンスやアクセス権の設定などが必要ですが、オンラインストレージを活用すれば、より容易にファイルの保存・管理が可能になります。
さらにPCやスマホのバックアップとしてもオンラインストレージを使用できます。その場合、クラウド上のオンラインストレージなら、データの送受信が簡単という点が大きなメリットです。
オンラインストレージを経由することで、遠方の端末にバックアップデータをダウンロードできる点もオンラインストレージを使用するメリットといえるでしょう。
オンラインストレージではなくUSBなどでデータのバックアップを行う場合、端末がないとバックアップデータを同期できないというデメリットがありますし、端末自体を紛失するリスクもあります。
また、企業においてはデータをチームで共有しながら使用する場面が少なくありません。バックアップだけでなく、日々使用するデータをオンラインストレージで管理することで多くのメリットを感じられます。
すでにGoogleなどのオンラインストレージを活用し、具体的なメリットを感じている企業もあるのではないでしょうか。オンラインストレージを導入すれば下記メリットを感じられるはずです。
＜オンラインストレージを導入するメリット＞
・外部端末（HDDやUSBなど）やサーバが必要なくなるというメリットがある
・端末や場所にしばられずファイルの閲覧・編集ができるというメリットがある
・アプリを使ってバックアップができるというメリットがある
・ファイル共有が効率化し、業務効率があがるというメリットがある
・大容量のファイルを保管・共有できるというメリットがある
オンラインストレージにはこのようなメリットがあり、特にビジネスシーンにおいて便利さをもたらしてくれるものです。メリットの内容に魅力を感じられる場合は、オンラインストレージにチャレンジしてみるといいでしょう。多くのオンラインストレージには無料版サービスがあるので、本当にメリットがあるか、検討できるはずです。
デメリットはどういったものがある？
オンラインストレージにはメリットがある一方でデメリットもあります。具体的にはセキュリティの安全性には注意が必要です。
たとえば、オンラインストレージはサーバー上で多くの企業に対して、一律で提供され、シェアしているサービスです。そのため自社の努力でセキュリティを高めることが難しいというデメリットがあります。
さらに外部の企業がオンラインストレージサービスを運営しているため、その会社にトラブルがあった場合、オンラインストレージ自体が停止するというデメリットがあります。
一例をあげると、オンラインストレージサービスには下記のようなデメリットがあります。
＜オンラインストレージのデメリット＞
・共有しやすい反面、情報漏えいなどのデメリットがある
・一律サービスなので、カスタマイズしにくいというデメリットがある
・運営会社のトラブルによってサービス停止するというデメリットがある
オンラインストレージサービスを活用する際にはファイルを共有しやすいというメリットだけではなく、セキュリティ面や外部サービスである特性などのデメリットもしっかりと意識しなければなりません。
注意点を把握しておこう
ここまでオンラインストレージの「共有しやすいこと」をはじめとするメリットや、「セキュリティ面の不安がある」といったデメリットを紹介してきました。最後に実際にオンラインストレージを使用する際に、メリットに加えて確認しておきたい注意点をまとめていきます。
オンラインストレージの使用を検討する際にはメリットやデメリットだけでなく、下記注意点についても目を向け、サービスごとに比較・検討するようにしましょう。
＜メリット・デメリット以外にも気をつけたいオンラインストレージを使用する際の注意点＞
・ネットにつながっていなければ使えない
オンラインストレージはクラウド上にデータを保管し、使用・共有できるサービスです。端末内にデータがないというのはオンラインストレージの大きなメリット・違いである一方、ネット環境がない場ではデメリットとなってしまいます。
・無料サービスの制約
オンラインストレージの多くは無料版と有料版があり、無料版を使ってメリットがあるかを試すことができます。しかし、無料版のオンラインストレージには容量やデータの保存期間、アクセス権など、様々な制約が設けられていることがほとんどです。無料版でオンラインストレージのメリットを感じて使い続けていると、容量の上限に達する・データの保存期間が切れてしまうといった事態に直面する恐れがあります。
オンラインストレージを活用する際にはメリット・デメリットだけでなく注意点にも着目し、長期的な活用する方法を検討する必要があります。
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