メール添付では送れない大きな容量のデータを送信する際に有効なファイル転送サービス。企業・個人問わず様々なシーンで使用されていますが、ファイル転送サービスにはデメリットもあります。今回はファイル転送サービスの基礎知識とデメリット、安全に使うためのポイントを説明します。これから利用したいと考える方に参考にしていただきたい内容です。
ファイル転送サービスとオンラインストレージはどう違う？
ファイル転送サービスとオンラインストレージ、2つのサービスの違いを一言で表すと、共有期間の設定があるかないかという点です。ファイル転送サービスは使用時に共有期間を設定したうえでファイルをアップロードしますが、オンラインストレージは期間無制限のフォルダーにファイルを保存・格納します。
そもそもファイル転送サービスとは？
ファイル転送サービスはインターネットを介してデータを送信するサービスです。送信側は指定のWebサイトにファイルをアップロードし、受信側は発行されたURLからデータをダウンロードします。ファイル転送サービスの利点としてはGBをこえるファイルを簡単なやり取りで送受信できることです。Gigafile便やThunderbird（サンダーバード）など、無料でメリットのあるサービスもあります。
そもそもオンラインストレージとは？
一方オンラインストレージはインターネットのサーバーやcloud上に、共有フォルダーを設置し、データやファイルをやり取りする方法です。Dropboxをはじめとする多くのサービスに価格や機能、メリット、制限の異なる複数の料金プランが無料・有料で用意されています。WindowsPCだけでなく、iPadやiPhone、スマホからもアクセスできるため、人気が高まっています。会社で無料版を使用しているというビジネスパーソンも少なくないでしょう。
オンラインストレージと比較し、ビジネスシーンでの利用が進まないファイル転送サービス。どのようなデメリットがファイル転送サービスを使う障害になっているのかを説明します。
ファイル転送サービスのデメリット①セキュリティ面
まず問題となるのはファイル転送サービスのセキュリティ面です。一時的にファイルをインターネット上にアップロードするファイル転送サービスのセキュリティは安全とはいえません。パスワードをかけることもできますが、情報漏えいを確実に防ぐことはできません。なかには海外にサーバーを置くファイル転送サービスもありますので、不安を感じる場合もあるかもしれません。オンラインストレージと比較し、セキュリティ面の安心感が高くないという点がファイル転送サービスのデメリットとなっています。
ファイル転送サービスのデメリット②利用履歴が残らない
また、ファイル転送サービスはその仕組み的に利用履歴を見ることができません。ファイル転送サービスを使用してファイルを送ったあとに不安になり、確認しようとしても、確認できないということです。メールより大きな容量のファイルを送れるといっても確認や送り直しができないという点は、ファイル転送サービスのデメリットです。
上記のようなデメリットがあるファイル転送サービスですが、いくつかのポイントに注意することで、安全に使うことができます。
ファイル転送サービスのデメリット解消方法①送信管理
ファイル転送サービスを使用する際、送信管理を行うことで、誤送信や内容確認のデメリットを回避できます。ファイル転送サービスで送ったファイルがわからなくなるという事態が発生した際にはいつどのファイルをアップロードし、だれに送信する際にファイル転送サービスを使ったかを管理する送信リストを作成するといいでしょう。
ファイル転送サービスのデメリット解消方法②有料サービスの利用
送信ファイルの確認を可能にし、セキュリティ面での安全性を確保する方法として、法人向けの有料ファイル転送サービスを利用する方法もあります。ファイル転送サービスは無料でも利用できますが、デメリットを回避するために安全性の問題と容量の制限を解消してくれる有料のファイル転送サービスの活用をおすすめします。
ファイル転送サービスのデメリットを解消する方法として、オンラインストレージを利用する方法と具体例を紹介します。
ファイル転送サービスの代わりになるオンラインストレージ
オンラインストレージは無料のファイル転送サービスのデメリットであるセキュリティと利用履歴の問題を解決できます。
まず、ファイル転送サービスの1つ目のデメリットであるセキュリティ面については、オンラインストレージは承認されたユーザーだけがアクセスできます。格納されているデータが不特定多数の目にさらされることがないので、安心です。
次に利用履歴が残らないというファイル転送サービスのデメリットについてです。この点については、オンラインストレージはデータを共有フォルダにアップロードするため、データ格納後もデータの確認・入れ直しが可能です。あとになって正しいデータを格納したか不安になった、データが更新されたので差し替えたいという場合も安心でしょう。
また、デメリットではありませんが、オンラインストレージはメールよりも大きな容量のファイル転送サービスより、さらに大きなデータ容量をもちます。メールからファイル転送サービスへ切り替えたあとであっても、オンラインストレージを利用すればさらにメリットを感じられるでしょう。
ビジネス用オンラインストレージの例
ファイル転送サービスに代わるオンラインストレージの一例として、「セキュアSAMBA」というオンラインストレージを紹介します。
セキュアSAMBAは充実した機能と高いセキュリティが評判のオンラインストレージで、2000社以上の導入実績があります。特徴としてはオンライン上に共有フォルダをもつため、いつでもどこでも、簡単かつ安全にファイル管理を行うことが可能です。様々なデバイス、スマホからもログイン・アクセスでき、アクセス経路は全て暗号化されるので、ユーザーの自由度が高まります。
セキュアSAMBAは使いやすさと高いセキュリティを備えたオンラインストレージです。メールやファイル転送サービスよりも使い勝手の良い共有方法を探しているならおすすめです。
セキュアSAMBAについてのより詳しい情報は下記ページよりご覧いただけます。https://info.securesamba.com/
まとめ
メールより大きな容量のファイルを送信でき、メリットの大きなファイル転送サービスですが、制限やデメリットもあります。ファイル転送サービスを検討する際には無料サービスだけでなく、企業向け有料サービスもあわせて検討するといいでしょう。また、ファイル転送サービスにこだわらず、オンラインストレージを活用することができれば、より良い形でデメリットを解消することができるかもしれません。
