ファイル共有サービスの法人が選ぶ際のポイントと注意点

ファイル共有サービス（クラウドストレージ、オンラインストレージ等とも呼ばれる）は、ドキュメントや画像などをファイルサーバーに保存・共有するシステムです。

大容量のファイルを管理できることから、個人だけでなくビジネスの場でも導入され、企業間のやりとりに活用されています。

これまで日本の企業でファイル共有サービスを利用していたのは大企業が中心でしたが、2020年には在宅勤務やリモートワークが推進され、中小企業でもこのサービスに関する注目度が高まりました。

ビジネスの場で利用できるファイル共有サービスは、大企業が手掛けるものからスタートアップ が提供するものまで、さまざまなサービスがあり、それぞれに特長があります。

そのため、各サービスの資料を見てもどのポイントを比較検討すればいいのか、結局どのサービスを導入すればよいのか分からない方も多いことでしょう。

法人向けファイル共有サービスを選ぶ際に見るべきポイントや、複数のサービスを比較する際のポイント、さらにおすすめのサービスを紹介します。

法人向けファイル共有サービスとは

法人向けのファイル共有サービスは、個人利用のものと比べていくつかの違いや特長があります。

個人向けと法人向けの違いは、法人向けの方が大人数で利用することを想定し、大容量のファイルを保存できるプランを用意していたり、個人向けのサービスに比べて高度なセキュリティ環境でファイルを保存・共有できたりといった特長があります。

まず、ビジネスでファイル共有サービスを使うのはどんなシーンなのかを確認しておきましょう。

最も多く利用される形態はファイル共有サービスです。

ドキュメントや画像、動画などのファイルを保存し、共有したりするのが代表的な利用シーンです。

社内のメンバーにはもちろんのこと、取引先など社外の人に対してもリンクを共有することにより、ファイルのやりとりができます。

法人向けファイル共有サービスを利用するメリット

法人向けファイル共有サービスを利用するメリットは、大容量のファイルを安全な環境で利用できることです。

ファイル共有サービスを利用していなければメールに添付したり、HDDやUSB等のツールにファイルを入れて受け渡しするなどの手段でファイルを送付することになるでしょう。

しかし、この方法では一定以上の容量のファイルを送れない、安全性に不安があるなどのデメリットがあります。

ファイル共有サービスを利用すればこれらのデメリットを解消できます。

ファイル共有サービスの法人利用の際の選び方

法人がファイル共有サービスを選ぶ際にはどんなポイントを意識すればよいのかを確認していきましょう。

操作性

日常的に使うものだからこそ、操作しやすいかどうかは大きなポイントです。

また、オンラインストレージ初心者でもすんなり使えるような操作性・ユーザーインターフェースであるかも確認しましょう。

利用可能人数

法人向けオンラインストレージは、いくつかの利用プランがあり、それぞれ利用可能人数を設定しているケースが多いです。

導入する部署の人数、また今後その人数がどれくらい増減するかを含めて利用人数を確定させ、プランを選びましょう。

同期型/非同期型

PCやスマートフォン、タブレットなどの使用デバイスのローカル領域のファイルの内容と、オンラインストレージ内の領域を自動的に同じ状態にすることを「同期」と呼びます。

ファイル共有サービスには、この同期を行うものと行わない（あるいは、同期するかしないかを設定で選択できる）ものがあります。

同期の機能は便利な反面デメリットもあるので、状況によっては非同期型のサービスの方がよい場合もあります。

サポート内容

使い方に疑問が生じたり、トラブルが発生したりした際にどんなサポートが提供されるのかも大きなポイントです。

サポート体制の種類としては、ドキュメント（FAQ、Q＆A形式）、メール、電話、専任担当によるサポートなどさまざまなものがあります。

ファイル共有サービスの利用に不安がある場合には、電話や専任担当者によるサービスなど、個別の状況に対応してくれるサービスを選ぶとよいでしょう。

ファイル共有サービスを法人が選定する際の注意点

法人向けファイル共有サービスを導入検討時などに比較する際に押さえておきたいポイントを紹介します。

セキュリティの安全性

法人がファイル共有サービスを利用する際、最も重視したいポイントがセキュリティです。

なぜなら、ファイルを共有する際には情報流出やサーバーアタックに伴うウイルス感染などのリスクが伴うからです。

法人向けのファイル共有サービスは、どのサービスも充実したセキュリティ対策をしているため、おおむねどのサービスを選んでも問題ないでしょう。

しかし、ファイル共有サービスを使って個人情報を含むファイルをやりとりしたい、あるいは金融情報など機密性の高い情報を取り扱っている法人などは、より安全性を重視したサービスを検討する必要があります。

複数のサービスを比較したり、時にはサービス提供会社に質問をするなどして積極的に情報を収集しましょう。

データ容量と料金

先ほども触れましたが、法人向けのファイル共有サービスはいくつかのプランを提供しており、それぞれ利用できる利用可能人数データ容量、料金が異なります。

まずは自社や該当部署がどれくらいの人数でどれくらいのファイルを保存・共有したいのかをはっきりさせてから商品を選びましょう。

もちろん、利用人数とデータ容量が多ければ多いほど料金は高くなります。

しかし、「高いからこのサービスは使わない」「安い（無料）だからこのサービスにしよう」などの理由でサービスを選ぶと、導入後に使いづらくなってしまう可能性もあります。

法人向けのファイル共有サービスを選ぶ際には、コストパフォーマンスを追求しすぎないようにしましょう。

【2021年版】法人向けファイル共有サービスおすすめ一覧

2021年の時点（※記事公開時点）でおすすめの法人向けファイル共有サービスの特長とあわせて一覧表を作成しました。

ファイル共有サービスの法人利用を検討しているのであれば参考にしてください。

※記載の内容は記事公開時点のものになり変更等が生じている場合があることをご了承ください。

ファイル共有サービスの法人利用ならセキュアSAMBA

法人やビジネスでファイル有サービスを利用するのであれば、オンラインストレージ「セキュアSAMBA」が適しています。

中小企業に多く利用されている国産オンラインストレージ「セキュアSAMBA」がなぜ適しているのかを解説します。

操作が簡単で使いやすい

PCにソフトをインストールするだけで、特別なツールなどを使用しなくてもすぐにセキュアSAMBAを利用開始できるシステムになっています。

実際にファイルをアップロードする、共有するなどの操作もシンプルで使いやすいと好評です。

ユーザー数無制限で利用可能

セキュアSAMBAはユーザー数無制限で利用できます。

法人向けファイル共有サービスの中には、利用人数が増えると利用プランを変更しなければならないものもありますが、セキュアSAMBAはその必要がありませんので、安心して利用し続けられます。

徹底したサポート体制

セキュアSAMBAの特長の一つが、専任担当スタッフが導入前からお申し込み、導入後の運用までを一貫してサポートするシステムを提供しています。

使い方が分からない、トラブルが発生したなどの場合にもすぐに疑問点を解決できる点が多くのユーザーに好評です。

また、データ移行の支援サービスも行っていますので、スムーズに利用を開始できます。

非同期型のためNASのような運用が可能

セキュアSAMBAは、非同期型のファイル共有サービスです。

ローカルのファイルとストレージ上のファイルが自動で同期されないため、同じ内容にするためには必要に応じてファイルをアップロードする必要があります。

しかしその反面、利用端末とストレージ双方の容量を圧迫せずに利用できますので、NAS（Network Attached Storage）のように利用できるという利便性があります。

高い専門技術によりセキュリティも安心

セキュアSAMBAには、アクセス経路のSSL暗号化通信、グローバルIPアドレスの制限や端末制限、パスワードポリシー設定、ログ取得といった標準的なセキュリティ機能を標準搭載しています。

セキュアSAMBAで安全なファイル共有を始めよう

ファイル共有は多くの場面で必要になりますし、法人やビジネス利用の場合は情報資産として適切に扱わなければいけないこともあるでしょう。

その場合は、やはり法人向け、ビジネス利用に特化したファイル共有サービスを利用することが推奨されます。

法人向けオンラインストレージとして多く利用されているセキュアSAMBAで安全なファイル共有を始めてみてはいかがでしょうか。

無料から使えるセキュアSAMBAを試して安全なファイル共有をぜひ実現させましょう。