業務で紙の書類を多く扱う、または資料を紙で保管しているという会社では、「書類電子化」について抵抗がある場合や、自社の業務のやり方にはあわないのではと感じる場合もあるでしょう。
しかし、デジタルでもおこなえる作業や保管を紙で続けることは、気づかないうちに従業員や会社にとって大きな負担となっている可能性があります。
書類電子化の意味やメリット・デメリットについてあらためて考えてみましょう。
書類電子化とは？
書類電子化には、おもに以下の2つの意味があります。
書類の電子化の特徴について見ていきましょう。
紙の資料をデジタルデータに変換する
書類電子化とは多くの場合、すでに紙として存在している書類や写真などの資料を、スキャンしたりPCで入力しなおしたりしてデジタルデータに変換することを指します。
この書類電子化が進められる理由には、紙資料の保管場所にかかるコストの削減や紛失・劣化防止、また働き方の多様化への対応などがあげられるでしょう。
オンラインストレージサービスの充実により、紙資料よりもデジタルデータで保管する方がコストや手間がかからなくなったことに加え、リモートワークの推進により出社が必須となる紙資料をもちいた業務の削減が課題となり、書類電子化を進める会社が多くあります。
また、国も書類電子化による生産性の向上を推進するため、2022年1月に電子帳簿保存法を改正し、これまで厳しい要件を設けていた国税関係の帳簿や書類の電子保存について、大幅な緩和をおこなっています。
アナログでおこなっていた作業をデジタルに変える
書類電子化には、そもそも紙の資料が発生しないよう、紙でおこなっていた作業をデジタル化するという意味も含まれます。
たとえば、紙の申請書に記入し承認者へ回覧して押印をもらう手続きをおこなっていた稟議を、ワークフローシステムを導入してすべてPC上でおこなうようにするという方法があります。
これにより手続き上発生する書類はデジタルデータのみになり、記録や書類の保存もそのままデジタルでできるという利点があります。
また、契約書や請求書、納品書など重要な書類のやり取りをネットワーク上でおこなうEDI（電子的データ交換）取引も普及しており、「絶対に紙でなければいけない」という業務は少なくなってきています。
書類を電子化するメリット
書類電子化を進めると得られるメリットについて紹介します。
これまで紙媒体でおこなっていたものが電子化されることでどのようなメリットがあるのでしょうか。
保管場所を減らせる
たくさんの紙の資料を保管するには広い保管場所が必須で、そのほかにもプリンターや用紙、ファイルや鍵など多くのものが必要になります。
一方、デジタル化した書類の保管にはサーバーやHDDなどがもちいられますが、PCとネットワークさえあれば保管や閲覧ができ、必要な保管場所は紙の場合と比べるとかなり小さいスペースで済みます。
また、インターネット上の仮想サーバーを利用するオンラインストレージも広く採用されており、この場合は社内に保管場所を確保する必要がありません。
紛失や劣化の心配がない
紙の書類は経年とともに劣化する可能性や、誰かが持ち出した際に紛失する可能性がありますが、電子化した場合このリスクが大きく減らせます。
また、デジタルデータは劣化する恐れがなく、コピー制限やパスワードをかけることでデータの持ち出しを防ぐことができます。
情報の検索が容易になる
過去のデータを探したいとき、ファイルをひとつずつ開いてページをめくり該当の書類を探す、といった手間がかかっていたものが、書類電子化によりPCで検索をかけるだけで素早く見つけられるようになります。
手書きの書類や印刷物をスキャナやカメラで読み取り、文字データにおこす「OCR（光学文字認識）機能」により、書類電子化による情報検索がさらに容易になっています。
印刷コストがかからない
紙でおこなっていた作業をデジタル化する書類電子化の場合、そもそも紙の書類が発生しないため、印刷用紙やインク、ペンなどの消耗品のコストを削減できます。
紙資料が減ることにより、クリアファイルやフォルダ、クリップや付箋などの事務用品を使う機会も減るでしょう。
環境に配慮している姿勢を見せられる
近年はSDGsが注目されており、環境への取り組みを積極的におこなっている会社であることを、取引の条件に加える大手企業が増えています。
そのため、ISO14001やエコアクション21などの環境マネジメントシステムの認証を受けようとする会社も増えており、これらの要求事項には省エネや省資源等によるコスト削減や、環境意識の向上が含まれています。
書類電子化を進めることでペーパーレスや省エネにつながるため、会社として環境に配慮している姿勢を示すことができます。
作業の場所を選ばない
書類電子化により社外でも資料を確認できるようになり、稟議や契約に紙書類や押印が必要なくなると、社員が場所を選ばず業務をおこなえるようになります。
結果、業務効率化が大きく進み、リモートワークが可能になるため働き方の多様化にも対応できるでしょう。
書類を電子化するデメリット
書類電子化にはよい面ばかりではなく、いくつかのデメリットもあります。
時間とコストがかかる
紙で保存していた資料のすべてをデジタル化するには、資料の選定やスキャン、データの整理などに膨大な手間と時間がかかります。
また、アナログでおこなっていた業務をデジタル化するのにも、システム導入にコストがかかったり操作に慣れるまでに時間がかかったりと、スムーズにいかないこともあるでしょう。
優先順位を決めて取り組み、焦らず着実に進めていく必要があります。
容量の大きな保管先が必要
デジタルデータの保存は紙と比べて場所を取らないとはいえ、日々溜まっていくデータを蓄積していくうえで容量の大きな保管場所が必要となります。
自社でサーバーやHDDを導入する場合、先々のことまで考え保存容量の大きな機器を購入する必要があります。
容量の拡張やオプションの追加がベンダーへの依頼ひとつで完了する、オンラインストレージを導入するのもひとつの方法です。
大きな資料は見にくい場合も
デジタルの資料のすべてが紙より視認性に優れているかというと、そうではありません。
例えば地図や組織図などの記載が細かくて大きなサイズの資料の場合は、A3などの大きな紙に印刷してある方が、ひとめで全体を把握でき見やすいこともあります。
保存用としてデジタル化した場合でも、閲覧のために紙資料を残しておくという選択もよいでしょう。
セキュリティ対策が必要
デジタルデータは環境によっては紙資料より簡単にコピーができるため、情報流出の可能性があります。
紙資料の場合は資料を保管している部屋や棚に鍵さえかければよかったものが、デジタルになるとアクセス権限の設定やパスワードの管理が必要になり、慣れないうちは大変に感じることもあるでしょう。
しかし、デジタルの利便性を確保しつつ会社の信用を守るために、セキュリティ対策は欠かせないものです。
セキュリティ対策を徹底するため、従業員への教育はしっかりおこないましょう。
従業員の理解や教育が必要
これまでアナログでおこなっていた作業がデジタルになると、PC操作に慣れない従業員は抵抗感をいだくことがあります。
紙で保存していた資料をスキャンしてデジタル化するには手間と時間がかかるため、負担に感じる従業員もいるでしょう。
書類電子化には従業員の理解が不可欠なため、デジタル化することの必要性や書類電子化によって得られるメリットをきちんと説明したり、現場で混乱が起きないようヒアリングをおこなったりすることが大切でしょう。
書類電子化を進めるための適切な手順や方法
書類を電子化することによるデメリットをできるかぎり減らし、スムーズに進めるための方法について説明します。
デジタルにすべき資料を仕分けする
会社にある紙の資料のすべてを電子化しようとすると、膨大な手間と時間がかかり、従業員の負担が大きくなります。
デジタルデータで保存しておくべき書類や、デジタル化すると生産性の向上につながるものを仕分けし、効率よく進めましょう。
オンラインストレージを利用する
電子化した書類の保管には、オンラインストレージを活用するとよいでしょう。
自社でサーバーの導入や運用をおこなおうとすると、機器の購入やIT人材の確保に少なくない費用がかかります。
その点、オンラインストレージはインターネット上にある仮想サーバーを利用するため手間がなく費用を抑えることができ、容量を拡張したくなったときにもベンダーへ依頼するだけで簡単に対応できます。
担当者のヒアリングをおこなう
デジタルにする必要がない資料や作業の見極めには、日々業務をおこなっている従業員の意見を聞くことが大切です。
また、書類電子化に対する従業員の抵抗感を減らすためにも、現場の声に耳を傾け、直接しっかり説明する場が必要でしょう。
電子書類に関する法律を把握する
会社の事務に携わっている人なら、決算関係の帳簿や書類は7年間、労働者名簿やタイムカードは3年間など、法律により保存期間を決められている書類があることは知っているでしょう。
書類を電子化してもこの保存期間は変わらないため、引き続き管理することが必要です。
また、2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行され、国税関係の帳簿や書類の保存に関する要件が緩和された一方で、EDIや電子メールなど電子取引のデータは保存が義務づけられ、スキャナ保存されたデータに関連して不正があった場合の罰則が強化されています。
会社の安定した運営と信頼性確保のため、書類の保存に関する法律はきちんと把握しておきましょう。
ルールの説明や研修をおこなう
書類電子化による業務の混乱を防いだり、従業員のセキュリティ意識の向上をうながすためには、ルールの説明や研修などの教育が重要です。
書類電子化を中心になって進める部署や担当者のなかであらかじめしっかりルールを決め、従業員全員に浸透するよう配慮しましょう。
書類電子化を適切に進めて業務効率化をはかろう
書類電子化は、単に資料の保管場所を減らせるだけでなく、環境への配慮や働き方の多様化への対応、生産性向上などさまざまなメリットがあります。
電子化した書類の保管場所に悩む場合は、オンラインストレージの「セキュアSAMBA」の導入をおすすめします。
様々なデバイスからアクセスが可能という利便性、アクセス経路とファイルを全て暗号化するという安全性を両立し、2022年2月時点で4,000以上の導入実績があります。
ドラッグ＆ドロップでデータのアップロードができるため操作性がよく、有料プランの契約前にフリープランで実際の使用感を試すことができます。
書類電子化のメリットの最大化や生産性向上に取り組む際は、ぜひ「セキュアSAMBA」の導入をご検討ください。
