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デジタル化とは?デジタル化のメリット・デメリットを理解しよう

働き方コラム

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    ビジネスシーンにおいて、さまざまな業界や企業でデジタル化が進んでいます。

    しかし、デジタル化の本質について知らなければ、企業にとって価値のあるデジタル化を進めることはできません。

    そもそもデジタル化とはなにか、デジタル化の具体例やDXとの違い、デジタル化のメリット・デメリットを詳しく説明します。

    デジタル化とは

    デジタル化とは、あらゆる人や物ごとに関するデータや情報を活用し、その先に新たな価値を創造することをいいます。

    ここで扱うデータや情報は、コンピューターで効率よく扱えるデジタルデータでなければいけません。

    そのため、デジタル化の足掛かりとして、まずはアナログをデジタルへと移行させることから始まり、やがて蓄積されたデジタルデータを活用した分析や予測などをおこない、新たなビジネスモデルを創出することが、デジタル化のプロセスとなります。

    あらゆる企業やビジネスモデルが参入する現代において、いかに適切にデジタル化を進められるかが、市場で生き残るカギになります。

    デジタル化とはを具体例から知る

    デジタル化の具体例としてイメージしやすいものに、ペーパーレス化やハンコの電子化、オンライン会議などが挙げられます。

    これらは、既存業務の一部をデジタル化したことで業務効率化をはかる、「デジタイゼーション」と呼ばれるデジタル化です。

    一方で、業務全般を一貫してデジタル化させる「デジタライゼーション」では、新たな価値やビジネスモデルを生み出すことにつながります。

    デジタライゼーションの具体例には、窓口での申し込み手続きをWebサイト上で完結させる、動画コンテンツをレンタルやダウンロードから、サブスクによるストリーミング配信で閲覧するなどが挙げられます。

    どちらも、同じデジタル化ではありますが、デジタイゼーションは業務効率化や利便性を目的としたものであり、デジタライゼーションは、社員と顧客の双方において付加価値のあるもの、新たな業務形態へとシフトするものといった視点で見ることができます。

    デジタル化とはをDXの違いから知る

    デジタル化と混同されやすいものにDXがあります。

    DX(デジタルトランスフォーメーション)の略で、デジタル技術を用いて、組織全体のビジネスモデルを変革させることです。

    したがって、デジタル化とDXの違いは、下記のようなイメージで捉えましょう。

    デジタル化は、既存ビジネスの延長線上にあるものを変える、あるいは新しくするものであり、業務効率化や利便性向上が狙いのこと。

    DXはデジタル技術を使って、業務改革や既存ビジネスを覆すほどの革新的なビジネスモデルを生み出すこと。

    したがって、デジタル化はDXの手段となるため、デジタル化の先にはDXがあることを踏まえた取り組みが求められます。

    デジタル化のメリット

    デジタル化についてわかったところで、デジタル化のメリットについて見ていきましょう。

    業務効率化

    デジタル化のメリットとして、業務効率化が挙げられます。

    たとえば、データをエクセルに入力していく、社員の勤怠管理をするなどは、デジタルツールやクラウドサービスが代わりにおこなってくれます。

    デジタル技術でできる作業は、どんどんデジタル化させることで、スピーディーかつ正確に作業が進み、業務効率を一気に上げることができます。

    人の手でやらなくてもいい作業が削減された分、新たなビジネスモデルや顧客への効果的なアプローチ法を考えることで、利益に直結したコアな業務に集中することが可能になるのです。

    多様な働き方に対応できる

    デジタル化が進む以前は、稟議書や決済書に上長のハンコが必要となれば、出社することが当然とされていました。

    機密情報を取り扱う際は、社外への持ち出しが禁止であることから、社内でしか閲覧ができないことに不便さを感じていた人も多いはずです。

    しかし、デジタル化は、「こうであるべき」というレガシーを覆すことができたのです。

    たとえば、決済に必要なハンコは電子印鑑の普及により、出社しなくても決済が可能になりました。

    また、機密情報を共有したい際でも、強固なセキュリティと大容量データを扱えるオンラインストレージサービスを導入することで、どこにいてもスピーディーな情報共有ができます。

    デジタル化によって、多様な働き方に対応できることは、企業と社員の双方において大きなメリットといえるでしょう。

    コスト削減

    デジタル化への取り組みはコスト削減につながります。

    ペーパーレス化はコスト削減の最たる例であり、データをデジタル媒体で扱うことで、紙やインク、郵送にかかるコストを削減することができます。

    また、業務効率化による長時間労働の是正は、人件費の削減にもつながります。

    なお、デジタル化によるコスト削減では、組織の規模が大きい、あるいは、工場や現場での作業が多い業種ほど削減効果は大きくなります。

    そのため、中小企業よりも大企業、また、製造業や建設・鉄鋼業のほうが、デジタル化によるコスト削減効果を実感できたようです。

    BCP対策になる

    たとえば、災害時や大規模な感染症の際、長期間オフィスに出社できないことで、事業を安定して継続させることが困難になるというリスクが生じます。

    しかし、クラウドサービスを導入し、利用できる環境を整えておけば、オフィス以外の場所でも業務をおこなうことが可能になり、事業継続に有効です。

    業務以外でも、コミュニケーション手法をデジタル化しておくことは、正確な情報の共有やスピーディーな意思決定が可能になります。

    また、自然災害だけではなく、サイバー攻撃への対策に、デジタル化が有効であることも大きなメリットです。

    デジタル化が組織に浸透していれば、日頃からサイバー攻撃に対する意識をもっているため、「バックアップをとっておく」「機密情報はローカルに保存しない」といった対策をとることができます。

    したがってデジタル化は、自然災害やサイバー攻撃の双方におけるBCP対策として、スピーディーかつ最適に対応できるというメリットをもっています。

    蓄積したデータの活用ができる

    デジタル化では、蓄積されたデータを活用したあらゆる分析が可能になり、市場や社会における自社の現状を把握したり、あるいは、未来を予測したりすることができます。

    くわえて、どんなに大量のデータでも、デジタル化されていることで重量がないため、持ち運ぶという概念がありません。

    そのため、場所や端末を問わずアクセスできるという利便性の良さがあります。

    また、デジタル技術を使ったデータ分析では、スピーディーかつ高度な分析が可能です。

    往々にして、組織で働く人間の思考を覆すほどの、革新的な結果を返してくることも起こり得ます。

    その革新的なデータをもとに、今後のビジネス市場で優位性を築けるような、先を見据えた経営戦略を立てることができるのも、デジタル化がもたらすメリットです。

    デジタル化のデメリット

    今後の社会やビジネス市場において、多くのメリットをもたらすデジタル化ですが、未だ課題があることにも注目しておきましょう。

    デジタル化のデメリットについて確認していきましょう。

    検討すべき項目が多い

    自社にデジタル化を導入するにあたっては、検討すべき項目が多くなることで、社内のリソースが割かれてしまうというデメリットがあります。

    デジタル化で検討すべき項目には、デジタル化の目的や組織体制の整備、さらには、ITシステムの構築やツール選定など、組織全体から現場に至るまで多岐にわたります。

    デジタル化が定着するまでのプロセスが多すぎることで、どこからどのように手をつけていいかがわからなくなり、デジタル化のゴールを見失ってしまいがちです。

    必要があれば、専門のベンダーに依頼するなどの措置をとることも検討しましょう。

    初期費用が高い

    デジタル化では多くのコストが削減できますが、デジタルシステム導入の際にかかる初期費用が、高額になることに注意しましょう。

    高額な初期費用の一例には、RPA(高度なプロセスを自動化できる技術)があり、導入には、数百万というコストがかかります。

    初期費用に見合う利益がすぐに得られないことで、デジタル化の意味がないと感じてしまうことも少なくありません。

    しかし、DXを見据えたデジタル化において、初期費用に対する効果を得るためには、長期的な視点が求められます。

    そのため、デジタル化導入の際は、デジタル化することが必要であるか、また、そのシステムやツールが最適であるかを見極めることも重要です。

    IT人材が確保しづらい

    組織のデジタル化にはIT人材が必須になります。

    しかし、デジタル化を目的としなくても、常にITエンジニアの数は不足しています。

    多くのITエンジニアが、既存業務システムの運用業務に手を割かれている状況では、組織変革をおこすほどのデジタル化まで、手が回らないのが現状です。

    また、そもそも専門スキルをもつ人材がいないというケースもあります。

    必要であれば、アウトソーシングを活用する、あるいは、デジタル化に対する組織体制を見直すなどの対策を検討しましょう。

    堅固なセキュリティが必要になる

    社内にデジタル化が浸透するほど、堅固なセキュリティが必要になります。

    それは、システムやツールのセキュリティ機能だけではなく、社員全員のセキュリティに対する意識も求められます。

    たとえば、無料で使えるクラウドシステムは、コストが抑えられる分、セキュリティ対策やシステム障害の際のサポートが万全ではないケースもあります。

    また、利便性の高いクラウドサービスは、端末を問わずアクセスできることから、シャドーITの原因ともなることにも注意しなければいけません。

    デジタル化による利便性や業務効率化の裏には、リスクや責任を背負っていることを、経営層を含め組織全体で共有することが重要です。

    保守的な社員への対応

    デジタル化に対して、保守的な考えをもつ社員もいることでしょう。

    「最新の技術についていけない」「自分の仕事が奪われる」といった不安を抱いたり、オペレーション変更に対してのストレスを打ち明けたりすることも考えられます。

    デジタル化を進めるチームには、こうした保守的な社員への対応ができる人材も必要になるのです。

    デジタル化では、システムや業務に意識がとられがちですが、組織をつくるのは社員であることを忘れてはいけません。

    保守的な社員に対しては、今後のビジネス市場で、自社が生き残っていくには、デジタル化は必須の取り組みであることを伝えましょう。

    価値あるデジタル化とは?

    ここまでデジタル化のメリット・デメリットを踏まえて、価値のあるデジタル化とはなにか、どのような意識をもって取り組むべきかについて解説します。

    業務効率化は付加価値を生み出すものへ

    価値あるデジタル化とは、DXにつながることを目的に、付加価値を生み出すデジタル化に取り組むことです。

    単にアナログをデジタルに変換したデジタル化では、業務効率は向上しても、その先に新たな価値を創出することはできません。

    たとえば、紙媒体をデジタルデータに変換することは、単なるデータ変換であり、デジタル化とは言い難いものがあります。

    これからのデジタル化は、作業効率向上により、「人」の力やスキルが本来必要である部分に活用し、商品やサービスの売り方を一から考え直したり、社会や人が予想もしなかったビジネスモデルを議論したりすることに重きを置くべきなのです。

    デジタル化によって「業務効率化につながった」と得られた効果をゴールとするのではなく、そこからDXにつながるような新たな価値を創造しなければ、本当のデジタル化とは言い難いでしょう。

    コスト削減は単なる利益向上ではない

    デジタル化によるコスト削減は、単に企業の利益向上のためのコスト削減とは異なることにも注目しましょう。

    利益向上のためのコスト削減では、材料費や人件費など、数値化できる「見えるコスト」を削減することに重きを置いてきました。

    しかし、見えるコストばかりを意識すると、取引先との値引き交渉が過度になったり、作業環境が悪くなったりすることで、社員のモチベーション低下を招いてしまうかもしれません。

    よって、デジタル化によるコスト削減では、DXに向けて組織を成長させ、市場で優位なポジションをとるための「見えないコスト」の削減を意識しましょう。

    見えないコストとは、社員の作業量×時間であり、業務をおこなう間接的なコストです。

    たとえば、経理担当者が銀行の窓口で手続きをおこなう際には、移動時間や待ち時間など、手続き終了までには時間がかかります。

    これらには、作業量×時間という見えないコストがかかっていることに注目しましょう。

    この見えないコストを削減できる取り組みこそ、デジタル化におけるコスト削減なのです。

    企業が利益を生み出すには、コスト削減が必要であることは間違いありません。

    長期的な視点における企業成長や、市場における優位性を築くには、こうした見えないコストの削減も重要です。

    価値あるデジタル化を実現しよう

    これからのデジタル化は、アナログからデジタルへの移行だけではなく、デジタル化のメリット・デメリットを理解したうえで、DXを踏まえたデジタル化に取り組むことが求められます。

    価値のあるデジタル化を実現するためには、導入するクラウドサービスをしっかりと選ぶことが重要です。

    セキュアSAMBAは、数多くの企業様に導入していただいているオンラインストレージサービスです。

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