仕事中、大容量のファイルを送らなければいけない状況になることはあるでしょう。
しかし、大容量のファイルをメールで送付するには、数回にわけてメールを送信する必要があり手間です。
また、いくつにもわけられたメールが届くと、受信側も不快に思うことがあります。
そのため、大容量ファイルは圧縮してファイルの容量を減らし、相手に共有することが多いのではないでしょうか。
大容量ファイルを圧縮する方法、圧縮以外で大容量のファイルを共有する方法について解説します。
大容量ファイルを圧縮する必要性とは？
大容量ファイルをメールで送付したいときは、できる限り圧縮してから送付することが求められます。
理由としては、主に3つ挙げられます。
- 大容量のファイルをメールで送付するとメールサーバーがパンクするから
- 複数回にわけてメールがくるのは受信側によっては不快に感じるから
- 大容量すぎると受信側によってはダウンロードができなくなるから
大容量ファイルは、大きすぎるだけで様々な問題を引き起こす可能性が高いです。
容量が大きすぎるが故にサーバーがパンクすることもありますし、開くこと自体に時間が必要になる場合もあります。
できれば容量は少ない方が、パソコンに負担をかける心配もありませんし、共有したにも関わらず開けないなどの事態にも陥りません。
そのため、大容量ファイルは圧縮し容量を小さくする必要があるのです。
大容量ファイルの圧縮形式とは？
大容量ファイルを圧縮をする際、圧縮の形式にはいくつか種類があります。
圧縮形式の種類について確認していきましょう。
Zip
ZipはOSに限らず使える圧縮形式で、基本的にPCに搭載されている圧縮機能です。
使用頻度がもっとも多いので、使ったことがある人もいるでしょう。
実際にZipは、MacやWindowsどちらでも使え、さらにパスワードの設定も可能です。
大容量ファイルに限らず、ビジネスシーンでファイルの共有が発生する際は、セキュリティを高めるためにもパスワードを設定することが多いでしょう。
Zipは、セキュリティのリスクを下げる面においても、使い勝手の良い形式と言えます。
しかし、圧縮率はそこまで高くない点がデメリットです。
4GB以上のファイルや、圧縮しても2GB以上を超えるファイルの場合はZip形式での圧縮ができないため、分割しての圧縮が必要となります。
RAR
RARはZipと比較すると、圧縮率が高い点がメリットです。
大容量ファイルだけでなく、画像や動画の圧縮にも向いています。
また、Zipと同様にパスワードの設定もできるのでセキュリティ面は高いと言えるでしょう。
RARを利用する上で最も注目するべき点は、修復機能です。
RARには「リカバリレコード」という機能が付随しており、ある程度のダメージであればデータの修復が可能となっています。
しかし、WindowsやMacでもRARで圧縮したり解凍するには専用のソフトが必要なので、別途用意しなければいけません。
7z
7zは、Zipよりも圧倒的に圧縮率が高く、圧縮速度も解凍速度も早いです。
圧縮率は高いにも関わらず圧縮速度が遅い形式は多く存在しますが、7zは一瞬にして圧縮できるので、非常に使い勝手が良い形式だと言えるでしょう。
また、「16000000000GB」までのファイルを圧縮可能なので、ユーザーが扱っているファイルであればほぼすべて対応できることになります。
さらに、パスワードの設定も可能なので、セキュリティ面を意識して共有ができます。
しかし、7zを利用するには7-zipをインストールする必要があり、受信側が7-zipをインストールしていない場合、解凍することができません。
動画や画像の圧縮には向いていない点についても留意しておきましょう。
大容量ファイルを圧縮する方法：パソコンの機能を使う
パソコンに搭載されている圧縮機能を使うことで、簡単に大容量ファイルの圧縮が可能です。
WindowsもMACも、近年は圧縮機能が通常搭載されています。
そのため、圧縮したいファイルが動画や画像ではなく、かつ、4GB以内のファイルであれば、PCに搭載されている圧縮機能で圧縮しましょう。
使い方は、圧縮したいファイル、もしくはフォルダを右クリックし「Zipファイルに圧縮する」とかかれた項目をクリックするだけです。
該当のファイルがZip形式で圧縮されるので、都合に合わせて活用してください。
大容量ファイルを圧縮する方法：圧縮ソフトを使う
圧縮ソフトを利用して圧縮することも可能です。
たとえば、Zip形式ではなく7z形式に圧縮したい場合は、7-Zipをダウンロードしましょう。
7-Zipは無料でインストールが可能なので、誰でも利用ができます。
また、動画や画像を圧縮したいときはRAR形式がおすすめですが、RARには2022年8月現在でも無料版はリリースされていません。
そのため、RARを利用したい時は公式のホームページで購入する必要があります。
圧縮ソフトを利用する場合も、PCの機能で圧縮するのと同じ方法で圧縮ができます。
該当のファイルも右クリックし、使用したソフト名を選択しましょう。
大容量ファイルを圧縮しないで送る方法はある？
たとえば動画や画像を圧縮するには、RAR形式がおすすめだとお伝えしました。
しかし、RARはフリーソフトがないため、ダウンロードを躊躇している人もいるかもしれません。
このように、圧縮ソフトや圧縮することなく、大容量のファイルを共有したい時はどうしたら良いのでしょうか。
USBメモリやDVDRに格納
容量の多いUSBメモリやDVDRなどの外部記憶媒体に保存し、手渡しすることで圧縮せずに渡す方法もできます。
しかし、盗難のリスクがとても高いのでセキュリティ面が強固であるとは言えません。
物理的に破壊されたり、水に浸かることで大事なデータが破損する恐れもあるので、あまりおすすめはできない方法です。
また、USBメモリやDVDRによる盗難から情報漏洩に繋がることを危惧している企業は増加しており、使用することを防止している企業も多いです。
このことからも、できる限りUSBメモリやDVDRは利用しないようにしましょう。
ファイル転送サービスを利用
ファイル転送サービスを利用すると、大容量のファイルでも簡単に共有することができます。
ファイル転送サービスとは、指定されたサイトにファイルをアップロードし、アップロードしたURLを相手に送信することで、受信側がそのURLを通してファイルをダウンロードできるサービスです。
パスワードの設定もできるので、セキュリティ面を意識している方にもおすすめできます。
ファイル転送サービスには無料版と有料版があり、具体的には以下のようなものがあります。
- ギガファイル便
- クリプト便
- filestorage
無料で、大容量のファイルを圧縮せずに送付することができるので、便利です。
しかし、別のサイトにファイルを一旦預けることになるため、セキュリティ面としては下がってしまうところがデメリットと言えるでしょう。
また、もしもファイル転送サービスのURLやパスワードを記載したメールが漏洩した場合、第三者にファイルが共有されてしまいます。
盗み見られるリスクがあることを常に意識し、使うようにしてください。
オンラインストレージを利用
オンラインストレージを利用して、ファイルの共有をすることがもっともおすすめです。
理由は、以下3つが挙げられます。
- ファイル転送サービスのように盗み見られる心配がない
- 許可されている人だけが利用可能
- 安心できるサーバーにファイルを預けているから
オンラインストレージは、セキュリティ面において圧倒的に信頼度が高いです。
圧縮しなければならないほど大容量のファイルは、重要な情報が密集されています。
そのため、パスワードをかけての共有方法を取っている人は多いですが、パスワードが第三者に盗み見られる可能性は非常に高いところがデメリットです。
一方、オンラインストレージの場合は、閲覧ができる人に権限を設定することができるので、許可されていない人は中を確認することさえできません。
セキュリティ面の高さから、オンラインストレージは非常にメリットが高いと言えるでしょう。
しかし、サービスによっては容量に制限がある場合もあります。
特に法人向けではない個人用であったり、無料版の場合はすぐに容量がオーバーすることもあるでしょう。
そのため、大容量のファイルを安全に共有したい場合は、法人向けのオンラインストレージを利用することをおすすめします。
大容量ファイルの送信にオンラインストレージを選ぶ際のポイント
大容量ファイルを送信、共有したい時に向いているオンラインストレージは、どのような点を重視して確認すると良いのでしょうか。
オンラインストレージを大容量ファイルの送信する目的で選ぶ際に、重要視してほしいポイントについて解説します。
セキュリティ面
オンラインストレージを選ぶ際は、必ずセキュリティ面について確認しましょう。
誰でも中身を見れる設定の場合、簡単に第三者の侵入を許すことになってしまいます。
リスクを下げるためにも、セキュリティ面に力をいれているオンラインストレージを選ぶことがおすすめです。
たとえば、以下のような点に着目しましょう。
- ユーザーによって権限を変えられる
- フォルダごとに閲覧可能な人と不可の人を設定できる
- 特定のネット環境からでないと閲覧ができない
オンラインストレージは、セキュリティ面が強固であることをどのサービスでも特長としています。
そのため、自分たちが使いやすいと感じた設定があるサービスを選ぶようにしましょう。
容量制限
保存できるファイルの容量が大きいサービスを選びましょう。
折角大容量のファイルを共有したくても、容量があっという間にオーバーしてしまうオンラインストレージは、使い勝手が悪いのでおすすめしません。
多くのオンラインストレージでは、容量ごとにプランを分けていたり、オーバーするたびに追加の金額を支払う仕様になっています。
普段どの程度のファイルをアップロードするのか、どのような頻度なのかを確認してから選ぶようにしましょう。
サポート面
普段から使うものになるので、使いやすさやサポート面については把握しておいた方が良いです。
操作性が高く、直感的に利用できるサービスであれば取引先の方も安心して使えるでしょう。
しかし、不具合があった時のサポートが充実していないと、いざという時に困ってしまいます。
迅速な対応をしてくれるような、コールセンターの番号が表記されているオンラインストレージを選び、非常事態も安心できる体制を整えておきましょう。
大容量のファイルの送信は圧縮よりオンラインストレージ！
大容量のファイルを共有したり送信するときは、圧縮することが多いです。
しかし、圧縮には「Zip」「RAR」「7z」など、多くの形式が存在し、それぞれにメリットとデメリットがあります。
使用用途に合わせて圧縮の形式を選びましょう。
また、大容量ファイルを安全に共有したい場合、圧縮して送付するよりはオンラインストレージにデータを預ける方法がおすすめです。
圧縮は受信側によっては開けない形式もあり、データが破損する恐れもあります。
そのため、大容量ファイルを圧縮することなくデータの保存が可能であるオンラインストレージにデータを預け、双方ともに安全な方法でやり取りをおこないましょう。
オンラインストレージの利用を検討しているのであれば国産オンラインストレージ「セキュアSAMBA」をお試しください。
セキュアSAMBAは無料から使えるので、安全なファイル共有手段としてオンラインストレージの利用を始めてみてはいかがでしょうか。
