取引先と書類を共有したい場合、多くの人がメールを使用しています。
メールは、説明とともに資料も添付できるため、使い勝手も良く使っている人も多いでしょう。
しかし、メールは一度でも異なる人に送ってしまうと情報流出に繋がります。
資料にパスワードを設定している場合も安全ではなく、情報漏洩になってしまいます。
パスワードつきの資料を送付し、その後にパスワードを送付する「PPAP」方式は、長年使われていた資料送付の方法でしたが、明らかにセキュリティ面に穴があることが分かり、日本政府が使用の廃止を宣言しています。
メール添付のセキュリティリスクや、メール以外の資料共有方法について説明します。
メール添付のセキュリティリスクと危険性
メールに資料を添付することは、セキュリティ対策として万全なのでしょうか。
実は隠れているメール添付のセキュリティリスクについて、詳細に説明します。
情報漏洩につながる
メールに資料を添付することは、情報漏洩に繋がる可能性が非常に高いです。
メールが一度でも別の人に送信されれば、資料はあっという間にほかの人の手に渡ります。
また、資料とパスワードのメールを別々に送ることで、情報漏洩のリスクを下げる方法もありますが、結局誤送信してしまえば結果は同じです。
情報漏洩に繋がる可能性が非常に高い点が、メールの危険度を上げていると言えます。
セキュリティ対策がしにくい
メールはいつ誤送信するかわかりません。
また、気が付かずにウイルスに感染している場合や、情報漏えいのリスクが高いものです。
誤送信対策を万全にしておけば問題点も少ないと言えますが、メールは人の手で送ることになるため、「絶対に大丈夫だ」とはいえないでしょう。
メールを使用する段階で、誰もが安心できるセキュリティ対策を練ることができないところも、メールの危険度を上げていると言えます。
メール添付の禁止やメール使用の禁止の例もある
2020年11月、当時デジタル改革担当大臣であった平井内閣府特命担当大臣により「PPAP方式の廃止」が宣言されました。
PPAPは、長年日本で使われていた方式でしたが、セキュリティ面の脆弱さがたびたび指摘されており、ついに廃止になりました。
政府が大々的に宣言したことにより、企業も同様にPPAPの廃止やメール添付の禁止をするところが増えています。
デジタル化が進むにつれて、今後ますます廃止する企業は増えていくでしょう。
今までも、PPAPには完璧に資料を保護できるわけではない点が問題視されていました。
まずはパスワードつきの資料を送付し、そのあとにパスワードを送付するのがPPAPの方法ですが、一見セキュリティ面を意識しているようにも見えます。
しかし、メールはシンプルな仕組み上、盗み見られる恐れは高いですし、誤送信してしまう可能性も高いです。
そのため、PPAP方式を廃止する動きが進んでいるのです。
ちなみにPPAP方式は、日本企業特有の方法でした。
海外で使っている企業は少なく、デジタル面に送れている日本の特徴とも言えるでしょう。
PPAPは、送信する側の手間が掛からなくて良い反面、受け取る側がしっかりと対策を練る必要があります。
こういった不公平な部分や、実際にはセキュリティレベルは高くないにも関わらず何か対策を練っている「フリ」ができてしまう部分を問題視する企業も増え、PPAP方式は少しずつ減っています。
メール添付のセキュリティリスクや危険性を回避するには
メールに添付することがセキュリティレベルを引き下げることがわかりました。
メール添付ではなくどのような方法を利用すれば、セキュリティリスクを回避することができるのでしょうか。
ファイル転送サービスを活用
ファイル転送サービスを活用し、資料を送付する方法もあります。
ファイルを保管できるサーバーを別の企業に保管してもらい、保管している先のURLをメールで送信する方法です。
この場合、メール自体にファイルは添付しないため、ウイルスに感染する恐れや盗み見られる心配がありません。
しかし、結局URLをメールで教えることになるため、誤送信には気を付ける必要があります。
また、別のサーバーに一度ファイルを保管することになり、情報流出の心配が消えたとも言えません。
一方、ファイル転送サービスの場合、資料のサイズの制限がないことが多いです。
そのため、容量が大きい資料を送付したい時は、ファイル転送サービスの利用も検討すると良いでしょう。
クラウドストレージを活用する
クラウドストレージの利用が、あらゆる企業ですすめられています。
ネットワーク上にファイルを保管することが可能ですが、ファイル転送サービスと異なる点は、保管するサーバーが自社のものになるという点です。
閲覧できる権限もこちらで設定が可能ですし、他社に預けるのではなく自社で保管できるため、安全度も高くなります。
メールにファイルを添付し送信することは、セキュリティ面だけではなく手間がかかる点や、ヒューマンエラーが起きやすい点もデメリットとして上げられるでしょう。
クラウドストレージに保管し、閲覧権限を設定しておけばヒューマンエラーも起きにくく、サーバーが圧迫され業務効率が下がることもなくなります。
クラウドストレージはさまざまなIT企業がリリースしているため、操作性や費用、運用方法によってどこのサービスを利用すべきか検討しましょう。
具体的には、以下のようなクラウドストレージがあります。
- Onedrive
- Box
- Googleドライブ
- DropBox
- セキュアSAMBA
それぞれ特徴が異なりますが、すべてに統一してメールよりも「セキュリティレベルが高い」点がメリットと言えます。
メール添付よりオンラインストレージのが良い理由
メールに資料を添付するよりは、オンラインストレージを使用して資料を添付したほうが良い理由について説明します。
第三者に覗き見られない
メールに添付すると、もしも誤送信してしまった場合第三者に資料を見られてしまう可能性があります。
また、ウイルスに感染しているパソコンから相手にメールを送付してしまうと、メールが感染源となる可能性もあります。
ウイルスの感染により、大切な資料が第三者に見られてしまうこともあるため、できる限りメールを使用することは控えましょう。
オンラインストレージは閲覧できるアカウントを制限できるため、第三者が覗くことさえできません。
資料の保管さえしておけば、あとは流出する恐れもないと言えるでしょう。
容量の制限がない
メールに資料を添付する際、資料のサイズも気にする必要があります。
添付資料の容量が大きければ大きいほどメールは送れず、送れたとしてもサーバーがパンクすることもあります。
仕事を進めていく上で、サーバーのパンクは避けなければならない事項の一つです。
メールを送れるようにいくつかに分けて送信する方法もありますが、受け取る側のストレスも増えるでしょう。
一方、オンラインストレージは容量の制限なく資料を保管することができます。
容量の多い資料も保管できるため、サーバーの心配をすることなく確認することができるでしょう。
誤送信防止もできる
メールの送信は、どの場合も誤送信へ注意を払う必要があります。
通常のビジネスメールでさえ、誤送信は情報漏洩に繋がるため慎重におこなわなければなりません。
資料が添付してあるとなると、なおさら注意が必要です。
しかし、オンラインストレージに保管しておけば、たとえ誤送信したとしても情報漏洩にはつながりません。
このように、誤送信防止対策のひとつとして、オンラインストレージを活用している会社も増えています。
メール添付のセキュリティ課題の解決にセキュアSAMBA
メールに資料を添付することは、セキュリティレベルが少し低いと言わざるを得ません。
資料を添付したメールを、もしも誤送信してしまったり、第三者に見られてしまうことがあると情報漏洩に繋がってしまいます。
人の手でメールを送信するため、必ずしもミスは起きないということはできません。
そのため、資料を添付するのであればメールよりもオンラインストレージを使用することをおすすめします。
オンラインストレージであれば、資料の容量制限やほかの人に流出する可能性を下げることが可能です。
オンラインストレージを使用する際は、セキュリティレベルの高い国産の「セキュアSAMBA」をぜひ検討してください。
資料の添付や共有は、情報流出に細心の注意を払う必要があります。
メール添付の危険性を回避する方法として、無料から使えるセキュアSAMBAを活用してください。
