会議をペーパーレス化する方法とペーパーレス会議のメリット・デメリット

SDGsへの取り組みやテレワークをおこなうなかで、会議のペーパーレス化を実施する企業も増えています。

会議をペーパーレス化することで、企業はコスト削減や会議時間の短縮などのメリットを得ることができますが、慣れないうちはメモの取りにくさなどデメリットを感じることもあるでしょう。

ペーパーレス会議のメリット・デメリット、会議をペーパーレス化する方法や成功のポイントについてしっかり理解したうえで、自社での導入について考えてみましょう。

会議のペーパーレス化の方法とは

会議のペーパーレス化とは、印刷して配布していた会議資料を電子データで共有することで、会議での紙の使用をなくすことを指します。

また、資料の配布をせず、プロジェクター投影や画面共有による資料の表示のみをおこなう場合もあります。

紙の資料を使用しない会議は「ペーパーレス会議」とも呼ばれ、コスト削減やリモート会議のスムーズな実施のために、多くの企業が取り組んでいます。

会議のペーパーレス化をおこなうには、画面共有ができる電子会議システムを導入する、容量の大きな資料でも共有できるオンラインストレージを導入する、メールやチャットツールで情報共有をおこなうなどの方法があります。

会議をペーパーレス化するメリット

会議をペーパーレス化することで得られるメリットを見ていきましょう。

会議の準備にかかる時間とコストを削減

会議資料の印刷や配布には、コピー用紙やインク、印刷にかかる時間の分の人件費など、目立たずともさまざまなコストがかかります。

会議をペーパーレス化し、電子データでの共有や会議中の画面表示のみに変更することで、これらのコストを削減できます。

また、紙の場合は印刷後に資料に変更があると修正に大きな手間がかかりますが、電子データの場合は修正や再配布が容易におこなえます。

リモート会議が可能になる

紙資料の配布をなくすことで、リモート会議の実施が可能になります。

会議資料の共有を電子データでおこなうことで、資料配布のために直接会う必要がなくなり、PCとインターネット回線さえあれば参加者がどこにいても会議を実施することができます。

紙資料の管理不足による情報漏洩リスクを低減

会議資料の紙での配布には、資料の置き忘れや紛失、盗難などによる情報漏えいのリスクがあります。

会議のペーパーレス化では、画面共有やプロジェクター投影のみ、またはオンラインストレージで資料を共有し閲覧権限のみ付与することで、情報漏えいのリスクを減らすことができます。

資料の事前共有により会議時間を短縮

電子データの会議資料は、送付に時間がかからないことや修正や再送が容易にできることから、会議の資料を事前共有したい場合にも適しています。

事前共有をおこない、会議前に資料に目を通してもらうことで、会議の時間短縮を図ることができます。

会議のペーパーレス化で考えられるデメリット

会議のペーパーレス化にはメリットが多い一方で、これまで紙の資料に親しんできた人にとっては、会議のペーパーレス化にデメリットを感じる場合もあります。

メモを取りにくい

会議資料を読む際は、メモを書き込んだり重要な箇所にしるしをつけたりするという人もいるでしょう。

電子データの資料でもメモやしるしを書き込めないわけではありませんが、マウスやキーボードなどの操作が必要となるため、ペンですばやく書き込める紙の資料と比べると扱いにくく感じるかもしれません。

そもそも画面共有やプロジェクター投影のみだと資料の持ち帰りができないため、この点に不満を感じることもあるでしょう。

紙の方が見やすい場合も

会議の内容によっては、複数の資料を同時に確認したい場面や、細かく書き込まれたデータを大きなサイズで確認したい場合もあるでしょう。

電子データの資料は紙と比べてはこれらがしにくいため、不便に感じるかもしれません。

また、画面共有やプロジェクター投影のみの場合は、自分のタイミングで資料をさかのぼったり先に進んで確認したりすることができないため、この点でも利便性に劣ると感じることもあるでしょう。

会議のペーパーレス化を成功させるポイント

これからペーパーレス会議を導入する企業やはじめて主催する人は、会議の進行に支障が出ないか、紙資料の方がよかったとならないか不安に感じることもあるでしょう。

会議のペーパーレス化を成功させるために意識が必要なポイントを確認していきましょう。

段階的に進める

いきなりすべての会議を一律でペーパーレス化しようとすると、複数の会議で同様の失敗が起きたり社員の抵抗感が強くなったりする可能性があります。

まずはデジタルツールの操作に慣れている社員が進行する会議や、参加人数の少ない会議などで導入し、ナレッジを蓄積して共有しながら段階的に進めていきましょう。

紙の資料の方が会議のスムーズな進行に役立つことが明らかである場合は、無理にペーパーレス化をする必要はありません。

自社に適したツールを選ぶ

メモの記入や複数の資料の同時閲覧など、会議資料に紙ならではの使用感が必要とされるシーンが多い場合は、ペーパーレス会議システムの導入を検討するとよいでしょう。

会議資料の保管と共有だけできればよい場合や、保管したい資料が多く管理やセキュリティの面で優れた機能が必要な場合は、オンラインストレージの利用が適しています。

メリットを周知する

ペーパーレス会議を社内に浸透させるためには、ペーパーレス化することによるメリットを社員に周知する必要があります。

ペーパーレス化の方法や手順とあわせて、メリットをわかりやすく伝え、前向きに取り組めるようフォローしましょう。

予行演習をしっかりおこなう

画面共有や資料の投影に手間取ったり、ツールの操作が思うようにできなかったりすると、会議の進行が滞り、ペーパーレス化によるメリットが得られなくなってしまう場合もあります。

会議の主催者や発表者がペーパーレス会議に慣れていない場合は、ツールの操作を確認したり、実際の進行に合わせた画面切り替えをおこなったりして、予行練習を十分におこなっておきましょう。

会議のペーパーレス化は十分な準備をして進めよう

画面共有ができる電子会議システムや、容量の大きな資料でも共有できるオンラインストレージを利用し、紙の資料を使わない実施方法にすることで、会議をペーパーレス化することができます。

会議のペーパーレス化には、コストや会議時間の削減、情報漏えいリスクの低減などのメリットがありますが、紙資料に慣れている人にとってはメモのとりにくさなどをデメリットに感じることもあります。

デメリットを最小限におさえ、ペーパーレス会議を成功させるためには、メリットの周知や自社に合ったツールの選定などをおこない、十分に準備をしたうえで段階的に導入していく必要があります。

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