士業向けのクラウドストレージとは？セキュリティと業務効率化を実現する選び方

弁護士、税理士、社労士など、士業の事務所では顧客の人生を左右するほどの機密情報を取り扱います。

そのため情報管理には高いレベルが求められますが、多くの事務所で紙中心の旧来の方法が根強く残っているのが実情です。

「書類が多すぎて保管場所に困る」「担当者がいないと状況がわからない」「情報漏えいが心配だ」。そんな悩みを解決し、業務を根底から変えるのがクラウドストレージです。

この記事では、ITが苦手な人にもわかるように、そのメリットから失敗しない選び方まで解説します。

士業が抱える情報管理の課題とは？紙文化からの脱却が急務

弁護士、税理士、社労士、司法書士といった「士業」の事務所では、顧客の人生や事業の根幹に関わる機密情報を日常的に取り扱います。

そのため、情報管理には一般企業以上に高いレベルのセキュリティと正確性が求められます。

しかし、多くの事務所では旧来の管理体制が根強く残っており、現代のビジネス環境において深刻な課題を生み出しています。

顧客情報の属人化と共有の非効率性

多くの士業事務所では、案件の資料や顧客データが担当者個人のPCや、部署ごと・担当者ごとに細かく分けられた所内サーバーに保存されているケースが少なくありません。

このような状態は「情報の属人化」を招き、業務効率を著しく低下させる原因となります。

担当者が不在の場合、他の従業員が代理で顧客対応をしようとしても、必要な情報がどこにあるのかわからず、迅速な対応ができません。結果として顧客を待たせることになり、サービス品質の低下に直結します。

また、顧問先や関係各所とのデータ共有においても、パスワード付きZIPファイルをメールに添付したり、USBメモリを手渡ししたりといった、非効率かつセキュリティリスクの高い方法に依存しているのが実情です。

これにより、ファイルのバージョン管理が煩雑になり、最新の情報がどれか分からなくなる「先祖返り」といったトラブルも頻発します。

増え続ける紙の書類と保管スペースの問題

士業の業務は、契約書、訴訟記録、財務諸表、申請書類など、膨大な量の紙書類と切り離せません。

これらの書類は法律で保管期間が定められているものも多く、年々増えつづける一方です。ある社会保険労務士法人の事例では、顧問先のデータが段ボール箱に詰め込まれ、天井まで積み上がるほどの量になっていたといいます。

物理的な保管スペースの確保は、オフィスの賃料を圧迫する直接的なコストとなります。

さらに深刻なのは、必要な書類を探し出すための時間的コストです。過去の案件記録を分厚いファイルの中から探し出す作業は、本来であればより付加価値の高い業務に充てるべき貴重な時間を浪費してしまいます。

テレワーク導入の障壁とBCP対策の脆弱性

紙の書類や事務所内に設置されたサーバー（オンプレミスサーバー）を中心とした業務フローは、テレワークや柔軟な働き方を導入する上での大きな障壁となります。重要な資料が事務所にしかないため、従業員は出社せざるを得ず、働き方改革が進みません。

さらに、オンプレミスサーバーは事業継続計画（BCP）の観点からも大きな脆弱性を抱えています。

ハードウェアの故障、火災や地震といった自然災害、そして近年急増しているランサムウェアなどのサイバー攻撃によってサーバーが機能停止した場合、事務所の全データが失われ、業務が完全にストップしてしまうリスクがあります。

これは単なる業務上の非効率性を超え、事務所の存続そのものを脅かす経営リスクと言えます。

厳格な守秘義務と情報漏えいリスクへの懸念

士業には、職務上知り得た秘密を保持する厳格な「守秘義務」が課せられています。

万が一、顧客情報が漏えいすれば、金銭的な損害賠償だけでなく、顧客からの信頼を失い、事務所の評判に回復不能なダメージを与えかねません。

個人のPCやセキュリティ対策が不十分なサーバーで機密情報を管理することは、常に情報漏えいのリスクと隣り合わせです。メールの宛先間違いといったヒューマンエラーによる漏えいや、悪意のある第三者によるサイバー攻撃など、その脅威は内外に存在します。

ある法律事務所では、弁護士が個人アカウントのクラウドストレージで業務ファイルを管理していたところ、スマートフォンの設定ミスで重要書類が消失するというインシデントが発生しました。このような事態は、士業にとって致命的です。

これらの課題は、単なる「業務上の不便さ」ではありません。放置すれば、事務所の生産性を低下させ、競争力を削ぎ、最終的には経営基盤そのものを揺らがしかねない、戦略的な問題なのです。

紙とオンプレミスサーバーに依存した旧来のモデルは、変化の激しい現代において、事業継続を困難にする足かせとなりつつあります。

クラウドストレージが士業の業務を革新する5つのメリット

前述のような深刻な課題を解決し、士業の業務を根本から変革するソリューションが「法人向けクラウドストレージ」です。

データをインターネット上の安全な保管場所に集約することで、これまでの常識を覆す5つの大きなメリットが生まれます。

メリット1：場所を問わないセキュアな情報アクセス

クラウドストレージを導入すれば、事務所内はもちろん、自宅、顧問先、裁判所など、インターネット環境さえあればどこからでも必要な情報に安全にアクセスできます。

PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからもファイルを確認・編集できるため、移動中の隙間時間を有効活用し、業務の生産性を飛躍的に向上させることが可能です。

これまで非生産的だった移動時間が、価値を生む業務時間に変わるのです。

メリット2：ペーパーレス化による抜本的な業務効率化

紙の書類をスキャンしてクラウド上にデータとして保管することで、ペーパーレス化が加速します。これにより、これまで書類保管のために費やしていた物理的なスペースと、紙・インク・印刷にかかるコストを大幅に削減できます。

さらに、クラウドストレージが持つ強力な検索機能を使えば、顧客名や案件番号、キーワードなどで関連書類を瞬時に探し出すことができます。

ある事務所では、これまで手作業で探し出していた過去の雇用保険関連の記録調査が、クラウド化によって劇的に効率化されたという報告もあります。書類探しのための時間をなくし、専門家として本来注力すべき業務に集中できる環境が整います。

メリット3：顧問先とのスムーズで安全なファイル共有

顧問先との契約書や報告書などのやり取りも、クラウドストレージ上で完結できます。

メールに大容量ファイルを添付して送信するといった手間やセキュリティリスクから解放され、特定のフォルダへのアクセス権を付与するだけで、安全かつスムーズな情報共有が実現します。

アクセス権限を細かく設定できるため、顧問先担当者は自分に関係のあるファイルのみを閲覧・編集でき、誤って他の顧客情報を閲覧してしまうといった事故を防ぐことができます。

これは、顧客にとっても安心感の高いサービス提供につながります。

メリット4：情報の一元管理による「属人化」の解消

すべての案件資料や顧客情報をクラウドストレージに一元管理することで、これまで担当者ごとにバラバラに保管されていた情報が集約され、組織全体の資産として活用できるようになります。

担当者が休暇や出張で不在の場合でも、他の従業員が最新の進捗状況や顧客とのやり取りを正確に把握し、滞りなく業務を引き継ぐことが可能です。

これにより、事務所全体のサービスレベルが安定・向上し、顧客満足度の向上にも貢献します。

メリット5：災害や有事の際も安心なBCP対策の強化

信頼性の高い法人向けクラウドストレージサービスは、預かったデータを国内の複数の堅牢なデータセンターに分散して保管しています。

これにより、自社の事務所が火災や地震などの災害に見舞われたり、サーバーが故障したりしても、データは安全に保護され、事業を継続することが可能です。

ある税理士法人は、BCP対策の強化をクラウド導入の主要な目的のひとつとして挙げており、自社でデータを管理しつづけることのリスクを明確に認識していました。

クラウドストレージの導入は、単なるITツールの更新ではありません。それは、業務プロセスを最適化し、働き方を多様化させ、不測の事態に対するレジリエンス（回復力）を高める、経営戦略そのものなのです。

これにより、より質の高いサービスを効率的に提供できる、現代的で競争力のある事務所へと変革を遂げることが可能になります。

【失敗しない】士業向けクラウドストレージ選びの最重要ポイント7選

クラウドストレージが士業事務所にとって強力な武器になることは間違いありません。

しかし、その効果を最大限に引き出すには、自社のニーズに合ったサービスを慎重に選ぶ必要があります。とくに機密情報を扱う士業だからこそ、以下の7つのポイントを必ず確認しましょう。

ポイント1：セキュリティ機能は最優先で確認する

士業にとってセキュリティは、他の何よりも優先されるべき絶対条件です。具体的には、以下の機能が搭載されているかを確認してください。

・通信・ファイルの暗号化: データの送受信時（通信の暗号化）と、サーバー上での保管時（ファイルの暗号化）の両方で、データが第三者に読み取られないよう暗号化されていることが必須です。

・アクセス権限の詳細設定: フォルダやファイルごとに「閲覧のみ」「編集可能」「ダウンロード禁止」など、ユーザーの役職や立場に応じてきめ細かく権限を設定できる機能は、情報漏えいを防ぐ上で不可欠です。

・IPアドレス・端末制限: 事務所のネットワーク（固定IPアドレス）や、事務所が許可した特定のデバイスからしかアクセスできないように制限する機能は、不正アクセス対策として非常に有効です。

・操作ログの取得と監視: 「いつ」「誰が」「どのファイルに」「何をしたか」という操作履歴（ログ）を記録・監視できる機能は、万が一の際の追跡調査や、不正操作の抑止力としてきわめて重要です。

ポイント2：「法人向け」サービスを選ぶ（無料サービスとの違い）

個人向けの無料クラウドストレージは手軽ですが、ビジネスで利用するには多くの問題を抱えています。

法人利用に不可欠な高度なセキュリティ機能や、ユーザーを一元管理する機能、トラブル発生時のサポート体制が欠けていることがほとんどです。

さらに見落とされがちなのが「利用規約」です。無料サービスの利用規約では、運営会社がユーザーのデータにアクセスする権利を留保している場合があり、顧客の機密情報を預けるには不適切です。

実際に、無料版のサービスと法人向けの有料版では利用規約が大きく異なるとの指摘もあり、安易な利用は避けるべきです。

ポイント3：守秘義務を担保できる国内データセンターか

士業が扱うデータは、日本の法律やガイドラインに準拠して管理されることが望ましいです。

そのため、データを保管するデータセンターが日本国内にあるサービスを選ぶと、法的な観点からも安心感が高まります。

また、サービス提供事業者が利用規約などで明確に「守秘義務」を保証しているかを確認することも重要です。

この保証がないサービスに機密情報をアップロードする行為自体が、士業としての守秘義務違反と見なされる可能性があるため、細心の注意が必要です。

ポイント4：IT担当者でなくても直感的に使える操作性

導入するクラウドストレージは、ITに詳しくない従業員でも迷わずに使える、シンプルで直感的な操作性が求められます。

普段使っているパソコンのフォルダ（エクスプローラーなど）と同じような感覚で操作できるサービスであれば、導入後の教育コストを抑え、スムーズな全社展開が可能です。

ある導入事例では、「サーバーのフォルダに入れる感覚で使える」という使い勝手の良さが、導入成功の大きな要因になったと報告されています。

ポイント5：顧問先も使いやすいファイル共有機能

顧問先とのファイル共有に利用する場合、相手方にとっても使いやすいことが重要です。

顧問先が特別なソフトウェアをインストールしたり、複雑な操作を覚えたりする必要がない、シンプルな共有方法（セキュアな共有リンクの発行など）を提供しているサービスを選びましょう。

ポイント6：料金体系は「ユーザー数無制限」が有利な場合も

多くのクラウドストレージは、利用するユーザー数に応じて料金が決まる「ID課金制」を採用しています。この場合、従業員や顧問先が増えるたびにコストが増加し、予算管理が難しくなることがあります。

一方、サービスによっては、利用ユーザー数に関わらずストレージ容量で料金が決まる「ユーザー数無制限」のプランを提供している場合があります。

従業員数が多い事務所や、多くの顧問先とファイルを共有したい場合には、こちらの料金体系のほうがトータルコストを抑えられ、将来的な拡張性にも優れています。

ポイント7：導入後のサポート体制は充実しているか

導入後に操作方法で不明な点が出てきたり、万が一のトラブルが発生したりした際に、迅速かつ的確に対応してくれるサポート体制の有無は非常に重要です。

電話やメールで気軽に相談できる、日本語のサポート窓口が整備されているかを確認しましょう。

クラウドストレージの選定は、単なるツール選びではありません。それは、事務所の大切な情報資産と顧客からの信頼を守るための、重要な「セキュリティパートナー」を選ぶ行為です。

目先の機能や価格だけでなく、自社のコンプライアンス体制を支えるに足る信頼性があるかどうかという視点で、総合的に判断することが成功の鍵となります。

【徹底比較】士業におすすめの法人向けクラウドストレージ3選

ここまで解説した選定ポイントを踏まえ、士業事務所におすすめできる代表的な法人向けクラウドストレージ3サービスを比較します。それぞれの特徴を理解し、自社の規模や業務内容、セキュリティポリシーにもっとも合ったサービスを見つけましょう。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、株式会社kubellストレージが法人向けに提供している日本製のオンラインストレージです。

操作性、サポート体制、料金プラン、専門性に優れており、中小企業を中心に8,000社以上の導入実績があります。パソコンに専用のアプリを利用すれば、アプリから直接ファイルの編集や保存が可能です。

また、Webブラウザからアクセスする場合は、ドラッグ&ドロップで簡単に操作できます。モバイル端末にも対応しているので、専用のアプリをインストールすれば、外出先からもモバイル通信で安全かつ迅速にデータの受け取りが可能です。

導入前からの申し込み段階や導入後の運用などについて、専任の担当者がサポートするため、初心者でも安心して利用できます。

Box

boxは、アメリカのbox社が提供しているサービスです。

世界で100,000社以上の導入実績があり、セキュリティの高さに定評があります。boxにアップロードされたファイルは「アクセス権限」や「強力なユーザー認証」などのセキュリティ機能によって守られているため、安心して利用できます。

また、有料のBusinessプランはストレージ容量に上限がなく、利用可能人数が無制限である点も魅力です。

PrimeDrive

PrimeDriveは、ソフトバンク株式会社が法人向けに提供しているオンラインストレージサービスです。

ユーザーごとにセキュリティポリシーを適用でき、不正が発覚した場合はユーザーのアカウントを停止して過去の操作履歴を確認できるなど、セキュリティを保ったままユーザー管理ができる機能が装備されています。

また、IPアドレス制限機能やPKIクライアント認証で不正なアクセスを防止できる点や、セキュリティ対策を数段階に分けて行う多段防御ネットワークが構築されている点など、高いセキュリティが提供されています。

中小の士業事務所にはなぜ特定の選択肢が最適なのか

前述の比較を踏まえ、とくに中小規模の士業事務所にとって、なぜ特定のサービスが有力な選択肢となるのか、その理由を具体的な導入事例を交えながら深掘りします。

職員・顧問先が増えても安心の「ユーザー数無制限」プラン

中小の士業事務所にとって、コスト管理は重要な経営課題です。ID課金制のサービスでは、事業の成長に伴い従業員が増えたり、サービスの一環として顧問先にもアカウントを発行したりすると、月々のランニングコストが雪だるま式に増加していきます。

容量課金・ユーザー数無制限プランは、この課題に対する明確な答えを提示します。利用人数を気にすることなく、必要なストレージ容量に応じてコストを最適化できるため、予算の見通しが立てやすく、将来的な人員増加にも柔軟に対応できます。これは、コストを抑えながら積極的なコラボレーション環境を構築したいと考える事務所にとって、大きなメリットです。

純国産・国内データセンター運用による信頼性と万全のサポート

士業が扱う情報の機密性を考えれば、データがどの国の法律に基づいて管理されるかはきわめて重要な問題です。データセンターを日本国内に置き、純国産サービスとして開発・運用されているサービスは、日本の法律や商習慣に準拠した、安心感の高いサービスが提供されます。

また、導入前の相談から導入後の運用サポートまで、営業、カスタマーサクセス、サポートの各担当者が日本語で一貫して対応する手厚い体制も魅力です。海外サービスにありがちな、言語の壁や時差によるサポートの遅延といった心配がなく、万が一の際にも迅速な問題解決が期待できます。

シンプルで分かりやすい操作画面と細やかな権限設定

成功事例の中でもとくに高く評価されていたのが、「使いやすさ」と「セキュリティ」の両立です。

パソコンのフォルダを扱うような直感的なインターフェースのサービスは、ITに不慣れな従業員でもすぐに使いこなすことができます。これにより、導入時の研修負担が少なく、全社的な定着がスムーズに進みます。

同時に、顧問先の担当者や業務内容に応じて閲覧・編集権限を細かく設定できる機能は、導入の決め手となります。このきめ細やかなアクセス制御により、高い利便性を確保しながら、士業に求められる厳格な情報管理を実現できるのです。

これらの理由から、コスト、セキュリティ、使いやすさ、そしてサポート体制という、中小の士業事務所がクラウドストレージに求める要素を高いレベルで満たした、きわめてバランスの取れた選択肢が存在すると言えます。

士業におけるクラウドストレージ導入事例

事例1：エスタイム社会保険労務士法人様

エスタイム社会保険労務士法人は、紙や物理サーバーでの膨大な顧客データ管理に、コスト、保管スペース、BCP対策の課題を抱えていました。

そこで、顧客ごとに細かく閲覧権限を設定できるクラウドストレージを導入。ペーパーレス化を実現し、物理サーバーのリース費用などのコストを大幅に削減しました。顧問先との情報共有が円滑になり、メール誤送信のリスクも低減。リモートワークへの移行もスムーズに進み、多様な働き方を実現しました。

今後はRPAツールと連携し、申請業務から共有までのさらなる自動化を目指しています。

エスタイム社会保険労務士法人様のクラウドストレージ活用事例はこちら

事例2：税理士法人広瀬様

税理士法人広瀬は、マルウェア「Emotet」の流行を受け、従来のパスワード付きZipファイル（PPAP）での顧問先とのデータ共有にセキュリティリスクを感じていました。

そこで、高いセキュリティと分かりやすい操作性が決め手となり、クラウドストレージを導入。社内で利用ルールを策定し、まずは外部へのファイル送付に限定して運用を開始しました。

結果、安全な「脱PPAP」を実現し、サイバー攻撃のリスクを低減。これまでメールでは送れなかった大容量データもスムーズに共有可能となり、業務効率化と印刷・郵送コストの削減にも繋がりました。

税理士法人広瀬様のクラウドストレージ活用事例はこちら

事例3：法村社会保険労務士事務所様

法村社会保険労務士事務所は、顧客あたり1,000枚を超える書類を全て紙で管理し、保管スペースの限界と情報共有、テレワーク体制に課題を抱えていました。

そこで導入したのが、直感的な操作で誰でも簡単に使えるクラウドストレージです。従来の分類方法を参考にフォルダを整理したことで、スムーズなデータ移行に成功。

結果、ペーパーレス化を実現し、社内共有の円滑化による業務時間短縮や、在宅勤務体制の構築に繋がりました。

法村社会保険労務士事務所様のクラウドストレージ活用事例はこちら

クラウドストレージ導入を成功させるための3ステップ

最適なクラウドストレージを選んだとしても、導入プロセスを誤ると期待した効果が得られません。導入を成功させ、業務改革を実現するためには、以下の3つのステップを計画的に進めることが重要です。

ステップ1：導入目的と運用ルールの明確化

まず、「なぜクラウドストレージを導入するのか」という目的を明確にします。「ペーパーレス化によるコスト削減」「テレワークの実現」「BCP対策の強化」など、具体的な目標を設定することで、導入後の効果測定がしやすくなります。

次に、導入後の混乱を防ぐため、事前に運用ルールを定めます。とくに重要なのが、フォルダの階層構造とファイル名の付け方です。例えば、「[顧問先名] > [年度] > [案件種別]」といった階層ルールや、「[日付][案件名][書類名].pdf」といった命名規則を統一することで、誰が見ても情報が整理された状態を維持できます。また、役職や部署ごとのアクセス権限の基本方針もこの段階で決めておきましょう。

ステップ2：既存の紙書類のデータ化（PDF化）計画

クラウドストレージの価値を最大化するには、過去の膨大な紙書類をデータ化することが不可欠です。すべての書類を一度にデータ化するのは現実的ではないため、計画的に進める必要があります。

まずは「現在進行中の案件」や「参照頻度の高い書類」から優先的にデータ化し、徐々に対象を広げていくのがよいでしょう。スキャン作業を所内でおこなうか、専門の外部業者に委託するかも検討が必要です。外部に委託する場合は、機密保持契約（NDA）を締結できることはもちろん、「文書情報管理士」などの有資格者が在籍し、セキュリティが確保された環境で作業をおこなう業者を慎重に選定する必要があります。

ステップ3：スモールスタートと所内への研修実施

全部署で一斉に導入するのではなく、まずは特定の部署やプロジェクトチームで試験的に導入する「スモールスタート」がおすすめです。これにより、運用ルールに問題がないかを確認し、本格導入に向けた課題を洗い出すことができます。

そして、本格導入の際には、全従業員を対象とした研修会を実施することが不可欠です。単に操作方法を説明するだけでなく、「なぜ導入するのか」という目的や、セキュリティ上の注意点（パスワード管理、共有設定の確認など）を丁寧に伝え、全社の意識を統一することが、安全で効果的な運用につながります。

士業の未来はセキュアなクラウドストレージ活用が鍵

士業事務所が直面する、情報の属人化、増えつづける紙書類、厳格な守秘義務といった根深い課題。これらを解決し、業務効率化、多様な働き方の実現、そして事業継続性の強化を同時に達成する鍵は、法人向けクラウドストレージの活用にあります。

クラウドストレージを選ぶ際は、価格や機能だけでなく、士業としての責任を全うできる強固なセキュリティ、守秘義務を担保できる信頼性、そして全従業員がスムーズに使える操作性を兼ね備えたサービスを慎重に見極める必要があります。

とくに、従業員や顧問先の数が多い中小規模の事務所にとっては、コストパフォーマンスに優れ、将来的な拡張にも柔軟に対応できる「ユーザー数無制限」プランが大きなメリットをもたらします。この記事で解説してきた要件を満たす具体的なツールの一例として、 国産のクラウドストレージである「セキュアSAMBA」があります。

純国産・国内データセンター運用による安心感、ITが苦手な人でも直感的に使えるシンプルな操作性、そしてユーザー数無制限プランによる優れたコストパフォーマンスは、まさに中小規模の士業事務所が抱える課題解決に貢献します。

デジタル化の波は、もはや避けては通れません。この変革を、単なるコスト削減の機会としてではなく、顧客へのサービス品質を向上させ、事務所の競争力を高めるための戦略的な投資ととらえることが、これからの士業に求められる姿勢です。まずは無料トライアルなどを活用し、その第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。