ビジネスメールは、ビジネスマンにとって日常的なツールですが、ヒューマンエラーが原因でメールの誤送信が発生することもあります。
ビジネスにおけるメールの誤送信は、情報漏洩になるだけではなく企業のイメージをも下げる行為に繋がるため、ヒューマンエラーが起こらないよう対策を立てる必要があるでしょう。
メールの誤送信対策でヒューマンエラーに効果的なものを確認していきましょう。
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メールの誤送信対策でヒューマンエラーへの対策が必要な理由
メールの誤送信の原因の多くはヒューマンエラーです。
そのため、メールの誤送信の対策を考えるのであれば、ヒューマンエラーを防ぐための対策を考えなければなりません。
ヒューマンエラーが起こる理由は、例えば以下が考えられます。
- 注意力が散漫だから
- メールの送信ルールが決まっていないから
- メールアプリを使い慣れていないから
- 確認せずにメールが送信されてしまう状況だから
- メールが多すぎる
ビジネスメールは、人の手によって入力したり送信されるもののため、どうしてもエラーを起こしてしまうこともあるでしょう。
意識を変えることでメールの誤送信を防ごうとしても、従業員によってメール誤送信に対する意識は異なりますし、中には「そこまで重大なミスではないだろう」と思っている人もいます。
企業側による研修や教育で、意識を変えることは重要ではありますが、意識だけでミスがなくなるものでもありません。
そのため、企業は従業員の意識という抽象的なものを変えるのではなく、ヒューマンエラーを無くせるような具体的な対策を考える必要があります。
メールの誤送信でヒューマンエラーが原因と考えられるもの
メールの誤送信には多くの原因が考えられますが、その内多くの原因はヒューマンエラーによるものです。
メールの誤送信のなかでヒューマンエラーが原因となるものを確認していきましょう。
BCCやCCの間違い
BCCやCCに宛先を入れるのは人が行うため、ミスが置きやすいです。
特に、BCCに入れるべき宛先を間違えてCCに入れるミスが多く、ヒューマンエラーが原因だと考えても良いでしょう。
BCCとCCを間違えると情報漏洩に繋がってしまうため、厳重注意をしなければなりませんが、実際にこれまでの情報漏洩の原因の中にはBCCとCCを間違えたことが原因だったことも多く、人が起こしやすいミスとも言えます。
ヒューマンエラーとして起こしやすいミスのため、CCとBCCの違いや扱い方は慎重に行うべきです。
宛先を間違える
宛先を入力するのはパソコンの自動機能に任せるわけにはいかず、人の手によって入力されます。
その際に、宛先を間違えて入力し誤送信してしまうことも多いです。
一方、メールアプリによっては自動設定や予測設定がされていることもあり、自動機能に任せてしまい人の目で確認することを怠ったことが原因で、誤送信されることもあります。
どちらが原因にせよ、宛先を間違える行為は、人の目や手のミスにより起こるもののため、ヒューマンエラーが原因と言えるでしょう。
文章を間違える
文章を入力するのは、人が行います。
例えば、取引先のA会社あてに書くべき文章をB会社と間違えて入力してしまうなど、文章の内容を間違えることもあるでしょう。
メールの内容を間違えることも誤送信の1つとして捉えられます。
基本的に、ビジネスメールを入力するのはコンピューターやAIではなく人が行うものであり、送信前に間違っていないか確認するのも本人です。
仮にメールの文章が間違っていれば、送信前に人の目によって気づくことが出来たはずであり、気づかずに送信されてしまえばヒューマンエラーとなってしまいます。
添付ファイルを間違える
添付ファイルを間違えるのも、人によるものです。
例えば、Aさんに送付する予定だったファイルを、間違えてBさん用のファイルを添付して送付してしまうことを指します。
添付ファイルを選ぶのはコンピューターによる自動機能ではなく人が行うものであるため、仮に間違えてしまえばヒューマンエラーとなるでしょう。
添付ファイルを間違えることは、場合によっては重大な情報漏洩に繋がる可能性も高いです。
そのため、添付ファイルを間違えてしまうヒューマンエラーが起きないよう、企業は対策を考える必要があります。
具体的には、ファイルを共有する際は第三者に確認してもらったり、ファイルの名前を決める際はルールを決めるなど、人の手によってミスが起きないようにルールを設定することも大切です。
メールの誤送信がヒューマンエラーで起きた際の影響
ヒューマンエラーによりメールの誤送信が起きた場合、どのような影響が考えられるでしょうか。
ヒューマンエラーを防ぐためにも、誤送信により起こり得る影響について確認しましょう。
情報漏洩
メールの誤送信は、情報漏洩に繋がります。
例えば、従業員の確認ミス、注意力散漫によって誤送信が発生することで、企業の機密事項が漏洩し、最悪の場合事業を停止せざるを得なくなることもあります。
漏洩の内容や影響度合いによっては、解雇される可能性も否定できません。
「最後に確認すれば良かった」「適当にやるのではなくきちんとやれば良かった」と後悔しても遅く、たった一度のミスが大きな悪影響を及ぼすこともあるでしょう。
ヒューマンエラーは、それだけ大きなミスともいえるため、企業はヒューマンエラーが起きないように対策を行う必要があります。
企業イメージの低下
メールの誤送信は、ほとんどの場合ヒューマンエラーが原因です。
そのため、メールの誤送信が起きたことが発覚すれば、従業員の業務態度に不審を抱く顧客も増えてしまいます。
最悪の場合、社会的な信用まで失う可能性も高いです。
ヒューマンエラーのほとんどは事前に防げたはずの物が多く、たった一度のうっかりミスが原因で、クライアントや顧客からの信用を著しく低下させてしまうこともあります。
そのため、従業員一人ひとりが「自分のミスが企業の信頼度に繋がる」ことを意識することもヒューマンエラーを無くすためには重要です。
メール誤送信対策でヒューマンエラーに効果があるもの
ヒューマンエラーによるメールの誤送信を防ぐためには、どのようなものがあるでしょうか。
メールの誤送信対策の中でヒューマンエラーに効果的な対策法を確認しましょう。
メールのファイル添付を使用させない
メールの誤送信の中でも防ぎたいことが、添付ファイルのミスです。
ファイルの中には企業の機密事項や個人情報など、漏洩してはならない情報が多く含まれています。
そのため、添付ファイルを一度でもミスしてしまえば、重大な情報漏洩問題に繋がるでしょう。
添付ファイルのミスの原因はヒューマンエラーによるものが多いため、そもそもメールにファイルを添付させないことで添付ファイルミスによるメール誤送信を減らしましょう。
メールに添付しない代わりに、オンラインストレージを導入すれば安全にファイルの共有を行うことができます。
オンラインストレージにファイルを保存しておけば、仮にメールを誤送信したとしてもファイルが誤送信されることがありません。
ファイルの添付ミスによる誤送信を防ぎたい場合は、オンラインストレージも検討してみましょう。
ルールを決める
メールを扱う場合は、ルールを決めることが大切です。
例えば、以下のようなルールを決めましょう。
- CCに上司などの責任者を入れてメールの確認を行ってもらう
- ファイルの名前は全て規則通りにする
- メールアプリの誤送信防止機能を設定する
ヒューマンエラーは、従業員一人ひとりがいかに誤送信に対して意識を高めていたとしても起きてしまうものです。
例えば、日々の疲れがたまっていればいつもは起こらないようなヒューマンエラーを起こしてしまうこともあるため、従業員に任せるのではなく企業側で対策を行うことも必要になります。
メールによる誤送信を防ぐためには作成したルールに遵守させることも大切ですが、時にはメールアプリの設定などに頼ることも大切になるでしょう。
第三者に確認してもらう
上司などの第三者に、メール内容や宛先を確認してもらってから送信するようにしましょう。
いつものメールでは問題ないかもしれませんが、大切なメールや取引先に送るメール、顧客あてのメールマガジンなど、絶対に誤送信をしてはいけないメールは個人で確認するのではなく、第三者の確認を経て送れば間違いに気づくことができます。
ヒューマンエラーは、個人の目だけでは気づけないこともあり、時には第三者の目も必要になるでしょう。
そのため、ヒューマンエラー対策を従業員個人に任せるのではなく、企業全体で行うことも、ヒューマンエラーを未然に防ぐためには大切です。
オートコンプリートをつけない
オートコンプリートとは、業務の効率を上げるためのツールであり、宛先を自動で入力できる便利な機能です。
例えば、宛先欄に途中まで文字を入力すれば、後は自動的に宛先を選んでくれるため、こちらで探す手間を省くことができます。
しかし、オートコンプリートは入力された文字から推測された宛先を自動的に入力してくれるものであり、必ずしも正確なわけではありません。
オートコンプリートに任せてしまえば自分の目で確認するのを怠り、その結果誤送信することも多いです。
業務効率を上げるメリットはありますが、確認することを怠ってしまう可能性が少しでもある場合は、オートコンプリート機能を設定することは控えましょう。
すぐに送信されないようにする
ヒューマンエラーを防ぐためにも、メールアプリの設定から、送信後数秒は送信ボックスに保存される機能をつけるようにしましょう。
メールは送信してしまえば取り返しがつかなくなることが多いですが、メールアプリの設定によっては送信後でもまだ取り返せる設定に変えることができます。
送信後の猶予を持たせれば、送信後に間違いに気づいた場合修正することができるため、積極的に適用させましょう。
ヒューマンエラーを起こさないことも大切ですが、起きてしまった後でも対策できる機能があれば安全なメールのやり取りが可能です。
ヒューマンエラーによるメール誤送信対策を意識しよう
メールの誤送信の原因の多くが、ヒューマンエラーによるものです。
ヒューマンエラーは、従業員の注意力散漫や、誤送信に対する意識の低下により起こることも多いです。
しかし、従業員の意識によってヒューマンエラーがなくなるわけではないため、企業全体で具体的なヒューマンエラーによるメール誤送信の対策を練る必要があるでしょう。
例えば、従業員の誤送信への意識を高める抽象的な対策を行うのではなく、第三者をCCに入れたり、すぐに送信されないよう送信後の猶予を持たせる設定をつけるなど、ヒューマンエラーをなくすための方法はいくつもあります。
さらに、ファイルの添付ミスによるメール誤送信を防ぐのであれば、オンラインストレージの導入も良いでしょう。
オンラインストレージであれば、メールにファイルを添付せずに取引先などとファイルの共有を行うことができます。
オンラインストレージの導入を検討するのであれば、セキュアSAMBAがおすすめです。
無料から使えるセキュアSAMBAであれば、国産のオンラインストレージのため、メールよりも安全にファイルの共有ができるでしょう。
メールの誤送信はたった一度のうっかりミスが原因で起こり、最悪の場合社会的信用を失うことにもなりかねません。
意識や感情論でヒューマンエラーがなくなるとは言えず、企業の事業経営を守るためにも、具体的な誤送信対策を練る必要があるでしょう。
従業員に任せるのではなく、企業全体でヒューマンエラーをなくすための対策を考え、メールの誤送信を防止させることが求められます。
