ローカルでデータやファイルを保存することを禁止にしている企業が増えています。
しかし、なぜローカル保存が禁止になったのか、どのように禁止していくべきなのかを理解できていないこともあるでしょう。
ローカル保存が禁止されている背景や、ローカル保存を禁止するために行うべきことについて確認していきましょう。
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ローカル保存が禁止されるようになった背景
ローカル保存が禁止されるようになったのは、どのような背景があるのでしょうか。
ローカル保存が禁止される理由を見ていきましょう。
セキュリティ意識の高まりから
セキュリティへの意識が高くなり、データやファイルを適切に扱い保護することが重要であるという認識は広まってきています。
ビジネスにおいては情報漏洩によるトラブルなどが大きな話題になる場合もあり、情報セキュリティを高めることに重きを置く企業が増えています。
ローカルへの保存は、セキュリティレベルを下げてしまうものであるため、ローカル保存を禁止の動きが増えています。
デジタル化で一元管理が進んだから
デジタル化が進んだことにより、クラウドでデータを一元管理をすることも増えてきました。
ローカル保存をしていると、どれが正しいデータなのか、どれが最新バージョンなのかが分からなくなります。
また、ローカル保存されているだけでは共有されていない状態とも言えますし、情報資産として機能していない面もあります。
デジタル化により一元管理が当たり前となったことで、ローカル保存することは控えるべきことと考える企業も増えています。
データの管理が厳格化されたから
情報漏洩を防ぐためにも、データの管理が厳格化されてきている傾向があります。
ローカルに保存してしまうと、不正ログインや紛失などが起きてしまえばすぐに情報漏洩につながってしまいます。
また、ウイルスの感染を防ぐこともできず、大きな被害を及ぼしてしまうでしょう。
情報漏洩やウイルス感染の被害などを防ぐためにも、ローカル保存を禁止することは効果的です。
ローカル保存の禁止を特にすべきものとは
ローカル保存を禁止するといっても、すべてのデータをローカルへの保存を禁止する必要はありません。
例えば、自分一人だけが使う1日のスケジュールやメモなどは、ローカル保存してもあまり問題はないでしょうし、共有する必要もないでしょう。
しかし、業務上絶対に漏洩してはならないデータや、顧客情報などが記載されたデータは、ローカル保存を禁止するべきです。
一方、自分用のデータだとしても、漏洩してはならないものが含まれていた場合は、ローカル保存は禁止した方が良いでしょう。
ローカル保存を禁止すべきものの基準は、「情報漏洩したら多大な迷惑、被害が及ぶ可能性のあるもの」です。
データの重要度にあわせて、ローカル保存するかしないかを選択しましょう。
ローカル保存の禁止で回避できるセキュリティリスク
ローカル保存を禁止することで、どのようなセキュリティリスクを回避することができるのでしょうか。
ローカル保存禁止で期待できるセキュリティ効果を見ていきましょう。
ウイルス感染リスクの軽減
ローカル保存を禁止にすることで、ウイルスに感染するリスクを下げることが可能です。
ローカル保存していると、パソコンがウイルスに感染してしまえばすぐにデータもウイルスに感染してしまいますが、クラウド上などにデータを保管するだけで、ウイルス感染を防ぐことができます。
データをウイルスから保護するためにも、ローカル保存は禁止にした方が良いでしょう。
データ紛失の防止
ローカルに保存することで、データの紛失を防ぐことが可能です。
ローカルでの保存は整理整頓しなければどこにどのファイルがあるのか分かりにくく、間違えて削除してしまうこともあります。
また、万が一パソコンが故障し、全てのデータが削除されてしまえば、ローカル保存していたデータも削除されてしまうでしょう。
データの紛失や削除を防ぐためにも、ローカル保存を禁止にすることは適切な行動です。
データバージョンの整合性の担保
従業員各自がデータをローカル保存していた場合、どのデータが正しいバージョンなのか分からなくなります。
また、同じファイルが重複してしまいやすく、整合性が取れません。
バージョンが一致していなければ、業務効率が下がるだけではなくデータを正しい状態で保管していないことでミスが誘発されやすくなるでしょう。
データのバージョンを一致させるためにも、特に複数人が利用するようなものはローカル保存は禁止し、運用することが求められます。
情報漏洩への対策
ローカル保存を禁止にすると、情報漏洩を防ぐことが可能です。
ローカルでの保存は、悪意ある第三者がパソコンを乗っ取ってしまうと、簡単に閲覧されてしまう部分のため、情報漏洩を防ぐことができません。
また、万が一パソコンを紛失してしまった場合も、すぐに見られてしまうでしょう。
ローカル保存をしていると、不測の事態に陥った場合に防ぎようがありません。
ローカル保存を禁止するだけで情報漏洩が防げるわけではありませんが、ローカル保存をしている場合よりは情報漏洩リスクを減らすことができます。
ローカル保存を禁止するために企業がすべきこと
ローカル保存を禁止にするために、企業ができることは何があるのでしょうか。
ローカル保存を禁止するための方法を見ていきましょう。
オンラインストレージの導入
ローカル保存を禁止したい場合は、オンラインストレージの導入がおすすめです。
オンラインストレージを導入しておけば、大切なデータは全てオンラインストレージ上に保管することができます。
オンラインストレージであれば、ウイルス感染を防ぎ、不審な第三者が侵入するのを防ぐことも可能です。
ローカル保存するよりも、セキュリティレベルを高めることができるため、まずはオンラインストレージを導入し、ローカル保存から徐々にストレージへの保存に切り替えていきましょう。
社員への周知
ローカル保存を禁止することを、社員全員へ周知させることが大切です。
社員へ周知させる際は、以下の説明もおこなってください。
- ローカル保存をなぜ禁止するのか
ローカル保存の代わりにどうやって保管するのか
ただ単にローカル保存を禁止にすることを伝えるのではなく、ローカル保存が禁止になった経緯や、禁止にした後の運営方法を具体的に説明することで、社員の理解を得ることができます。
オンラインストレージの使用方法の研修
オンラインストレージを導入する場合は、オンラインストレージの使用方法について、研修を行いましょう。
一目見ただけで操作性が分かりやすいオンラインストレージもありますが、一度は使用方法について研修を行った方が良いです。
これまでのやり方を変えることになるため、慣れる時間も必要となります。
研修では、具体的に操作手順やどのように保管していくのかなどを説明した上で試運転してから、徐々に本運転に変えると良いでしょう。
デジタル化をサポートできる人員の補充
ローカル保存を禁止するには、クラウドサービスなどのデジタルツールの導入が不可欠です。
デジタル化をサポートするためにも、デジタルツールに精通した人材を補充する必要があります。
今後さらにデジタル化を進めるためにも、デジタルツールに詳しい人を確保することは必要な投資と考えましょう。
元々詳しい人がいる場合は問題ない可能性もありますが、クラウドエンジニアという職業があるほど、クラウド関連は複雑です。
デジタル化を推進していくと考えているのであれば、サポートできる人員を補充しておくことも大切となります。
ネットワーク環境の整備
ローカル保存を禁止し、デジタル化を進めるのであれば、ネットワーク環境を整備させることが大切です。
ローカル保存を禁止した場合、ほとんどのデータをクラウド上へ保管することになるでしょう。
多くの従業員が一斉に使うため、サーバーなどの見直しが必要となります。
また、データが第三者に盗聴されないよう強固なネットワークに変える必要もあるかもしれません。
今後デジタル化は当たり前となるため、ローカル保存禁止をきっかけに、ネットワーク環境をはじめとした多くの環境の整備をおこなってください。
ローカル保存を禁止してセキュアSAMBAを活用しよう
ローカル保存は、ウイルスの感染や情報漏洩などの可能性を高めてしまうため、禁止することをおすすめします。
しかし、全てのデータを禁止にするのではなく、重要度の高いデータに関してはローカル保存を禁止するように徹底しましょう。
ローカル保存を禁止する場合は、オンラインストレージの導入がおすすめです。
国産オンラインストレージのセキュアSAMBAは、通信が暗号化されるため安心してデータが保管でき、実際に多くの企業が導入しています。
また、操作性もシンプルなため使いやすく、時間を掛けずに移行することが可能です。
デジタル化が進む現代において、ローカル保存を禁止することは適切な判断と言えます。
無料から使えるセキュアSAMBAを導入し、ローカル保存禁止を推進していきましょう。
